Bei einem Umbau, einer Installation oder einem Projekt über mehrere Monate wollen Sie nicht bis zum letzten Tag auf Ihr Geld warten, und Ihre Kundschaft will nicht alles auf einmal bezahlen. Dann stellen Sie nicht eine einzige Rechnung, sondern eine Folge: eine Anzahlung zu Beginn, Teilrechnungen für abgeschlossene Etappen und am Ende die Schlussrechnung, die alles zusammenzieht. Dieser Ratgeber zeigt, was das Obligationenrecht dazu sagt, was in jede dieser Rechnungen gehört, wann die Mehrwertsteuer entsteht und wie Sie verhindern, dass eine Anzahlung doppelt verrechnet oder vergessen wird.
Drei Rechnungsarten, ein Auftrag
Die drei Begriffe sind Praxis, keine gesetzlichen Vertragstypen. Im Werkvertragsrecht (Art. 363 ff. OR) kommt das Wort Anzahlung nicht vor; was gilt, bestimmt der Vertrag. Üblich ist folgende Aufteilung:
| Rechnungsart | Zeitpunkt | Was sie abdeckt | Berechnung |
|---|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | bei Auftragsbeginn | Vorauszahlung auf die vereinbarte Vergütung | Anteil in Prozent des Auftragswerts |
| Teilrechnung | nach einer Etappe oder Teillieferung | bereits erbrachte Leistung | Menge mal Preis der erbrachten Positionen |
| Schlussrechnung | nach Abschluss der Leistung | alles, was noch nicht verrechnet ist | Rest der Leistung, abzüglich der Anzahlungen |
Wichtig ist, dass die Summe aller Rechnungen am Ende genau den Auftragswert ergibt, nicht mehr und nicht weniger. Die Schlussrechnung ist deshalb die Kontrollrechnung des ganzen Auftrags.
Was das Obligationenrecht sagt
Der Werkvertrag verpflichtet den Unternehmer zur Herstellung eines Werkes und den Besteller zur Leistung einer Vergütung (Art. 363 OR). Für die Fälligkeit nennt das Gesetz zwei Fälle (Art. 372 OR):
- Der Besteller hat die Vergütung bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (Abs. 1).
- Ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, ist für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu zahlen (Abs. 2).
Das Gesetz knüpft die Zahlung also an die Ablieferung. Wollen Sie früher Geld sehen, vereinbaren Sie einen Zahlungsplan: Anzahlung in Prozent, Teilrechnungen je Etappe, Rest bei Abnahme. Am besten steht er schon in der Offerte (siehe Offerte schreiben); ohne Vereinbarung sieht das Werkvertragsrecht keine Anzahlung vor. Allgemein gilt bei zweiseitigen Verträgen: Wer die andere Seite zur Erfüllung anhalten will, muss selbst erfüllt haben oder die Erfüllung anbieten, ausser er hat nach dem Vertrag erst später zu erfüllen (Art. 82 OR). Eine vereinbarte Anzahlung regelt diese Reihenfolge ausdrücklich.
Auch die Höhe der Vergütung hat Folgen für die Teilrechnungen. Wurde der Preis zum Voraus genau bestimmt, darf der Unternehmer keine Erhöhung fordern, selbst wenn er mehr Arbeit hatte als vorgesehen (Art. 373 Abs. 1 OR). War der Preis gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (Art. 374 OR). Bei einer Abrechnung nach Aufwand ist die Teilrechnung deshalb eine Zwischenabrechnung, bei einem Festpreis ein Anteil des vereinbarten Preises.
