Docu | base: Häufige Fragen

Docu | base legt jede Fassung als eigenen, unveränderlichen Archiveintrag ab; Korrekturen entstehen nur als neue Version mit Verweis auf das Original. Zu jeder Datei wird eine SHA-256-Prüfsumme geführt, und Zugriffe werden lückenlos und verkettet protokolliert. Damit lässt sich nachweisen, dass Dokument und Protokoll seit der Ablage nicht verändert wurden. Jeden Monat prüft Docu die Prüfsummen, Ketten und Lesbarkeit.

Das ist eine technische Beschreibung, keine rechtliche Konformitätszusage. Ob Ihre Archivierung insgesamt genügt, klären Sie mit Ihrer Revisionsstelle.

Ja, mit einer Vorlage. Sie füllen Ihren Teil aus, legen Fassungen mit Gültigkeitsdatum ab und laden sie als PDF herunter; der Teil zum Betrieb der Software ist beigefügt. Die Vorlage ist ein Hilfsmittel und ersetzt weder die Prüfung durch Ihre Revisionsstelle noch eine Rechtsberatung.

Vor dem Jahresabschluss zeigt die Ansicht «Archiv vollständig?», ob je Geschäftsjahr und Gesellschaft Belege, Geschäftsbücher, Abschluss, MWST, Lohn und Verfahrensdokumentation im Archiv liegen.

Jedes Dokument gehört zu einer Aufbewahrungsklasse mit Frist und Rechtsgrundlage. Die Frist läuft je nach Klasse ab Ende des Geschäftsjahres, ab Dokumentdatum oder ab einem Ereignis wie dem Vertragsende. Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nennt das Gesetz zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).

Die Fristen-Übersicht zeigt, was bald abläuft, was gelöscht werden darf und was gesperrt ist. Mit einer Löschsperre (Legal Hold) halten Sie Dokumente für ein Verfahren zurück und heben die Sperre mit Begründung wieder auf.

Abgelaufene Dokumente löschen Sie nur auf Antrag, den eine zweite Person freigibt oder ablehnt. Den Antrag stellen Sie direkt auf der Dokumentseite, für alle Versionen auf einmal.

Eine vorzeitige Löschung ist möglich, wenn ein Rechtsgrund vorliegt, etwa ein Löschbegehren, ein Widerruf, ein entfallener Zweck oder eine Fehlablage. Bei Klassen mit gesetzlicher Frist ist sie nie möglich. Im Papierkorb des Netzlaufwerks beantragt Docu die Löschung erst nach 30 Tagen, und wieder entscheidet eine zweite Person.

Neue Dateien landen zuerst im Eingang. Dort bestätigen Sie Typ, Gesellschaft und Felder; erst dann wird archiviert. Gescannte Seiten liest Docu auf eigenen Servern in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, ohne Daten nach aussen zu geben.

Bei Schweizer QR-Rechnungen übernimmt Docu IBAN, Betrag und Referenz, und strukturierte E-Rechnungen füllen die Felder der Eingangsrechnung direkt. Mehrere Dateien ziehen Sie per Drag & Drop in den Eingang.

Die Volltextsuche durchsucht Inhalt und Felder, auch in gescannten Unterlagen. Sie finden ein Dokument über Begriffe, Rechnungsnummer oder IBAN. Mit der Suchsprache kombinieren Sie Begriffe mit UND, ODER und NICHT oder suchen nach Feldern und Datumsbereichen.

Die Suche arbeitet auch mit Wortteilen: «Gerüst» findet auch «Gerüstbau». Sie sehen nur Treffer, die Sie auch öffnen dürfen. Haben Sie Rechte in anderen Apps, zeigt die Suche auch deren Archivdokumente.

Ja. Im visuellen Ablauf-Editor zeichnen Sie Abläufe mit Aufgaben, Verzweigungen, parallelen Zweigen, Aktionen, Warten und Ende. Aktiv wird ein Ablauf nur ohne Prüfbefunde. Vorlagen gibt es unter anderem für Rechnungsfreigabe und Vertragsfreigabe; Sie ordnen nur die Rollen zu.

Aufgaben gehen an Personen, Rollen oder Vorgesetzte; es entscheidet eine Person, alle oder die Mehrheit. Je nach Betrag kann die Freigabe an eine andere Stufe gehen. Bei Abwesenheit übernimmt eine Stellvertretung.

Docu bietet die einfache elektronische Signatur. Mitarbeitende unterschreiben ein PDF angemeldet; die signierte Fassung mit Signaturblatt wird eine neue Version. Externe unterschreiben über einen Link mit Code per Mail oder lehnen mit Begründung ab, auf Wunsch in fester Reihenfolge.

Eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur bietet Docu heute nicht. Ob für einen bestimmten Vertrag die einfache Signatur genügt oder eine andere Form vorgeschrieben ist, prüfen Sie im Einzelfall.

Ja, über WebDAV. Docu erscheint im Finder oder Explorer als Netzlaufwerk, und Sie öffnen und speichern Dokumente direkt aus Ihren Programmen. Dafür erstellen Sie einen eigenen Laufwerk-Zugang mit einem Passwort, das einmal angezeigt wird und widerrufbar ist.

Im Laufwerk legen Sie Ordner an, verschieben und benennen um, mit denselben Ordnerrechten wie im Web. Gelöschte Dokumente und Ordner bleiben 30 Tage im Papierkorb; archivierte und aufbewahrungspflichtige Dokumente lassen sich auf dem Laufwerk nicht löschen. Ein Scanner kann in den Ordner «Eingang» ablegen; das Dokument erscheint im Docu-Eingang.

Ja, wenn Sie es einschalten. Sie entscheiden selbst, ob Docu Mails archiviert. Vorhandene Mails übernehmen Sie aus .eml- und .mbox-Dateien unverändert, mit Dublettenerkennung und sofortiger Archivierung.

Zusätzlich verbinden Sie weitere Postfächer per IMAP, nur lesend. Sie gleichen sie auf Knopfdruck ab, und angebundene Postfächer werden jede Nacht automatisch abgeglichen. Ob und welche Mails Sie archivieren, bestimmen Sie nach Ihren eigenen Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben.

Altbestände übernehmen Sie als ZIP-Datei. Docu liest Gesellschaft, Jahr und Typ aus dem Pfad und zeigt Ihnen vorab in einem Probelauf, was angelegt wird. Erst danach übernehmen Sie.

Wer von einem Dateiserver oder einem anderen Dokumentensystem umsteigt, übernimmt die bisherige Ablage samt Ordnerstruktur und Rechten: erst Probelauf, dann übernehmen, ohne Dubletten und beliebig oft wiederholbar. Bei grösseren Beständen können Sie sich beraten lassen.

Ja. Sie exportieren jederzeit alle Daten Ihrer Firma aus allen Apps: JSON und CSV (Excel), Dokumente im Original, Feldbeschreibung und Prüfsummen. Der Export wird im Hintergrund erstellt, ist 7 Tage herunterladbar und wird protokolliert.

Nach einer Kündigung bleibt Ihr Archiv lesbar und exportierbar; Änderungen sind dann gesperrt. Für Revision oder Treuhand gibt es ausserdem einen prüfbaren Gesamtexport als ZIP, den Sie mit dem beigelegten Skript ohne unsere Software prüfen können.

Ihre Revisionsstelle erhält einen befristeten Link nur zum Lesen. Er zeigt das Inventar und erlaubt Download und Export der freigegebenen Jahre, ohne eigenes Konto. Jeder Zugriff wird protokolliert, und Sie können den Link jederzeit widerrufen.

Alternativ übergeben Sie den prüfbaren Gesamtexport als ZIP mit Dateien, Metadaten, Hashliste, Protokollauszug und Prüfanleitung. Die Revision prüft Vollständigkeit und Unverändertheit damit auch ohne Zugang zu Docu.

Für jeden Ordner bestimmen Sie, welche Person, Rolle oder Abteilung lesen, ändern oder verwalten darf. Unterordner erben die Rechte; die Vererbung lässt sich unterbrechen. Die Ansicht «Wer hat Zugriff?» nennt den Grund.

Sensible Dokumenttypen sehen nur die Rollen, die Sie dafür freischalten. Jede Person hat zudem eine persönliche Ablage, die nur sie sieht und aus der sie gezielt teilt. Fertige Rollen für Dokumentverwaltung und Archivverantwortung geben keinen Zugriff auf HR oder Lohn.

Archivdateien liegen nur verschlüsselt (AES-256-GCM) in einem Schweizer Objektspeicher, mit eigenem Schlüssel für Ihr Unternehmen. Jede Datei wird beim Eingang am Inhalt auf ihr Format geprüft und auf Schadsoftware untersucht. Jeder Lesezugriff prüft Mandant, Gesellschaft, Dokumenttyp und Archivklasse.

Eine verschlüsselte Kopie liegt täglich an einem zweiten Ort. Einzelne Dokumente oder der Datenstand eines Tages lassen sich gezielt zurückholen. Weitere Angaben finden Sie in der Datenschutzerklärung.