Die Zeit der roten und orangen Einzahlungsscheine ist vorbei. Wer heute eine QR-Rechnung erstellen will, braucht einen Zahlteil mit Swiss QR Code. Für ein KMU ist das keine Hexerei, aber es gibt ein paar Stolpersteine: die richtige IBAN, die richtige Referenz, das richtige Format und die Frage, wie die Zahlung später der Rechnung zugeordnet wird. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie eine korrekte QR-Rechnung entsteht, was der Standard verlangt und wie Sie den Aufwand im Alltag klein halten.
Was eine QR-Rechnung ist
Die QR-Rechnung hat die bisherigen Einzahlungsscheine abgelöst. PostFinance hat das Enddatum der roten und der orangen Einzahlungsscheine auf den 30. September 2022 festgelegt; als Nachfolgeprodukte nennt sie die QR-Rechnung und eBill. Die QR-Rechnung selbst wurde am 30. Juni 2020 eingeführt, danach gab es eine Übergangsphase, in der beide Verfahren nebeneinander liefen.
Nach den Schweizer Implementation Guidelines von SIX ist eine QR-Rechnung eine Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein. Der Zahlteil kann in die Rechnung integriert oder als Beilage mitgeschickt werden. Er enthält die Angaben, die für die Zahlung nötig sind, einmal als QR-Code und einmal lesbar. Der Empfangsschein steht zwingend links neben dem Zahlteil. Der Zahlteil hat das Format DIN A6 quer (148 × 105 mm), der Empfangsschein misst 62 × 105 mm, zusammen sind es 210 × 105 mm. Der Swiss QR Code selbst wird mit 46 × 46 mm gedruckt und trägt in der Mitte ein Schweizer Kreuz.
Der QR-Code enthält sämtliche Informationen, die auch im Klartext auf dem Zahlteil stehen. Wer im E-Banking oder in der Banking-App bezahlt, scannt den Code oder lädt das PDF hoch; Betrag, Empfänger und Referenz werden übernommen.
Die drei Varianten
Für Rechnungssteller zählt vor allem eine Entscheidung: Welches Konto und welche Referenz verwenden Sie? Der Standard kennt drei Kombinationen:
| Variante | Konto | Referenzart | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| QR-Referenz | QR-IBAN | QRR (26 Stellen plus Prüfziffer) | Rechnungen in CHF mit automatischem Zahlungsabgleich |
| Creditor Reference | IBAN | SCOR (Creditor Reference nach ISO 11649, beginnt mit «RF») | Rechnungen in CHF und EUR mit normaler IBAN; ebenfalls mit automatischem Abgleich |
| Ohne Referenz | IBAN | NON | Einfache Fälle, bei denen Sie Zahlungen von Hand zuordnen |
Die Zuordnung ist streng: Eine QR-IBAN darf nur mit einer QR-Referenz verwendet werden, eine normale IBAN nur mit Creditor Reference oder ohne Referenz. Zugelassene Währungen sind CHF und EUR, der Betrag liegt zwischen 0.01 und 999'999'999.99.
Wichtig für Rechnungen in Euro: Nach der neuen Version 2.4 der Richtlinien (gültig ab 14. November 2026) sind QR-IBAN und QR-Referenz nur noch für Rechnungen in CHF vorgesehen. Sie hält ausdrücklich fest, dass für EUR-Rechnungen nur noch die Kombinationen IBAN mit SCOR-Referenz und IBAN mit unstrukturierter Mitteilung möglich sind. Für CHF-Rechnungen ergeben sich aus Version 2.4 keine technischen Anpassungen. Version 2.3 bleibt bis November 2027 gültig.
Woran erkennen Sie eine QR-IBAN? QR-IBANs basieren auf einer eigenen Institutskennung (QR-IID) im Bereich 30000 bis 31999. Sie unterscheiden sich äusserlich nicht von einer normalen Schweizer IBAN, haben aber an den Stellen 5 bis 9 eine Zahl aus diesem Bereich. Eine QR-IBAN erhalten Sie von Ihrer Bank; fragen Sie dort nach.
