Dalla pratica delle PMI svizzere
Elaborare i documenti
Istruzioni per «Elaborare i documenti» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Elaborare i documenti
Lavorare con i vostri file
Docu | base › Altre funzioni › Lavorare con i vostri file
Mostra i modi semplici per modificare i file, in quest’ordine: «Modifica nel browser» per ogni file Office (il nostro Office nel browser, senza installazione), poi «Apri in Word» (o Excel, PowerPoint) per l’Office del computer, il componente aggiuntivo in Office e Outlook e il trascinamento di file e intere cartelle. L’unità di rete è solo per esperti.
Passo dopo passo
- Nell’elenco o nel documento scegliere «Modifica nel browser»; il file si apre in Docu, senza installazione.
- Per usare il proprio Office: «Apri in Word» (o Excel, PowerPoint) e confermare l’apertura nel browser; ogni salvataggio è una nuova versione in Docu.
- Trascinare file o intere cartelle da Esplora risorse o dal Finder sulla pagina «Documenti».
- Per esperti: copiare indirizzo e password sotto «Per esperti» e collegare Docu come unità.
Modificare nel browser (Office)
Docu | base › Documento › Modificare nel browser
Apre file Word, Excel, PowerPoint e OpenDocument direttamente in Docu – per modificarli o solo visualizzarli, con nome e colore di ogni persona nel documento. Più persone possono modificare contemporaneamente; il salvataggio crea una nuova versione, senza moltiplicare le versioni.
Passo dopo passo
- Aprire il documento e scegliere «Modificare nel browser» (o «Visualizzare nel browser»); nuovi file nella cartella con «Nuovo → documento Word, Excel o PowerPoint».
- Lavorare nell’editor. Il primo salvataggio crea una versione, i salvataggi automatici sovrascrivono solo la versione di lavoro; alla chiusura o con «Salva» nasce la versione successiva – solo se qualcosa è cambiato.
- In alto «Torna alla cartella», «Versioni» e «Salvare come copia»; «Chiudere» salva e torna al documento.
Modificare i documenti generati in Office
Accanto a PDF e Word nei documenti HR, negli accordi integrativi, nei certificati approvati e nelle lettere Finance e salari.
Modificare i documenti Word generati nel browser; la versione modificata viene usata per PDF, firma e invio.
Passo dopo passo
- Selezioni la persona e compili i dati obbligatori come per Word.
- Scelga «Modificare in Office». I clic successivi aprono la stessa versione. I documenti HR restano nel dossier protetto della persona, le lettere Finance nella cartella aziendale Vendite/Giustificativi.
- Salvi le modifiche nell’editor. All’origine sono visibili la data della modifica e il collegamento.
- I PDF usano la versione attuale. Una richiesta di firma conserva questo stato come nuova versione HR.
- «Rigenerare dai dati» richiede conferma e crea una nuova versione; quelle precedenti restano disponibili.
Creare una lettera con carta intestata
Docu | base › Cartella › Nuovo › Lettera (Word)
Creare un modello di lettera Word con intestazione e piè di pagina della carta intestata centrale e un segnaposto per il destinatario nella finestra dell’indirizzo.
Passo dopo passo
- Aprire una cartella con diritto di scrittura e scegliere «Lettera (Word)» sotto «Nuovo».
- Inserire un nome o usare quello proposto, quindi creare e aprire il documento.
- Sostituire il destinatario nella finestra dell’indirizzo e redigere la lettera nell’editor Office.
Modificare le pagine
Docu | base › Modificare le pagine
Riordina, ruota o rimuove le pagine creando una nuova versione del documento.
Passo dopo passo
- Dalla pagina del documento apra «Modificare le pagine».
- Per le pagine mantenute scelga numeri d’ordine positivi diversi e la rotazione desiderata.
- Deselezioni «Mantenere» per le pagine da rimuovere e salvi.
Salvare come PDF
Docu | base › Documento › Modificare il PDF
La copia PDF mantiene cartella, tipo di documento e società. La versione originale viene conservata.
Passo dopo passo
- Salvare come PDF
- Salvare come nuova versione o come nuovo documento collegato?
Raccolte
Docu | base › Raccolte
Gestisce le raccolte personali e mostra quelle per tutti. Le raccolte manuali raggruppano documenti selezionati, quelle da ricerca aggiornano il contenuto secondo i filtri salvati.
Passo dopo passo
- Apra le raccolte e inserisca un nome in «Nuova raccolta».
- Scelga «Raccogli i documenti manualmente» o «Automaticamente secondo criteri»; per i criteri definisca testo, tipo e stato e verifichi fino a 20 risultati con «Carica l’anteprima dei risultati».
- Se necessario selezioni «Per tutti» e scelga «Creare la raccolta». Può riprendere una ricerca esistente con «Salvare come raccolta».
Raccolte
Docu | base › Raccolte
Mostra i documenti leggibili di una raccolta e gestisce le condivisioni di gruppo in formato ZIP.
Passo dopo passo
- Apra una raccolta e selezioni un titolo per leggere il documento.
- Per le raccolte manuali aggiunga i documenti dalla loro pagina o li rimuova qui.
- Per una condivisione di gruppo indichi la durata ed eventualmente una password e il numero massimo di accessi. Copi subito il link creato.
- Revochi i link se necessario. Per eliminare la raccolta selezioni la conferma.
Copia oscurata
Docu | base › Copia oscurata
Crea una copia oscurata tramite termini, modelli e aree selezionate a mano.
Passo dopo passo
- Apra «Copia oscurata» dalla pagina del documento.
- Inserisca un termine per riga e/o selezioni modelli come IBAN o numero AVS.
- Tracci anche le aree con il mouse o il dito. Rimuova le aree errate sotto l’immagine della pagina.
- Crei la copia e verifichi il nuovo documento prima di condividerlo.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.