Was in der Rechnung stehen muss
Auch Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen sind Rechnungen im Sinn der Mehrwertsteuer. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss der Kundschaft auf Verlangen eine Rechnung ausstellen, die Art. 26 MWSTG genügt (Abs. 1). Sie muss in der Regel enthalten (Abs. 2):
- Name und Ort von Leistungserbringer und Leistungsempfänger, beim Erbringer den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen samt Nummer
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- das Entgelt für die Leistung
- den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag
Für die drei Rechnungsarten heisst das konkret: Benennen Sie bei der Anzahlung, wofür sie geleistet wird (Auftrag, Nummer, Prozentsatz). Nennen Sie bei der Teilrechnung die erbrachten Positionen und Mengen und den Leistungszeitraum. Führen Sie in der Schlussrechnung die noch nicht abgerechnete Leistung auf, nennen Sie als Praxisempfehlung bereits gestellte Teilrechnungen mit Nummer und Datum (Finance | base führt sie nicht auf) und ziehen Sie die Anzahlungen mit Rechnungsnummer und Datum ab. Dieses Ausweisen der Abzüge ist Praxis und nicht im Gesetz vorgeschrieben, verhindert aber Rückfragen und Streit.
Ist eine Rechnung fehlerhaft, korrigieren Sie sie nicht stillschweigend: Die nachträgliche Korrektur kann innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument erfolgen, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft (Art. 27 Abs. 4 MWSTG).
Mehrwertsteuer: wann die Steuer entsteht
Der Zeitpunkt ist bei mehreren Rechnungen zu einem Auftrag entscheidend. Über die Steuer wird grundsätzlich nach vereinbarten Entgelten abgerechnet (Art. 39 Abs. 1 MWSTG); auf Antrag gestattet die ESTV die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten. Die ESTV kann die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten sogar verlangen, wenn eine steuerpflichtige Person zu einem erheblichen Teil Entgelte erhält, bevor sie die Leistung ausführt oder darüber Rechnung stellt (Art. 39 Abs. 4 Bst. a MWSTG).
Bei vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld (Art. 40 Abs. 1 MWSTG):
- mit der Rechnungsstellung;
- mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung, wenn die Leistungen zu aufeinanderfolgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass geben;
- mit der Vereinnahmung des Entgelts bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen.
Bei vereinnahmten Entgelten entsteht die Steuerschuld mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Für eine Anzahlung, die vor der Leistung gezahlt wird, bedeutet das: Die Steuer ist nicht erst mit der Schlussrechnung geschuldet, sondern schon im Zeitpunkt des Zahlungseingangs. Die Steuer auf der Anzahlung ist damit schon entstanden und wird in der Schlussrechnung angerechnet: Sie weist die Steuer auf der noch nicht abgerechneten Leistung aus und zieht die Anzahlung samt Steuer ab; zu zahlen ist der Restbetrag. Wie die beiden Abrechnungsarten wirken, erklärt der Ratgeber MWST: vereinbartes oder vereinnahmtes Entgelt. Ob eine konkrete Zahlung als Vorauszahlung oder als Teilzahlung gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Treuhandstelle oder der ESTV.
Praxisbeispiel: Beispiel Schreinerei AG
Die Beispiel Schreinerei AG (erfunden) baut für die Muster Verwaltungs AG (ebenfalls erfunden) einen Empfangsbereich. Der Auftrag wird am Montag, 5. Oktober 2026, bestätigt. Der Vertrag sieht eine Anzahlung von 30 Prozent vor, eine Teilrechnung nach der ersten Montageetappe und den Rest bei Abnahme. Die Schreinerei rechnet quartalsweise nach vereinbarten Entgelten ab.
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Preis | Betrag CHF |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Empfangstheke und Möbel, Werkstattfertigung, Festpreis | 1 | 18'000.00 | 18'000.00 |
| 2 | Montage vor Ort | 60 h | 95.00 | 5'700.00 |
| 3 | Beschläge und Einbauleuchten | 1 | 1'300.00 | 1'300.00 |
| Auftragswert ohne MWST (Summe) | 25'000.00 |
Mit 8,1 Prozent Mehrwertsteuer (Normalsatz nach Art. 25 Abs. 1 MWSTG; CHF 2'025.00) beträgt der Auftragswert CHF 27'025.00. Der Ablauf:
- Dienstag, 6. Oktober 2026, Anzahlungsrechnung Nr. 2026-101 über 30 Prozent: CHF 7'500.00 plus CHF 607.50 Mehrwertsteuer, total CHF 8'107.50. Die Muster Verwaltungs AG zahlt am Dienstag, 20. Oktober 2026.
