La pratique des PME suisses
Traiter les documents
Instructions pour « Traiter les documents » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Traiter les documents
Travailler avec vos fichiers
Docu | base › Autres fonctions › Travailler avec vos fichiers
Montre les méthodes simples pour modifier des fichiers, dans cet ordre : « Modifier dans le navigateur » pour chaque fichier Office (notre Office dans le navigateur, sans installation), puis « Ouvrir dans Word » (ou Excel, PowerPoint) pour l’Office de l’ordinateur, le complément dans Office et Outlook et le glisser-déposer de fichiers et de dossiers entiers. Le lecteur réseau est réservé aux utilisateurs avancés.
Étape par étape
- Dans la liste ou dans le document, choisir « Modifier dans le navigateur » ; le fichier s’ouvre dans Docu, sans installation.
- Pour utiliser son propre Office : « Ouvrir dans Word » (ou Excel, PowerPoint) et confirmer l’ouverture dans le navigateur ; chaque enregistrement est une nouvelle version dans Docu.
- Glisser des fichiers ou des dossiers entiers depuis l’Explorateur ou le Finder sur la page « Documents ».
- Pour utilisateurs avancés : copier l’adresse et le mot de passe sous « Pour utilisateurs avancés » et connecter Docu comme lecteur.
Modifier dans le navigateur (Office)
Docu | base › Document › Modifier dans le navigateur
Ouvre les fichiers Word, Excel, PowerPoint et OpenDocument directement dans Docu – pour les modifier ou seulement les afficher, avec le nom et la couleur de chaque personne dans le document. Plusieurs personnes peuvent modifier en même temps ; l’enregistrement crée une nouvelle version, sans multiplication des versions.
Étape par étape
- Ouvrir le document et choisir «Modifier dans le navigateur» (ou «Afficher dans le navigateur») ; nouveaux fichiers dans le dossier via «Nouveau → document Word, Excel ou PowerPoint».
- Travailler dans l’éditeur. Le premier enregistrement crée une version, les enregistrements automatiques ne remplacent que la version de travail ; à la fermeture ou avec «Enregistrer», la version suivante est créée – seulement en cas de modification.
- En haut, «Retour au dossier», «Versions» et «Enregistrer une copie» ; «Fermer» enregistre et revient au document.
Modifier les documents générés dans Office
À côté de PDF et Word pour les documents RH, avenants, certificats approuvés et lettres Finance et paie.
Modifier les documents Word générés dans le navigateur ; la version modifiée sert au PDF, à la signature et à l’envoi.
Étape par étape
- Sélectionnez la personne et remplissez les champs obligatoires comme pour Word.
- Cliquez sur «Modifier dans Office». Les clics suivants ouvrent la même version. Les documents RH restent dans le dossier protégé de la personne, les lettres Finance dans le dossier société Ventes/Pièces comptables.
- Enregistrez vos modifications dans l’éditeur. Le document source indique la dernière modification et propose un lien.
- Les sorties PDF utilisent la version actuelle. Une demande de signature conserve cet état comme nouvelle version RH.
- «Régénérer à partir des données» demande une confirmation et crée une nouvelle version ; les précédentes sont conservées.
Créer une lettre avec papier à en-tête
Docu | base › Dossier › Nouveau › Lettre (Word)
Créer un modèle de lettre Word avec l’en-tête et le pied de page du papier à en-tête central et un destinataire à remplacer dans la fenêtre d’adresse.
Étape par étape
- Ouvrir un dossier accessible en écriture et choisir « Lettre (Word) » sous « Nouveau ».
- Saisir un nom ou utiliser le nom proposé, puis créer et ouvrir le document.
- Remplacer le destinataire dans la fenêtre d’adresse et rédiger la lettre dans l’éditeur Office.
Modifier les pages
Docu | base › Modifier les pages
Réorganise, pivote ou retire des pages dans une nouvelle version du document.
Étape par étape
- Sur la page du document, ouvrez « Modifier les pages ».
- Pour les pages conservées, choisissez des numéros d’ordre positifs distincts et la rotation souhaitée.
- Décochez « Conserver » pour les pages à retirer et enregistrez.
Enregistrer en PDF
Docu | base › Document › Modifier le PDF
La copie PDF conserve le dossier, le type de document et la société. La version originale est conservée.
Étape par étape
- Enregistrer en PDF
- Enregistrer comme nouvelle version ou comme nouveau document lié ?
Collections
Docu | base › Collections
Gère les collections personnelles et affiche les collections pour tous. Les collections manuelles regroupent des documents choisis, celles issues d’une recherche actualisent leur contenu selon les filtres enregistrés.
Étape par étape
- Ouvrez les collections et saisissez un nom sous « Nouvelle collection ».
- Choisissez « Rassembler les documents soi-même » ou « Automatiquement selon des critères » ; pour les critères, définissez le texte, le type et l’état, puis vérifiez jusqu’à 20 résultats avec « Charger l’aperçu des résultats ».
- Choisissez au besoin « Pour tous », puis « Créer la collection ». Une recherche existante peut être reprise avec « Enregistrer comme collection ».
Collections
Docu | base › Collections
Affiche les documents lisibles d’une collection et gère les partages groupés au format ZIP.
Étape par étape
- Ouvrez une collection et sélectionnez un titre pour lire le document.
- Pour les collections manuelles, ajoutez les documents depuis leur page ou retirez-les ici.
- Pour un partage groupé, indiquez la durée, et au besoin un mot de passe et un nombre maximal de téléchargements. Copiez immédiatement le lien créé.
- Révoquez les liens si nécessaire. Pour supprimer la collection, cochez la confirmation.
Copie caviardée
Docu | base › Copie caviardée
Crée une copie caviardée à partir de termes, de motifs et de zones sélectionnées à la main.
Étape par étape
- Ouvrez « Copie caviardée » sur la page du document.
- Saisissez un terme par ligne et/ou choisissez des motifs tels que l’IBAN ou le numéro AVS.
- Tracez aussi des zones avec la souris ou le doigt. Retirez les zones incorrectes sous l’image de la page.
- Créez la copie et vérifiez le nouveau document avant de le transmettre.
La prochaine étape commence par une discussion.