Die QR-Referenz besteht aus genau 26 Ziffern, auf die eine Prüfziffer folgt (nach Modulo 10 rekursiv, also die 27. Stelle). Sie darf nicht ausschliesslich aus Nullen bestehen. Sie ermöglicht, wie die Richtlinien festhalten, den automatischen Abgleich zwischen Ihren Rechnungen und den eingehenden Zahlungen: Die Bank liefert Ihnen die Referenz mit der Gutschrift zurück, und Sie können die Zahlung eindeutig einer Rechnung zuordnen.
Die Creditor Reference hat 5 bis 25 alphanumerische Zeichen, beginnt mit «RF» und trägt an dritter und vierter Stelle eine Prüfziffer nach Modulo 97-10. Sie funktioniert mit einer normalen IBAN, für CHF und EUR, und ermöglicht dem Zahlungsempfänger ebenfalls den automatischen Abgleich zwischen Rechnungen und eingehenden Zahlungen. Sie eignet sich, wenn Ihre Bank keine QR-IBAN anbietet oder Sie in Euro fakturieren.
Was auf dem Zahlteil stehen muss
Der Zahlteil ist streng normiert. Es dürfen nur die im Standard definierten Überschriften und Informationen aufgedruckt werden, und der Zahlteil darf nicht als Werbefläche verwendet werden. Im Wesentlichen enthält er:
- Konto und Zahlbar an: die IBAN bzw. QR-IBAN sowie Name und Adresse der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers.
- Referenz: QR-Referenz oder Creditor Reference, sofern verwendet.
- Zusätzliche Informationen: ein kurzer Freitext, zum Beispiel die Rechnungsnummer.
- Zahlbar durch: Name und Adresse des Zahlungspflichtigen.
- Währung und Betrag.
Werden Betrag oder Zahlungspflichtiger bei der Rechnungsstellung nicht aufgedruckt, müssen im Zahlteil und im Empfangsschein Felder zur handschriftlichen Ergänzung vorhanden sein. Für den Alltag heisst das: Adresse und Betrag gehören auf die Rechnung. Gerade die Adresse ist eine häufige Fehlerquelle. Seit der Änderung in Version 2.3, die am 21. November 2025 in Kraft getreten ist, gibt es die Option der kombinierten Adressfelder nicht mehr; Adressen sind getrennt anzugeben (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land). Wer ältere Software einsetzt, sollte prüfen, ob sie das schon kann. Die Richtlinien weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Adresse des Zahlungspflichtigen vollständig und korrekt erfasst sein soll, weil sonst die Verarbeitung abgelehnt werden kann, etwa bei der Bareinzahlung am Schalter.
Wird die QR-Rechnung als PDF versendet, muss das Format A6 des Zahlteils und des Empfangsscheins durch Linien gekennzeichnet sein. Zusätzlich braucht jede dieser Linien ein Scherensymbol, oder es steht der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie. Bei einer gedruckten Rechnung ist eine Perforation zwischen Rechnungsangaben und Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein obligatorisch.
Die QR-Rechnung ist nicht die Rechnung: MWST-Angaben
Der Zahlteil regelt nur die Zahlung. Die steuerlichen Mindestangaben stehen nicht darauf, sondern in der eigentlichen Rechnung. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, hat dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung auszustellen, die die Anforderungen von Art. 26 MWSTG erfüllt. Danach muss die Rechnung den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel folgende Elemente enthalten:
- Name und Ort des Leistungserbringers, den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer, unter der er eingetragen ist
- Name und Ort des Leistungsempfängers
- Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit dieser nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- das Entgelt für die Leistung
- den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes
Der Normalsatz beträgt nach Art. 25 Abs. 1 MWSTG 8,1 Prozent. Wie Sie die Mehrwertsteuer korrekt abrechnen, zeigt unser Ratgeber MWST-Abrechnung Schweiz.