- Montag, 23. November 2026, Teilrechnung für die erste Etappe: 40 von 60 Montagestunden zu CHF 95.00 sind CHF 3'800.00 plus CHF 307.80 Mehrwertsteuer, total CHF 4'107.80.
- Dienstag, 12. Januar 2027, Schlussrechnung nach der Abnahme:
| Position | Betrag CHF |
|---|---|
| Pos. 1 Empfangstheke und Möbel | 18'000.00 |
| Pos. 2 Montage, restliche 20 h | 1'900.00 |
| Pos. 3 Beschläge und Einbauleuchten | 1'300.00 |
| Leistung ohne MWST (Zwischensumme) | 21'200.00 |
| 8,1 % MWST | 1'717.20 |
| Leistung inkl. MWST (Zwischensumme) | 22'917.20 |
| abzüglich Anzahlung Nr. 2026-101 vom 6. Oktober 2026 (7'500.00 plus 607.50 MWST) | −8'107.50 |
| Zu zahlen | 14'809.70 |
Nachgerechnet: 18'000.00 plus 1'900.00 plus 1'300.00 sind 21'200.00; 8,1 Prozent davon sind 1'717.20. Davon gehen die CHF 8'107.50 der Anzahlung ab. Die drei Rechnungen ergeben 8'107.50 plus 4'107.80 plus 14'809.70 gleich CHF 27'025.00, also den Auftragswert. Im Beispiel wird die Anzahlung erst in der Schlussrechnung verrechnet; der Vertrag könnte ebenso vorsehen, sie anteilig mit jeder Teilrechnung zu verrechnen.
Die Steuer verteilt sich so auf die Abrechnungen: Im 4. Quartal 2026 sind es CHF 607.50 (Zahlungseingang der Anzahlung am 20. Oktober) plus CHF 307.80 (Teilrechnung vom 23. November), zusammen CHF 915.30. Im 1. Quartal 2027 folgen CHF 1'109.70 (Schlussrechnung). Zusammen sind es CHF 2'025.00, also 8,1 Prozent von CHF 25'000.00.
Häufige Fehler
- Anzahlung nicht vereinbart: Ohne Abrede im Vertrag oder in der Offerte gilt die gesetzliche Regel: Zahlung bei Ablieferung (Art. 372 OR).
- Anzahlung bei der Schlussrechnung vergessen: Die Kundschaft zahlt doppelt oder reklamiert; die Rechnung muss korrigiert werden.
- Mehr verrechnet als bestellt: Teilrechnungen dürfen zusammen nicht mehr Menge ergeben, als im Auftrag steht.
- Steuer erst mit der Schlussrechnung deklariert: Bei Vorauszahlungen entsteht sie mit dem Zahlungseingang.
- Mehrere Schlussrechnungen: Die Schlussrechnung schliesst den Auftrag ab; weitere Leistungen gehören in einen neuen Auftrag.
- Rechnungen ohne Bezug zueinander: Nummern und Daten der Anzahlungen gehören in die Schlussrechnung.
Checkliste
- Zahlungsplan (Anzahlung in Prozent, Etappen, Rest bei Abnahme) in Offerte oder Vertrag vereinbart
- Auftragswert und Positionen als Grundlage festgehalten
- Anzahlungsrechnung mit Hinweis auf Auftrag und Prozentsatz ausgestellt
- Teilrechnungen nennen erbrachte Positionen, Mengen und Leistungszeitraum
- Mehrwertsteuer im Zeitpunkt nach Art. 40 MWSTG deklariert
- Schlussrechnung weist die noch nicht abgerechnete Leistung und alle Anzahlungen mit Nummer und Datum aus
- Summe aller Rechnungen gleich Auftragswert
- Zahlungen den Rechnungen zugeordnet, offene Posten geprüft
So löst es KMU | base
In Finance | base verrechnen Sie einen Auftrag nach Mengen, als Anzahlung in Prozent oder als Schlussrechnung mit Abzug der Anzahlungen; Mengen verrechnen Sie nie über das Bestellte hinaus. So sieht der Weg aus.
