Wer eine Offerte schreiben will, tut mehr, als einen Preis zu nennen. Eine Offerte ist in der Regel ein rechtlich bindender Vorschlag: Sagt die Kundschaft zu, steht der Vertrag. Zugleich ist sie Ihre Visitenkarte im Verkaufsprozess. Dieser Ratgeber zeigt, was in eine Offerte gehört, wie lange Sie daran gebunden sind, wie Sie Fest- und Richtpreise sauber trennen und wie Sie die Annahme so einfach machen, dass aus dem Angebot ein Auftrag wird.
Was eine Offerte rechtlich ist
Ein Vertrag kommt zustande, wenn die Parteien sich übereinstimmend äussern; das kann ausdrücklich oder stillschweigend geschehen (Art. 1 OR). Die Offerte ist dabei meist der Antrag im Sinn von Art. 3 ff. OR: Sie bieten eine bestimmte Leistung zu bestimmten Bedingungen an. Antwortet die Kundschaft mit einem Ja, ist der Vertrag geschlossen. Weicht die Antwort der Kundschaft von Ihrer Offerte ab, fehlt insoweit die übereinstimmende Willensäusserung nach Art. 1 Abs. 1 OR; halten Sie abweichende Wünsche daher in einer neuen Offerte fest und lassen Sie diese bestätigen.
Ob ein Dokument als verbindlicher Antrag gilt, hängt vom Einzelfall ab. Nach Art. 7 OR werden Sie nicht gebunden, wenn Sie dem Antrag eine Erklärung beifügen, die die Bindung ablehnt (zum Beispiel «unverbindliche Offerte»), oder wenn sich ein solcher Vorbehalt aus der Natur des Geschäfts oder den Umständen ergibt. Tarife und Preislisten sind für sich allein kein Antrag (Art. 7 Abs. 2 OR). Rechnen Sie deshalb damit, dass eine individuell erstellte Offerte an eine bestimmte Kundschaft bindet.
Für die meisten Verträge schreibt das Gesetz keine Form vor (Art. 11 Abs. 1 OR); Ausnahmen, in denen es eine verlangt, bleiben vorbehalten. Eine Offerte per Mail ist also grundsätzlich möglich. Aus Beweisgründen empfiehlt sich trotzdem eine schriftliche Offerte und eine schriftliche oder nachvollziehbar protokollierte Annahme.
Wie lange Sie gebunden sind
Die Bindung hängt davon ab, ob Sie eine Frist nennen:
| Situation | Rechtslage |
|---|---|
| Offerte mit Annahmefrist («gültig bis 4. November 2026») | Sie sind bis zum Ablauf der Frist gebunden; Sie werden frei, wenn die Annahme nicht vor Fristablauf bei Ihnen eingetroffen ist (Art. 3 OR) |
| Ohne Frist, an einen Anwesenden (auch am Telefon) | Wird nicht sogleich angenommen, sind Sie nicht weiter gebunden (Art. 4 OR) |
| Ohne Frist, an einen Abwesenden (Brief, Mail) | Sie sind gebunden, bis Sie bei ordnungsgemässer und rechtzeitiger Absendung den Eingang der Antwort erwarten dürfen (Art. 5 Abs. 1 OR) |
Zum letzten Fall: Sie dürfen voraussetzen, dass Ihre Offerte rechtzeitig angekommen ist. Trifft die rechtzeitig abgesandte Annahme erst nach dem erwarteten Zeitpunkt ein und wollen Sie nicht gebunden sein, müssen Sie ohne Verzug Anzeige machen (Art. 5 Abs. 2 und 3 OR). Ob ein Fall unter Anwesenden oder Abwesenden fällt, kann im Einzelfall strittig sein.
Die Folgerung für die Praxis ist einfach: Nennen Sie immer ein Gültigkeitsdatum. Damit wissen beide Seiten, bis wann das Angebot gilt, und Sie sind nicht auf einen unbestimmten «angemessenen» Zeitraum angewiesen. Dreissig Tage sind verbreitet, rechtlich vorgeschrieben ist das nicht (Praxis, nicht gesetzlich).
Bemerken Sie nach dem Versand einen Fehler, hilft ein Widerruf nur begrenzt: Er wirkt, wenn er vor oder gleichzeitig mit der Offerte eintrifft. Trifft er später ein, muss der Empfänger vom Widerruf vor der Offerte Kenntnis nehmen (Art. 9 Abs. 1 OR). Prüfen Sie Zahlen deshalb vor dem Versand.
