Aus der Praxis für Schweizer KMU
Dokumente bearbeiten
Anleitungen zu «Dokumente bearbeiten» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Dokumente bearbeiten
So arbeiten Sie mit Ihren Dateien
Docu | base › Weitere Funktionen › So arbeiten Sie mit Ihren Dateien
Zeigt die einfachen Wege, Dateien zu bearbeiten, in dieser Reihenfolge: bei jeder Office-Datei «Im Browser bearbeiten» (unser Office im Browser, ohne Installation), dann «In Word öffnen» (bzw. Excel, PowerPoint) für das Office auf dem Computer, das Add-in in Office und Outlook und das Hineinziehen von Dateien und ganzen Ordnern. Das Netzlaufwerk ist nur für Fortgeschrittene.
Schritt für Schritt
- In der Dokumentliste oder im Dokument «Im Browser bearbeiten» wählen; die Datei öffnet sich in Docu, ohne Installation.
- Wer lieber das eigene Office nutzt: «In Word öffnen» (bzw. Excel, PowerPoint) wählen und im Browser das Öffnen bestätigen; jedes Speichern ist eine neue Version in Docu.
- Dateien oder ganze Ordner aus dem Explorer oder Finder auf die Seite «Dokumente» ziehen.
- Für Fortgeschrittene: unter «Für Fortgeschrittene» die Adresse und das Passwort kopieren und Docu als Laufwerk einbinden.
Im Browser bearbeiten (Office)
Docu | base › Dokument › Im Browser bearbeiten
Öffnet Word-, Excel-, PowerPoint- und OpenDocument-Dateien direkt in Docu – zum Bearbeiten oder nur zum Ansehen, mit Namen und Farbe jeder Person im Dokument. Mehrere Personen können gleichzeitig bearbeiten; gespeichert wird als neue Version, ohne Versionsflut.
Schritt für Schritt
- Das Dokument öffnen und «Im Browser bearbeiten» (oder «Im Browser ansehen») wählen; neue Dateien im Ordner mit «Neu → Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument».
- Im Editor arbeiten. Das erste Speichern legt eine Version an, automatische Zwischenstände überschreiben nur die Arbeitsfassung; beim Schliessen oder mit «Speichern» entsteht die nächste Version – nur wenn sich etwas geändert hat.
- Oben führen «Zurück zum Ordner», «Versionen» und «Als Kopie speichern» weiter; «Schliessen» speichert und führt zum Dokument zurück.
Erzeugte Dokumente in Office bearbeiten
Bei HR-Dokumenten, Vertragsnachträgen, freigegebenen Zeugnissen sowie Finance- und Lohnbegleitbriefen neben PDF und Word herunterladen.
Erzeugte Word-Dokumente direkt im Browser bearbeiten; die bearbeitete Fassung wird für PDF, Unterschrift und Versand verwendet.
Schritt für Schritt
- Wählen Sie die Person und füllen Sie die Pflichtangaben wie beim Word-Download aus.
- Klicken Sie auf «In Office bearbeiten». Ein weiterer Klick öffnet dieselbe Fassung. HR-Fassungen liegen im geschützten Dossier der Person, Finance-Begleitbriefe im Firmenordner Verkauf/Belege.
- Speichern Sie Ihre Änderungen im Editor. Am Ursprung sehen Sie den Bearbeitungsstand und den Link zum Editor.
- PDF-Ausgaben verwenden die aktuelle Fassung. Eine Unterschriftsanfrage hält diesen Stand als eigene HR-Version fest.
- Mit «Neu aus den Daten erzeugen» und der App-Bestätigung speichern Sie eine neue Version desselben Dokuments; ältere Versionen bleiben erhalten.
Brief mit Briefpapier erstellen
Docu | base › Ordner › Neu › Brief (Word)
Eine neue Word-Briefvorlage mit Kopf- und Fusszeile des zentralen Briefpapiers und einem Empfängerplatzhalter im Adressfenster erstellen.
Schritt für Schritt
- Einen beschreibbaren Ordner öffnen und unter «Neu» die Art «Brief (Word)» wählen.
- Einen Namen eingeben oder den vorgeschlagenen Namen verwenden und «Anlegen und öffnen» wählen.
- Empfängerplatzhalter im Adressfenster ersetzen und den Brief im Office-Editor ausarbeiten.
Seiten bearbeiten
Docu | base › Seiten bearbeiten
Ordnet Seiten neu, dreht sie oder entfernt sie als neue Dokumentversion.
Schritt für Schritt
- Auf der Dokumentseite «Seiten bearbeiten» öffnen.
- Für die behaltenen Seiten unterschiedliche positive Reihenfolgenummern und die gewünschte Drehung wählen.
- «Behalten» bei zu entfernenden Seiten abwählen und speichern.
Als PDF speichern
Docu | base › Dokument › PDF bearbeiten
Die PDF-Kopie bleibt im gleichen Ordner und behält Dokumenttyp und Gesellschaft. Die ursprüngliche Fassung bleibt erhalten.
Schritt für Schritt
- Als PDF speichern
- Als neue Fassung oder als neues, verknüpftes Dokument speichern?
Sammelmappen
Docu | base › Sammelmappen
Verwaltet eigene Sammelmappen und zeigt Mappen für alle. Manuelle Mappen sammeln ausgewählte Dokumente, Suchmappen aktualisieren ihren Inhalt anhand der gespeicherten Filter.
Schritt für Schritt
- Sammelmappen öffnen und unter «Neue Sammelmappe» einen Namen eingeben.
- «Dokumente selbst sammeln» oder «Automatisch nach Kriterien» wählen; bei Kriterien Suchtext, Dokumenttyp und Status festlegen und mit «Treffer-Vorschau laden» bis zu 20 Treffer prüfen.
- Optional «Für alle» wählen und «Mappe anlegen» drücken. Eine bestehende Suche lässt sich über «Als Sammelmappe speichern» übernehmen.
Sammelmappen
Docu | base › Sammelmappen
Zeigt die lesbaren Dokumente einer Sammelmappe und verwaltet Gruppenfreigaben als ZIP.
Schritt für Schritt
- Eine Sammelmappe öffnen und einen Dokumenttitel wählen, um das Dokument zu lesen.
- Bei manuellen Mappen Dokumente auf der Dokumentseite hinzufügen oder hier aus der Mappe entfernen.
- Für eine Gruppenfreigabe Gültigkeit, optional Passwort und maximale Abrufe angeben. Den erstellten Link sofort kopieren.
- Freigaben bei Bedarf widerrufen. Zum Löschen der Mappe die Bestätigung markieren.
Geschwärzte Kopie
Docu | base › Geschwärzte Kopie
Erstellt eine geschwärzte Kopie anhand von Begriffen, Mustern und von Hand gewählten Bereichen.
Schritt für Schritt
- «Geschwärzte Kopie» auf der Dokumentseite öffnen.
- Begriffe zeilenweise eingeben und/oder Muster wie IBAN oder AHV-Nummer wählen.
- Zusätzlich Bereiche mit Maus oder Finger aufziehen. Falsche Bereiche unter dem Seitenbild entfernen.
- Kopie erstellen und das neue Dokument vor einer Weitergabe prüfen.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.