QMS | base: Häufige Fragen

Der Normabgleich ist Ihr Arbeitsgerüst für die Norm: 55 Kapitel und Unterkapitel von 4 bis 10, benannt mit eigenen Kurztiteln und ohne geschützten Normtext. Sie bewerten jedes Kapitel als offen, teilweise oder erfüllt, ordnen Prozesse, Dokumente, Ziele und Rollen als Nachweise zu und sehen den Abdeckungsgrad gesamt und je Hauptkapitel.

Schliessen Sie ein Kapitel als nicht anwendbar aus, müssen Sie dafür eine Begründung erfassen. Wer von der Ausgabe 2015 umsteigt, führt den Umstieg mit einer Abgleichliste.

Nein. Ob ein Unternehmen zertifiziert wird, entscheidet allein die Zertifizierungsstelle im Audit. QMS | base gibt Ihnen die Werkzeuge zur Vorbereitung: einen Plan bis zum Zertifizierungsaudit in neun Phasen, einen Lückenbericht für Normkapitel ohne Nachweis und ein Auditpaket mit den wichtigsten Unterlagen.

Die Zertifizierungsstelle kann zudem einen befristeten Lesezugang ohne Konto erhalten, nur für die gewählten Bereiche. Jeder Zugriff wird protokolliert.

Jede Fassung eines Dokuments geht vom Entwurf über Prüfung und Freigabe zu «gültig» und später zu «ausser Kraft». Eine Rückweisung braucht eine Begründung. Wer eine Fassung geschrieben hat, kann sie weder prüfen noch freigeben (Vier-Augen-Prinzip); sehr kleine Teams können diese Regel in den Einstellungen abschalten.

Jede neue Fassung hält fest, was sich geändert hat und wer geprüft und freigegeben hat. Alte Fassungen bleiben einsehbar.

Sie verteilen ein Dokument an alle, an eine Firma, eine Abteilung, eine Funktion oder einzelne Personen und machen das Lesen zur Pflicht. Jede Person sieht ihre offenen Lesepflichten und bestätigt die Kenntnisnahme der gültigen Fassung mit einem Klick.

Verantwortliche sehen je Dokument, wer bestätigt hat, und die Lesequote. Wer noch nicht bestätigt hat, erinnern Sie per Knopfdruck. Auf Wunsch hängen Sie ein Verständnisquiz an: Bestätigen kann dann nur, wer es bestanden hat.

Im Auditprogramm planen Sie Audits über bis zu drei Jahre und sehen, welche aktiven Prozesse noch in keinem Audit vorkommen. Zu jedem Audit erfassen Sie Termin, Umfang, Ziele, Kriterien, Prozesse, Normkapitel, Auditleitung und Auditoren.

Ohne eigene Checkliste entstehen die Fragen aus den Prozessen und Normkapiteln im Umfang. Aus einer Antwort «Abweichung» wird mit einem Klick eine Feststellung samt Folgemassnahme. Der freigegebene Auditbericht entsteht als PDF und wird im Archiv abgelegt.

Ja, mit der KMU-base-App. Mitarbeitende erfassen Meldungen mit Foto, Auditorinnen und Auditoren beantworten die Fragen ihres Audits vor Ort, und Kontrollen sowie Messwerte lassen sich auch ohne Netz erfassen. Beim Senden wird synchronisiert; Unklares wird als Klärfall an die zuständige Stelle übergeben.

Mit der App scannen Sie ausserdem QR-Etiketten, die Sie für Prüfmittel, Chargen, Kontrollen und Kontrollpunkte drucken. Es gelten dieselben Rechte wie im Portal.

Alle Mitarbeitenden können Nichtkonformitäten, Verbesserungsvorschläge und Beinahe-Ereignisse melden, auf Wunsch anonym. Eine Leiste zeigt, wo die Meldung steht: gemeldet, abklären, Massnahmen, Wirksamkeit, abgeschlossen.

Sie halten Sofortmassnahme und Ursachenanalyse fest, wahlweise mit 5×Warum, Ishikawa oder frei, und planen die Wirksamkeitsprüfung mit Termin. D1 bis D8 füllen Sie direkt an der Meldung aus und laden den 8D-Bericht als PDF herunter.

Sie erfassen die Reklamation mit Kunde, Firma, E-Mail und Referenz und bewerten sie als berechtigt, teilweise berechtigt oder unberechtigt. Antwort und Gutschriftbetrag halten Sie in der Reklamation fest. Nach dem Abschluss können Sie dem Kunden einen befristeten Link für eine Rückmeldung zur Zufriedenheit senden.

