Finance | base: Häufige Fragen

Ja, mit Schweizer Bankkonto. Rechnungen und Mahnungen entstehen als PDF/A mit Swiss QR-Zahlteil, wahlweise mit QR-IBAN und QR-Referenz oder mit IBAN und RF-Referenz.

Ohne Schweizer Bankkonto stellen Sie Rechnungen ohne QR-Zahlteil aus: mit IBAN und BIC aus jedem Land, mit freien Kontoangaben oder nur mit PayPal. Eine Rechnung ohne gültige Bankverbindung und vollständigen Absender lässt Finance | base nicht ausstellen.

Worauf es beim Erstellen ankommt, erklärt der Ratgeber zur QR-Rechnung.

Durch Umwandeln, ohne Abtippen: aus der Offerte ein Auftrag oder eine Rechnung, aus dem Auftrag eine Rechnung, ein Liefer- oder Rüstschein, aus dem Lieferschein eine Rechnung. Am Beleg sehen Sie Ursprung und Folgebelege mit Status.

Aufträge verrechnen Sie in Teilen: nach Mengen, als Anzahlung in Prozent oder als Schlussrechnung mit Abzug der Anzahlungen. Rabatte erfassen Sie je Position oder auf den ganzen Beleg. Ihre Kundschaft nimmt Offerten auf Wunsch online an.

Die Mahnliste zeigt alle überfälligen Rechnungen mit der nächsten Stufe; Sie mahnen einzeln oder per Mahnlauf. Es gibt drei Stufen: Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung, nach Ihren Fristen und auf Wunsch mit Gebühr, als PDF per Mail. Vor dem Versand sehen Sie Stufe, offenen Betrag, Gebühr, Frist und Empfänger.

Kundschaft mit Mahnsperre, etwa bei einer Ratenvereinbarung, erhält keine Mahnvorschläge. Der Mahnlauf zeigt getrennt, wie viele Mahnungen erstellt und wie viele zugestellt wurden.

Zu Fristen und Verzugszins informiert der Ratgeber.

Finance | base berechnet die Abrechnung aus Ihren Buchungen nach Formularziffern, je Satz mit Umsatz und Steuer. Bei der effektiven Methode folgen die Ziffern dem ESTV-Formular; beim Saldosteuersatz prüfen Sie die Ziffernzuordnung vor dem Übertrag am ESTV-Formular. Beim Abschluss legt Finance die XML-Datei unveränderlich in der Belegablage ab.

Das Einreichen übernimmt Finance | base nicht: Sie laden die Abrechnung als eCH-0217-Datei herunter und reichen sie selbst im ESTV-Portal ein. Die Datei entspricht derzeit eCH-0217 in der Version 1.0; das Portal verlangt eine neuere Version, ein Import ist deshalb nicht zugesichert. Bis zur Umstellung übertragen Sie die Werte aus dem Entwurf von Hand.

Je Gesellschaft legen Sie ab einem Datum fest, ob sie MWST-pflichtig ist, mit welcher Methode, Entgeltart und Periode. Unterstützt werden die effektive Methode und der Saldosteuersatz, vereinbartes und vereinnahmtes Entgelt sowie Sätze mit Gültigkeit, damit jede Buchung mit dem Satz ihres Datums rechnet.

Werte ausserhalb der Buchhaltung, etwa Einlageentsteuerung oder Vorsteuerkorrekturen, ergänzen Sie direkt in der Abrechnung. Nach dem Abschluss erstellen Sie eine Korrekturabrechnung, die nur die Differenz zur eingereichten Fassung ausweist.

Welche Methode für Sie passt, klären Sie mit der ESTV oder Ihrer Treuhand.

Finance | base liest camt.053 und camt.054 sowie Kontoauszüge als CSV. Jede Bewegung wird nur einmal übernommen, auch wenn Sie dieselbe Datei erneut laden.

Zahlungen mit QR- oder RF-Referenz ordnen sich der Verkaufsrechnung selbst zu. Für übrige Bewegungen schlägt Finance Zuordnungen mit Beleg, Partner und Betrag vor. Mit Bankregeln buchen Sie wiederkehrende Bewegungen auf Wunsch automatisch; eine ignorierte Bewegung holen Sie protokolliert zurück.

Schritt für Schritt erklärt es der Ratgeber zum Bankabgleich.

Sie laden Rechnungen als PDF oder Bild hoch oder senden sie an Ihre eigene Eingangsadresse. Finance liest den Swiss QR-Code und, falls er fehlt, den PDF-Text, ohne KI und ohne Verbindung nach aussen, erkennt Dubletten und schlägt Kreditor, Konto, MWST-Code und Fälligkeit vor. Sie bestätigen und buchen.

Bezahlt wird über einen Zahlungslauf: Finance erzeugt eine pain.001-Datei, die Sie in Ihr E-Banking laden und dort freigeben. Über der Vier-Augen-Grenze führt eine andere Person aus. Einen Kontierungsvorschlag per KI gibt es nur auf Knopfdruck.