Was in eine Offerte gehört
Je vollständiger die Offerte, desto weniger bleibt später offen. Zwar wird vermutet, dass ein Vorbehalt von Nebenpunkten die Verbindlichkeit nicht hindert, wenn alle wesentlichen Punkte geregelt sind; offene Nebenpunkte entscheidet im Streitfall der Richter nach der Natur des Geschäfts (Art. 2 OR). Darauf sollten Sie es nicht ankommen lassen. Eine gute Offerte enthält:
- Absender mit vollständiger Adresse, Ansprechperson, Datum und Offertnummer
- Empfänger mit vollständiger Adresse und, falls vorhanden, die Referenz der Kundschaft
- eine kurze Beschreibung der Aufgabe in den Worten der Kundschaft
- Leistungen und Mengen einzeln aufgeführt, mit Einheit und Preis
- die Angabe, ob die Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer gelten, mit Steuersatz und Steuerbetrag (der Normalsatz beträgt 8,1 Prozent, Art. 25 Abs. 1 MWSTG)
- Ausführungstermin oder Lieferfrist
- Zahlungsbedingungen, zum Beispiel Zahlungsziel oder Anzahlung
- das Gültigkeitsdatum
- Annahmeweg: wie die Kundschaft zusagt (Unterschrift, Mail, Online-Annahme)
- Verweis auf Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen, wenn Sie solche verwenden
Festpreis, Richtpreis oder Abrechnung nach Aufwand
Bei Aufträgen, in denen Sie ein Werk herstellen (etwa ein Umbau oder eine Installation), spricht das Gesetz von einem Werkvertrag: Der Unternehmer verpflichtet sich zur Herstellung eines Werkes, der Besteller zur Vergütung (Art. 363 OR). Für den Preis gelten dann diese Regeln:
- Festpreis: Wurde die Vergütung zum Voraus genau bestimmt, darf der Unternehmer keine Erhöhung fordern, auch wenn er mehr Arbeit hatte als vorgesehen. Hindern ausserordentliche Umstände die Fertigstellung oder erschweren sie diese übermässig, kann der Richter eine Preiserhöhung oder Vertragsauflösung bewilligen, wenn die Umstände nicht vorhersehbar oder nach den gemeinsamen Voraussetzungen beider Parteien ausgeschlossen waren. Dafür muss der Besteller auch dann den vollen Preis bezahlen, wenn das Werk weniger Arbeit verursacht (Art. 373 OR).
- Richtpreis oder keine Preisabrede: Wurde der Preis zum Voraus gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, richtet er sich nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers (Art. 374 OR).
- Überschreitung eines ungefähren Ansatzes: Wird ein verabredeter ungefährer Ansatz ohne Zutun des Bestellers unverhältnismässig überschritten, kann der Besteller vom Vertrag zurücktreten (Art. 375 Abs. 1 OR). Bei Bauten auf Grund und Boden des Bestellers kann dieser stattdessen eine angemessene Herabsetzung der Vergütung verlangen oder bei unvollendeter Baute dem Unternehmer die Fortführung entziehen und gegen billigen Ersatz der bereits ausgeführten Arbeiten zurücktreten (Abs. 2).
Daraus folgt: Kennzeichnen Sie in der Offerte jede Position klar als Festpreis oder als geschätzt, Abrechnung nach Aufwand. Teilen Sie der Kundschaft früh mit, wenn sich abzeichnet, dass ein Richtpreis deutlich überschritten wird. Bei Kauf- oder Dienstleistungsverträgen gelten andere Bestimmungen; die Regeln oben betreffen den Werkvertrag.
Aufbau und Ton
Stellen Sie den Nutzen für die Kundschaft an den Anfang: Was löst die Leistung, bis wann, zu welchem Preis? Danach folgen die Details. Schreiben Sie konkret («12 LED-Leuchten, Montage inbegriffen») statt allgemein («Beleuchtung nach Aufwand»). Nennen Sie die nächsten Schritte am Ende («Zur Annahme genügt eine Antwort auf dieses Mail oder die Online-Zusage bis 4. November 2026»). Und fassen Sie nach: Eine Offerte ohne Rückmeldung ist noch kein Auftrag. Rufen Sie nach einigen Tagen an oder schreiben Sie kurz, ob Fragen offen sind.