Und noch etwas: Rechnungen sind Buchungsbelege. Nach Art. 958f Abs. 1 OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Elektronische Aufbewahrung ist nach Abs. 3 zulässig, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss Belege nach Art. 70 Abs. 2 MWSTG bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufbewahren; Art. 958f OR bleibt dabei vorbehalten.
Praxisbeispiel: Muster Bau AG
Die Muster Bau AG ist ein kleines, erfundenes Bauunternehmen in Musterhausen. Es hat bei seiner Bank eine QR-IBAN für CHF-Rechnungen beantragt, damit Zahlungen automatisch den Rechnungen zugeordnet werden können. Für ein Wohnbauprojekt der Wohnbau Seeblick AG stellt es im September 2026 eine Rechnung über drei Positionen:
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Preis | MWST | Betrag CHF |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Regiestunde Maurer | 64 h | 98.00 | 8.1 % | 6'272.00 |
| 2 | Regiestunde Bauführer | 12 h | 135.00 | 8.1 % | 1'620.00 |
| 3 | Zementsack 25 kg | 40 Stk | 14.50 | 8.1 % | 580.00 |
Die Summe der Positionen ist CHF 8'472.00 ohne Mehrwertsteuer, dazu kommen CHF 686.23 Mehrwertsteuer zu 8,1 Prozent. Der Rechnungsbetrag beträgt CHF 9'158.23. Der Zahlteil trägt die QR-IBAN der Muster Bau AG, eine QR-Referenz und als zusätzliche Information die Rechnungsnummer.
Schritt für Schritt: Ihre erste QR-Rechnung
- Konto klären. Für die QR-Referenz fragen Sie Ihre Bank nach einer QR-IBAN, sonst genügt Ihre IBAN mit Creditor Reference oder ohne Referenz.
- Absenderdaten vollständig erfassen. Name, Strasse, PLZ und Ort Ihrer Firma sowie – bei MWST-Pflicht – die MWST-Nummer.
- Kundenadresse prüfen. Strasse, PLZ und Ort der Kundschaft müssen stimmen und vollständig sein.
- Positionen, Steuersatz und Fälligkeit festlegen. Nennen Sie eine klare Zahlungsfrist.
- Vorschau ansehen. Prüfen Sie, ob Referenz, Betrag und Adresse auf dem Zahlteil richtig erscheinen.
- Rechnung festschreiben und versenden. Per Mail als PDF oder auf Papier mit Perforation.
- Zahlungseingang abgleichen und ablegen. Die Referenz ordnet die Gutschrift der Rechnung zu; die Rechnung bleibt als Buchungsbeleg zehn Jahre aufbewahrt.
Zahlungen automatisch zuordnen
Der Vorteil der strukturierten Referenz zeigt sich nach dem Versand: Ihre Bank liefert die Kontobewegungen als camt-Datei mit der Referenz jeder Gutschrift, und eine Software ordnet die Zahlung selbständig der Rechnung zu. Übrig bleiben Ausnahmen wie Teilzahlungen oder Zahlungen ohne Referenz. Details im Ratgeber Bankabgleich mit camt-Dateien; bleibt eine Zahlung aus, hilft Mahnung schreiben.
Checkliste
- QR-IBAN bei der Bank beantragt oder bewusst bei normaler IBAN geblieben
- Referenzart passend zum Kontotyp (QRR nur mit QR-IBAN, SCOR oder NON nur mit IBAN)
- Absender mit Adresse und MWST-Nummer vollständig
- Adressen von Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem vollständig und strukturiert (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
- Bei Euro-Rechnungen: IBAN mit Creditor Reference oder ohne Referenz, keine QR-IBAN
- Betrag und Währung (CHF oder EUR) korrekt
- Rechnungsnummer als zusätzliche Information auf dem Zahlteil
- Bei PDF: Trennlinien mit Scherensymbol oder Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen»
- Bei Papier: Perforation
- MWST-Angaben nach Art. 26 MWSTG in der Rechnung
- Aufbewahrung für zehn Jahre sichergestellt
So löst es KMU | base
In Finance | base entsteht der Zahlteil nicht von Hand, sondern aus Ihren Stammdaten. So sieht der Weg aus.