Mitarbeitende fotografieren die Quittung oder laden ein PDF hoch, erfassen Datum, Kategorie, Betrag und Zweck und reichen die Abrechnung ein, auch in der App. Genehmigen darf, wer auch die Absenzen der Person entscheidet, oder die Buchhaltung, nie die eigene Abrechnung; Ablehnen verlangt einen Grund.

Spesenbelege gehen unveränderlich ins Archiv. Genehmigte Spesen werden per Zahlungsauftrag oder, wenn der Lohnlauf sie abholt, mit dem Lohn ausbezahlt. Bei Fremdwährung erfassen Sie den Kurs; der Monatskurs wird vorgeschlagen.

Ja. Sie führen mehrere Lagerorte mit Lagerplätzen und sehen Bestand, Reserviert, Verfügbar und Lagerwert; Artikel unter Mindestbestand sind markiert. Lieferscheine und Rechnungen buchen den Abgang beim Ausstellen, Rüstscheine beim Erledigen der Kommissionierung.

Dazu kommen Wareneingang aus Bestellungen, Inventur, Chargen mit Ablaufdatum und Seriennummern, Etikettendruck und Scannen mit Kamera oder Handscanner. Bewertet wird nach gleitendem Durchschnitt, FIFO oder Standardpreis.

Ja. Sie laden Ihre Treuhand mit E-Mail, Gesellschaften und Rechten (Lesen, Buchen und Export oder Abschliessen) ein; die Rollenvorlage «Treuhand» umfasst Lesen, Buchen und Export. Der Zugang erhält keine HR-Grundrechte. Als Treuhand-Zugang gekennzeichnete Personen zählen nicht als Finance-Benutzer und erhöhen Ihren Preis nicht.

Journal, Saldenliste und Erfolgsrechnung exportiert die Treuhand als CSV oder Excel; jeder Export wird protokolliert. Treuhandbüros können sich als Partner anmelden.

Finance | base führt ein lückenloses Journal: Jede Buchung erhält je Gesellschaft eine fortlaufende Nummer und ist mit der vorherigen verkettet. Korrigiert wird per Storno, das Original bleibt sichtbar; gesperrte Monate nehmen keine Buchungen an. Finance-Belege liegen im gemeinsamen Archiv von Docu | base, das eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation nach GeBüV Art. 4 enthält.

Eine Zusage, dass Ihre Buchführung und Aufbewahrung den gesetzlichen Anforderungen genügt, geben wir nicht. Das bleibt Ihre Verantwortung, bei Bedarf mit Treuhand oder Revisionsstelle.

Ja. Ihre Kundschaft erhält einen Kundenbereich mit Ihrem Logo und Ihrer Farbe: Übersicht, Rechnungen, Offerten, Aufträge, Abos, Zahlungen und Dokumente. Einzelne Belege öffnet sie ohne Konto über einen geschützten Link, den vollständigen Bereich mit persönlicher Anmeldung.

Offerten werden online angenommen, auf Wunsch mit Unterschrift. Bezahlt wird per QR-Rechnung oder, sobald Sie PayPal eingerichtet haben, direkt online; die Zahlung wird automatisch verbucht. Eine geänderte Rechnungsadresse gilt erst, wenn Sie sie freigeben.

Ja, mit Wiederkehrende Rechnungen: wöchentlich bis jährlich, vor- oder nachschüssig, mit Start- und Enddatum. Je Periode entsteht genau ein Beleg, den die Serie automatisch ausstellt und sendet oder als Entwurf zur Prüfung anlegt.

Sie können die Rechnung eine wählbare Anzahl Tage vor Periodenbeginn stellen, eine Serie pausieren, ohne die Pause nachzuverrechnen, oder die nächste Periode sofort verrechnen. Über die Schnittstelle (API) angestossene Paketwechsel mitten in der Laufzeit schreiben die Resttage gut und verrechnen das neue Paket anteilig.

Beim Empfang ja: Strukturierte E-Rechnungen (eingebettetes XML in einem PDF oder eine XML-Datei) erkennt Docu | base im Eingang und füllt damit die Felder der Eingangsrechnung. Schweizer QR-Rechnungen liest Finance | base ohne KI.

Ausgestellte QR-Rechnungen senden Sie nach Prüfung und Freigabe per eBill über Ihr eigenes verbundenes Konto direkt ins E-Banking Ihrer Kunden. Ist eBill nicht möglich, wählen Sie bewusst den Briefversand als Rückfall. Per Mail versenden Sie Rechnungen mit PDF und Swiss QR-Zahlteil. Pro Kunde können Sie auch eine PEPPOL-Adresse hinterlegen; der Versand über PEPPOL gehört derzeit nicht zum zugesicherten Funktionsumfang.