Praxisbeispiel: Muster Elektro AG
Die Muster Elektro AG (erfunden) erstellt am 5. Oktober 2026 eine Offerte für den Büroausbau der Beispiel Treuhand AG (ebenfalls erfunden). Gültig bis 4. November 2026, also 30 Tage:
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Preis | Betrag CHF |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Elektroinstallation Büro, Arbeit des Elektromonteurs, geschätzt, Abrechnung nach Aufwand | 48 h | 96.00 | 4'608.00 |
| 2 | LED-Panel-Leuchte, Festpreis | 12 Stk | 142.50 | 1'710.00 |
| 3 | Verteilerkasten inkl. Material, Festpreis | 1 Stk | 1'380.00 | 1'380.00 |
Die Summe der Positionen ist CHF 7'698.00 ohne Mehrwertsteuer. Dazu kommen 8,1 Prozent Mehrwertsteuer: CHF 623.54. Total CHF 8'321.54. Position 1 ist als geschätzt gekennzeichnet; die Positionen 2 und 3 sind Festpreise. Die Beispiel Treuhand AG sagt am 16. Oktober 2026 online zu. Die Muster Elektro AG wandelt die Offerte in einen Auftrag um und plant die Arbeiten.
Schritt für Schritt: Von der Anfrage zum Auftrag
- Anfrage klären. Was genau soll geliefert werden, bis wann, mit welchen Vorgaben?
- Positionen kalkulieren. Menge, Einheit, Preis; jede Position als Festpreis oder geschätzt kennzeichnen.
- Offerte aufbauen. Absender, Empfänger, Beschreibung, Positionen, Steuer, Bedingungen.
- Gültigkeit setzen. Ein klares Datum, damit die Bindung nach Art. 3 OR endet.
- Vorschau prüfen. Zahlen, Adresse und Texte vor dem Versand kontrollieren.
- Versenden und nachfassen. Per Mail als PDF oder mit Online-Link; nach einigen Tagen kurz nachfragen.
- Annahme festhalten. Wer hat wann zugesagt? Die Zusage gehört zum Beleg.
- Weiterführen. Aus der angenommenen Offerte entsteht der Auftrag, später die Rechnung.
Checkliste
- Empfänger und Absender mit vollständigen Adressen
- Leistungen einzeln mit Menge, Einheit und Preis
- Jede Position als Festpreis oder geschätzt (Abrechnung nach Aufwand) gekennzeichnet
- Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer ausgewiesen, Steuersatz genannt
- Ausführungstermin oder Lieferfrist genannt
- Zahlungsbedingungen genannt
- Gültigkeitsdatum gesetzt (Art. 3 OR)
- Annahmeweg beschrieben
- Zahlen vor dem Versand nachgerechnet
- Nachfassen vorgemerkt
- Annahme mit Name und Datum festgehalten
So löst es KMU | base
In Finance | base entsteht die Offerte als Beleg, den Sie später ohne Abtippen weiterführen. So sieht der Weg aus.
1. Offerte erfassen. Im Menü Verkauf öffnen Sie Offerten und wählen «Neue Offerte». Sie erstellen Offerten mit Gültigkeitsdatum; das Feld «Gültig bis» bleibt leer, wenn die Gültigkeit aus den Einstellungen gelten soll. Abgelaufene Offerten erhalten automatisch den Status «abgelaufen». Positionen, Titel, Textzeilen, Zwischensummen und Seitenumbrüche erfassen und sortieren Sie im Beleg; Netto, MWST und Total sehen Sie laufend.
2. Texte und Vorschau. In der Vorlage hinterlegen Sie Kopf- und Fusstexte je Belegart in vier Sprachen und sehen ein Muster-PDF («Standardtexte je Belegart und Sprache»). Vor dem Ausstellen prüfen Sie den Entwurf als PDF-Vorschau, bevor Sie ihn festschreiben. Die Offerten-Gültigkeit legen Sie in den Verkaufseinstellungen fest, im Bereich «Offerten, Aufträge und Versand».
3. Senden. Die ausgestellte Offerte senden Sie über die Belegaktionen. Die verantwortliche Person erfährt per Mitteilung, wenn der Kunde den Beleg ansieht oder die Offerte annimmt oder ablehnt – je nach Einstellung.
4. Annahme. Ihr Kunde nimmt die Offerte im Portal an, auf Wunsch mit Unterschrift per Maus, Stift oder Finger, oder lehnt sie mit Grund ab («Offerte online annehmen»). Kam die Zusage telefonisch oder per Mail, halten Sie die Zusage des Kunden mit Namen bzw. die Absage mit Grund am Beleg fest («Offerte annehmen oder ablehnen (intern)»).
5. Weiterführen. Aus der Offerte machen Sie einen Auftrag oder eine Rechnung, ohne etwas abzutippen («Umwandeln entlang der Kette»). So bleiben Positionen und Preise identisch mit dem, was die Kundschaft angenommen hat.
Weitere Ratgeber: QR-Rechnung erstellen und Mahnung schreiben. Die Bedienung im Einzelnen finden Sie in der Anleitung zu Finance | base.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9 Abs. 1, Art. 11 Abs. 1, Art. 363, Art. 373, 374 und Art. 375 Abs. 1–2, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20), Art. 25 Abs. 1, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.