HR | base: Häufige Fragen

Sie stempeln Kommen, Pause und Gehen im Web, in der App oder am Terminal. Stempelprofile legen je Firma, Standort, Abteilung oder Person fest, welche Kanäle erlaubt sind; fünf fertige Vorlagen liegen bereit. Zeit ordnen Sie einem Projekt oder einer Baustelle zu und prüfen auf Wunsch den Standort per Geofence.

Sollzeit-Modelle bilden auch die Jahresarbeitszeit ab. Hinweise nach Arbeitsgesetz, etwa zu fehlenden Pausen oder zur Ruhezeit, zeigt die App an; eine Rechtsauskunft ersetzt das nicht. Vorgesetzte genehmigen den Monat, HR schliesst ihn ab.

Ja, mit dem Team-Terminal im Browser: Sie stellen ein Tablet im Kioskmodus auf und koppeln es mit einem Code, den HR erzeugt; ein verlorenes Gerät sperrt HR sofort. Mitarbeitende melden sich per NFC-Badge, QR-Badge, Namensliste oder Personalnummer an, in der Regel mit PIN.

Fällt das Netz aus, stempelt das Terminal weiter und sendet die Buchungen später nach; Unklares landet als Klärfall bei HR. Die Terminal-Software ist inklusive, Tablets und Wandhalterungen sind nicht inbegriffen.

Mitarbeitende beantragen Absenzen im Web oder in der App: ganze Tage, halbe Tage oder stundenweise, mit Vertretung und Bemerkung. Vorgesetzte sehen beim Antrag die Restferien, gleichzeitig Abwesende der Abteilung und betroffene Einsätze und bewilligen mit einem Klick.

Das Ferienkonto zeigt Anspruch, Übertrag, bezogene, geplante und restliche Ferien; Restferien werden vollständig übertragen. Empfohlene Überträge und Bezugserinnerungen unterstützen die Planung, ohne Guthaben zu kürzen. Feiertage richten sich nach dem Kanton im Zeitmodell, bewilligte Absenzen werden im Zeitkonto gutgeschrieben. Im Teamkalender sehen Kolleginnen und Kollegen nur «Abwesend».

Ja, mit den eigenen Lohnläufen: Lohnstamm mit Gültigkeit ab Stichtag, Monats- und Stundenlohn mit Ferien- und Feiertagsentschädigung, 13. und 14. Monatslohn, AHV/IV/EO, ALV, UVG, KTG, BVG, Familienzulagen und Quellensteuer. Ein Lohnlauf geht von berechnet über geprüft bis freigegeben durch eine zweite Person.

Sie erhalten Lohnabrechnungen als PDF, den Lohnausweis (Formular 11), eine Zahlungsdatei pain.001 und das Buchungspaket für Finance | base. Meldungen nach ELM 6.0 laden Sie als XML herunter; eine direkte Übermittlung an Behörden gehört derzeit nicht zur Funktion. Die Lohnbuchhaltung ist noch nicht Swissdec-zertifiziert.

Ja. HR | base bietet eine Anbindung an SwissSalary: Sie ordnen Lohnarten, Absenzen und Kostenstellen einmal zu, legen je Feld fest, welches System führt, und übertragen Eintritte, Mutationen, Austritte sowie freigegebene Stunden und Absenzen ohne Doppelerfassung.

Für andere Lohnprogramme und Ihre Treuhand exportieren Sie Stunden, Absenzen und Spesen als CSV oder Excel mit frei wählbaren Spalten, je Buchung oder als Monatssumme. Jede Übertragung steht im Übertragungsprotokoll. Welche Lösung zu Ihnen passt, besprechen wir gern im Gespräch.

Ja. Sie wählen Zwischenzeugnis, Schlusszeugnis oder Arbeitsbestätigung; Name, Eintritt, Austritt, Funktion und Aufgaben sind vorausgefüllt. Textbausteine in Schweizer Zeugnissprache gibt es je Kriterium und Notenstufe, die Noten schlägt die jüngste bestätigte Beurteilung vor.

