Sales | base: Häufige Fragen

Sie finden Firmen und Personen über Suche und Filter und sehen auf einer Detailseite, wer zu welcher Firma gehört. Pro Kontakt führen Sie mehrere Mail- und Telefonwege mit einer primären Adresse; dieselbe Adresse kann nicht zweimal angelegt werden.

Doppelte Einträge führen Sie zusammen, nachdem Sie je Feld sehen, welcher Wert bleibt, und Sie können die Zusammenführung zurücknehmen. Die Zeitleiste zeigt Notizen, Anrufe, Mails, Deals und erteilte Einwilligungen eines Kontakts an einem Ort.

Neue Interessenten erscheinen im Lead-Eingang mit Punktzahl und Dublettenhinweis. Eine Schrittleiste führt von «Neu» über «In Prüfung» und «Qualifiziert» zu «Umgewandelt»; unpassende Anfragen schliessen Sie mit Begründung ab. Aus einem guten Lead werden mit einem Schritt Kontakt und Verkaufschance.

Ihre Website kann Anfragen über eine signierte Schnittstelle direkt an Sales übergeben; Schlüssel und Adresse stehen in den Einstellungen. Ein fertiges Webformular liefert Sales dafür nicht mit.

Sie starten mit üblichen Verkaufsstufen und bilden danach Ihren eigenen Prozess ab: Pipelines, Stufen, Verlustgründe und Herkünfte richten Sie selbst ein. Das Pipeline-Board zeigt je Stufe Anzahl, Summe und gewichteten Wert, je Währung getrennt. Deals ziehen Sie zwischen den Stufen.

Schliessen Sie einen Deal als verloren ab, ist ein Verlustgrund Pflicht, damit Sie aus jedem verlorenen Deal lernen. Die Abschlusswahrscheinlichkeit passen Sie je Deal an; Pipeline-Wert und Prognose rechnen damit.

Auf Wunsch geben Sie zuerst frei, was intern entsteht, etwa Deal, nächster Schritt, Kunde oder Rechnungsentwurf. Danach geben Sie separat das Senden nach aussen frei. Die Einstellung gilt je Mandant.

Die Freigabe gilt für die exakte Fassung: Ändert sich der Text, braucht es eine neue Freigabe, und ein Doppelversand ist ausgeschlossen. Bearbeiten und Freigeben sind getrennte Rechte, und die Leitung kann auch unterwegs per Einmal-Link freigeben.

Ihr verbundenes Postfach wird zum Sales-Eingang. Anfragen aus dem Posteingang werden als Vorgang mit Antwortentwurf vorbereitet, auf Wunsch auch aus dem Junk-Ordner. Den Entwurf passen Sie an oder lassen ihn per Anweisung von der KI überarbeiten.

Antworten an Kontakte können aus Ihrem eigenen Postfach (Microsoft 365, Gmail, IMAP) hinausgehen und liegen in Ihrem Gesendet-Ordner; die Rückantwort landet trotzdem im Sales-Faden beim Kontakt. Ohne Freigaberecht wird eine Mail zur Freigabe vorgelegt.

Newsletter gehen nur an Adressen mit Einwilligung. Je Adresse und Zweck belegen Sie, worauf ein Kontakt beruht. Jede Mail enthält eine Abmeldung mit einem Klick, und Abmeldungen wirken sofort. Rückläufer, Beschwerden und Abmeldungen sperren die Adresse.

Die Technik unterstützt Sie, ersetzt aber nicht Ihre eigene rechtliche Prüfung.

Nach dem Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb handelt unlauter, wer Massenwerbung ohne direkten Zusammenhang mit einem angeforderten Inhalt fernmeldetechnisch sendet und es dabei unterlässt, vorher die Einwilligung einzuholen, den korrekten Absender anzugeben oder auf eine problemlose und kostenlose Ablehnungsmöglichkeit hinzuweisen (Art. 3 Abs. 1 Bst. o UWG). Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Kontaktdaten beim Verkauf von Waren, Werken oder Leistungen erhalten und dabei auf die Ablehnungsmöglichkeit hingewiesen haben: Diesen Kunden dürfen Sie ohne Einwilligung Werbung für eigene ähnliche Waren, Werke oder Leistungen senden.