Bei einer berechtigten Reklamation mit Betrag fordern Sie mit einem Klick eine Gutschrift an. Finance | base legt dazu einen Entwurf an; geprüft und ausgestellt wird er dort.

Sie führen Risiken und Chancen in getrennten Registern, mit Kategorie, Ursachen, Folgen, Prozess, Kontextthema und Eigentümer. Die Risikomatrix legen Sie selbst fest: Stufen je Achse und Schwellen für Gelb und Rot.

Zu jedem Risiko wählen Sie eine Strategie, legen die Zielbewertung fest und sehen jede Neubewertung im Verlauf. Hängen Sie Massnahmen an, wechselt das Risiko in «in Behandlung». Wiederkehrende Kontrollen führen Sie als IKS-Kontrollen mit Frequenz von täglich bis jährlich.

Sie legen fest, welche Qualifikationen eine Funktion verlangt, und sehen in der Qualifikationsmatrix Soll, Ist, Ablaufwarnungen und Erfüllungsgrad je Person. Im Schulungskatalog bieten Sie Präsenz-, Online- und E-Learning-Schulungen an.

Mitarbeitende melden sich selbst an; volle Termine führen auf eine Warteliste, genehmigungspflichtige Schulungen auf einen Antrag. Beim Abschluss erhält die Person ein Zertifikat als PDF und einen Eintrag im Kompetenzstamm. Quiz mit Bestehensgrenze sind möglich.

Sie führen Lieferanten mit Kategorie, Leistung, Ansprechperson und Status: neu, zugelassen, bedingt oder gesperrt. Die Bewertung erfolgt mit 1 bis 5 Punkten nach gewichteten Kriterien wie Qualität, Termin, Preis, Kommunikation und Reklamationen, oder nach eigenen Kriterien. Daraus ergibt sich ein Statusvorschlag.

Beim Lieferanten fordern Sie mit einem Klick eine Selbstauskunft an; er antwortet über einen Link ohne Konto. Mit dem Kreditor in Finance | base lässt sich der Lieferant verknüpfen.

QMS | base übernimmt die Zahlen aus dem System als Momentaufnahme, etwa Ziele, Audits, Meldungen, Reklamationen, Massnahmen, Risiken und frühere Beschlüsse. Die Bewertung läuft in der Sitzung als Präsentation mit Folien; die Leitung bewertet jeden Abschnitt.

Beschlüsse verfolgen Sie als Massnahmen. Nach der Freigabe erhalten Sie das Protokoll als PDF, das im Archiv abgelegt wird. Sitzungen, Traktanden und Protokolle führen Sie ebenfalls in QMS | base.

Ja, als Arbeitshilfe. Neben ISO 9001 aktivieren Sie ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 21001 und EFQM und führen den Normabgleich je Norm. Dazu kommen Umweltaspekte (ISO 14001), die Gefährdungsbeurteilung (ISO 45001) und die Anwendbarkeitserklärung (ISO 27001) mit Excel-Export.

Die Mehrnormen-Matrix zeigt die Abdeckung nebeneinander; Nachweise übernehmen Sie auf gleich nummerierte Kapitel einer anderen Norm. Eine Zertifizierung ersetzt das nicht: Sie erfolgt durch eine Zertifizierungsstelle.

Ja. Sie aktivieren Pakete für Pflege und Spitex, Lebensmittel, Labor, soziale Institutionen, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Automobilzulieferer und GxP. Es entstehen Musterprozesse, Dokumententwürfe, Anforderungen fürs Register und Kriterien zur Selbstbeurteilung in eigenen Worten.

Jedes Paket nennt, was noch fachlich zu prüfen ist. Für Lebensmittel erfassen Sie einen HACCP-Plan mit kritischen Kontrollpunkten, Grenzwerten und Überwachung. Die Pakete sind Vorlagen und ersetzen keine Fachberatung.

Sie stellen Fragen zur Norm. Die KI liest dazu Ihre gültigen Dokumente und aktiven Prozesse, nennt die verwendeten mit Fassung als Belege und kennzeichnet allgemeine Orientierung ohne Beleg.

Antworten werden erst nach Freigabe durch eine Fachperson sichtbar, und nur für Personen, die die Belege selbst sehen dürfen. Die Normberatung ist eine Hilfe für Ihre Qualitätsarbeit, keine Zertifizierungsaussage. KI ist in jeder App inklusive; die Bedingungen finden Sie auf der Preisseite.