1. Bankkonto hinterlegen. In den Verkaufseinstellungen führen Sie im Reiter Bankkonten mehrere Bankkonten mit IBAN oder QR-IBAN. Pro Währung bestimmen Sie ein Standardkonto, alte Konten deaktivieren Sie. Beim Erfassen wählen Sie, ob es ein QR-Konto für Schweizer QR-Rechnungen ist oder ein Überweisungskonto.
2. Rechnung erstellen und prüfen. Sie erfassen die Positionen im Belegeditor und sehen vor dem Ausstellen eine PDF-Vorschau. Eine Rechnung lässt sich nur mit gültiger Bankverbindung und vollständigem Absender ausstellen (ohne Schweizer Konto geht es mit Überweisungsangaben oder PayPal, siehe Punkt 4); für Offerten, Rechnungen und Gutschriften braucht es zusätzlich die vollständige Kundenadresse (Strasse, PLZ, Ort). Der Editor erklärt, was fehlt, und Entwürfe bleiben speicherbar. Fehlen Bankverbindung, Absender oder Kundenadresse, sperrt Finance | base also das Ausstellen.
Ist die Rechnung ausgestellt, sehen Sie oben die Aktionen Senden und PDF, darunter Empfänger, Fälligkeit, Summen und die Positionen:
3. PDF mit QR-Zahlteil. Ihre Belege entstehen als PDF/A. Rechnungen und Mahnungen tragen den QR-Zahlteil mit QR-IBAN und QR-Referenz oder mit IBAN und RF-Referenz (Creditor Reference). Das Beispiel zeigt die Rechnung der Muster Bau AG aus dieser Anleitung:
Auf Seite 2 folgt der Zahlteil mit Empfangsschein, Swiss QR Code, Referenz, der Rechnungsnummer als zusätzlicher Information und dem Betrag:
4. Ohne Schweizer Konto. Haben Sie kein Schweizer Bankkonto, stellen Sie Rechnungen mit Überweisung aus (IBAN und BIC aus jedem Land oder freie Kontoangaben) oder nur mit PayPal. Die PDFs zeigen dann die Zahlungsangaben statt des QR-Zahlteils.
5. Zahlungen zuordnen. Laden Sie die Bankdatei (camt.053 oder camt.054) hoch: Zahlungen mit QR- oder RF-Referenz ordnen sich der Rechnung selbst zu, der Rest wartet auf Ihre Zuordnung. Dieselbe Datei und dieselbe Bankbuchung werden nie zweimal übernommen. Für Über- und Unterzahlungen legen Sie eine Toleranz fest und bestimmen, ob Überzahlungen als Kundenguthaben bleiben, als Trinkgeld gelten oder zur Erstattung vorgemerkt werden.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- SIX: Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3 (Dokument vom 20. November 2023, Änderungen in Kraft seit 21. November 2025), Kap. 2 (Begriffsdefinitionen, QR-IID, QR-Referenz, Creditor Reference), Kap. 3 (Zahlteil), Kap. 4 (Adressen, Referenzen) und Kap. 6.4 (Abmessung QR-Code); sowie Version 2.4 vom 24. Februar 2026 (gültig ab 14. November 2026, Änderungskontrolle zu EUR-Rechnungen); Version 2.3 bleibt bis November 2027 gültig. Version 2.3 · Version 2.4 · Übersicht, abgerufen am 26.10.2026.
- PostFinance: Heutige Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 vom Markt genommen, abgerufen am 26.10.2026.
- Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20), Art. 25 Abs. 1, Art. 26 Abs. 2, Art. 70 Abs. 2, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 958f Abs. 1 und 3, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.