1. Auftrag anlegen. Aus der angenommenen Offerte machen Sie ohne Abtippen einen Auftrag («Umwandeln entlang der Kette»). Die Aufträge finden Sie in der Seitenleiste unter Verkauf › Aufträge; dort führen Sie offene und bereits verrechnete Mengen je Position.
2. Anzahlung, Teilrechnung oder Schlussrechnung wählen. Im geöffneten Auftrag stehen die Aktionen Teilrechnung, Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung erstellen. Bei der Teilrechnung tragen Sie je Position die Menge ein; angezeigt wird, wie viel noch offen ist. Bei der Anzahlungsrechnung geben Sie den Anteil in % an. Jede Aktion legt einen Entwurf an.
3. Entwurf prüfen und ausstellen. Sie prüfen den Entwurf als PDF-Vorschau, bevor Sie ihn festschreiben. Bei der Schlussrechnung weist die Meldung darauf hin, dass die Anzahlungen beim Ausstellen abgezogen werden. Rechnungen entstehen als PDF/A mit Swiss QR-Zahlteil.
4. Überblick behalten. An jedem Beleg sehen Sie Ursprung und Folgebelege mit Status; so erkennen Sie, welche Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen zu einem Auftrag gehören.
5. Zahlungen erfassen. Eingehende Zahlungen buchen Sie mit Betrag, Datum und Notiz auf die Rechnung («Zahlung von Hand erfassen»); Teilzahlungen lassen den Rest offen. Wie die Zuordnung per Bankdatei läuft, zeigt Bankabgleich mit camt-Dateien. Eine Rechnung, die nicht bezahlt wird, mahnen Sie nach Mahnung schreiben. Fehlerhafte, unbezahlte Rechnungen heben Sie mit Storno-Gutschrift auf («Erledigt und Storno»).
Was Sie beachten müssen: Die Funktion arbeitet immer vom Auftrag aus, nicht von der Offerte. Der Abzug der Anzahlungen erfolgt in der Schlussrechnung, nicht in den Teilrechnungen. Die Anzahlung geben Sie als Prozentsatz des Auftragswerts an; einen festen Betrag rechnen Sie selbst in Prozent um. Zwei Grenzen sollten Sie kennen. Erstens bucht Finance | base die Anzahlungsrechnung wie jede Rechnung als Ertrag (Konto 3400), nicht als erhaltene Anzahlung auf einem Passivkonto; ob Sie das so wollen, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle. Zweitens prüft Finance | base nur die Mengen, nicht die Summe aus Anzahlung und Teilrechnungen. Verrechnen die Teilrechnungen alle Mengen, lässt sich keine Schlussrechnung mehr erstellen, die Anzahlung wird dann nie abgezogen, und die Kundschaft zahlt mehr als den Auftragswert. Planen Sie die Teilrechnungen deshalb so, dass für die Schlussrechnung eine Restmenge bleibt, und halten Sie die Anzahlung und die Teilrechnungen zusammen unter dem Auftragswert. Welche Mehrwertsteuer Sie wann deklarieren, bestimmt Ihre Abrechnungsart; sprechen Sie das mit Ihrer Treuhandstelle ab.
Die Bedienung im Einzelnen finden Sie in der Anleitung zu Finance | base. Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 82, 363, Art. 372 Abs. 1 und 2, Art. 373 Abs. 1 und Art. 374, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20), Art. 25 Abs. 1, Art. 26 Abs. 1 und 2, Art. 27 Abs. 4, Art. 39 Abs. 1, 2 und 4 sowie Art. 40 Abs. 1 und 2, Stand 31. März 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.