Ein Zeugnis durchläuft Entwurf, Prüfung und Freigabe; freigeben darf standardmässig nur eine andere Person als die zuletzt ändernde. Exportiert wird als PDF oder Word, auch auf Französisch, Italienisch und Englisch.

Nach Art. 330a OR kann die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer jederzeit ein Zeugnis verlangen. Den Inhalt verantworten Sie.

Sie erfassen und veröffentlichen Stellen mit Vorschau und gestalten die Karriereseite je Firma mit eigenem Branding. Bewerbende senden ihre Unterlagen ohne Login, in Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Die Unterlagen werden lokal gelesen, Mehrfachbewerbungen erkannt.

Bewerbungen laufen als Pipeline durch Ihre Phasen; Ihr Team bewertet, plant Interviews und sendet Mails aus Vorlagen. Absagen gehen standardmässig verzögert hinaus und lassen sich bis dahin stornieren. Abgeschlossene Bewerbungen werden nach Ihrer Frist gelöscht oder anonymisiert, den Talent-Pool gibt es nur mit Einwilligung. Die KI fasst Bewerbungen ohne Ranking zusammen.

Beim Erfassen eines Eintritts oder Austritts entsteht die Checkliste von selbst. Sie starten mit einer Schweizer KMU-Standardvorlage mit rund 90 fertigen Punkten und passen sie im Vorlagen-Editor an; Häkchen wie Bau, Chauffeur oder Quellensteuer blenden passende Punkte ein oder aus. Jeder Punkt hat eine Rolle und eine berechnete Fälligkeit und lässt sich per Mail delegieren.

Vor dem ersten Tag erfasst die neue Person im Preboarding über einen befristeten Link Personalien und Unterlagen und bestätigt den Vertrag. HR prüft und übernimmt alles verschlüsselt in die Personalakte.

Nach Art. 25 des Datenschutzgesetzes (DSG, auch nDSG genannt) kann jede Person Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden; die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos und wird in der Regel innerhalb von 30 Tagen erteilt.

In HR | base laden Sie mit einem Klick alle Personendaten einer Person oder das ganze Dossier als ZIP herunter, sensible Teile nur mit dem passenden Recht; der Abruf wird protokolliert. Für Bewerbungen gilt dasselbe. Löschfristen stellen Sie selbst ein, ein täglicher Lauf löscht Abgelaufenes. Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Rollen und Rechte steuern den Zugriff. Neben Administration, HR, Vorgesetzten und Mitarbeitenden legen Sie eigene Rollen an, etwa «HR-Assistenz». Sensible Felder wie Lohn, AHV-Nummer, Bankverbindung oder Gesundheitsangaben vergeben Sie separat. Vorgesetzte sehen nur ihr Team.

Die Rubrik «Personalführung & Verfahren» mit Gesprächen, Verwarnungen und Kündigungsverfahren ist zusätzlich geschützt: eigenes Recht, verschlüsselter Inhalt, jede Ansicht im Protokoll. Zugriffe und Änderungen werden protokolliert, auch Lesezugriffe, mit IP und Kanal.

HR | base zeigt als Hilfe die Kündigungsfrist nach Dienstjahr, einen frühesten Austrittstermin, das Probezeitende und Sperrfristen nach Art. 336c OR an. Bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber warnt die App vor Sperrfristen; eine automatische Prüfung findet nicht statt.

Verlängerungen nach Art. 335c Abs. 3 und Art. 336c Abs. 3 OR sowie Sperrfristen bei Militär oder Schwangerschaft berechnet HR | base nicht. Gegen die von Ihnen erfassten LMV-Mindestlöhne warnt der Vertragsgenerator. Für Firmen ohne Personalreglement folgen Vertragsgrundlage und Ferien dem OR. Die Berechnungsgrundlagen zeigen die Regeln mit Beispielen; massgebend bleibt der Gesetzestext.