Ist nach dem Datenschutzgesetz eine Einwilligung nötig, ist sie nur gültig, wenn sie für eine oder mehrere bestimmte Bearbeitungen nach angemessener Information freiwillig erteilt wird (Art. 6 Abs. 6 DSG). Dies ersetzt keine Rechtsberatung.

Sie bauen den Inhalt aus Bausteinen wie Titel, Text, Bild, Knopf und Trennlinie, setzen persönliche Angaben per Klick ein und sehen daneben die Live-Vorschau. Die Empfänger wählen Sie nach Merkmalen wie Kunde, Ort oder Branche und sehen dabei, wie viele Kontakte es betrifft.

Der Versand erfolgt von Ihrer eigenen Domain; «Jetzt prüfen» kontrolliert deren DNS-Einträge. Hinaus geht nur der freigegebene Stand. Danach sehen Sie Rückläufer und Öffnungen mit Rohwerten, erkannten automatischen Zugriffen und bereinigten Zahlen.

Mit dem Import-Assistenten übernehmen Sie Kontakte aus einer CSV- oder Excel-Liste. Zuerst läuft ein Pflicht-Probelauf: Sie sehen vorab, was passiert, danach folgen Abgleichsbericht und Freigabe. Newsletter-Einwilligungen bleiben erhalten.

Ein bereits ausgeführter Import lässt sich rückgängig machen, solange nichts darauf aufgebaut wurde. Bei grösseren Beständen beraten wir Sie gerne persönlich. Die Datenmigration ist kostenlos; Bedingungen siehe Preisseite.

Sie sehen Verkaufstrichter, Gewinnquote, Verweildauer je Stufe und Verlustgründe, also wo Deals stocken und warum sie verloren gehen. Der Forecast schätzt den erwarteten Umsatz aus der Pipeline; die Prognose nach Abschlussmonat zeigt Spalten je Monat.

Im Dashboard ordnen Sie Kacheln frei an und filtern nach Zeitraum, Person und Pipeline. Die Verkaufsleitung legt Ziele je Person oder Team fest und sieht den Fortschritt. Geld wird immer je Währung getrennt ausgewiesen.

Ja, mit der KMU-base-App. Unterwegs suchen Sie Kontakte, rufen an, erfassen eine Besuchsnotiz und scannen Visitenkarten. Ausserdem sehen Sie die Pipeline nach Phasen mit Summen, ändern die Phase eines Deals, schliessen ihn als gewonnen oder verloren ab und bearbeiten Leads und Verkaufsaufgaben.

Der Verkaufskalender zeigt Termine und Wiedervorlagen der Woche, und bei einem neuen Lead oder einer fälligen Wiedervorlage erhalten Sie eine Push-Mitteilung. Es gelten dieselben Rechte wie im Web.

Kampagnen legen Sie mit Absender, Verteiler, Betreff, Vorschautext und Inhalt an. Wer gestaltet, versendet nicht automatisch: Bearbeiten und Senden sind im Marketing getrennte Rechte, und geplante Starts lassen sich anhalten, fortsetzen oder abbrechen.

Im Social-Planer planen Sie Beiträge und Themen an einem Ort. Eine automatische Veröffentlichung auf den Netzwerken ist heute nicht Teil von Sales. Die Beiträge veröffentlichen Sie selbst.

Nachfassfolgen entstehen aus Vorlagen in festem Takt, den Sie ändern können. Pro Deal ist nur ein Nachfassvorgang offen, und nachgefasst wird an die nutzbare, nicht gesperrte Adresse der Ansprechperson. Im Entwurfsvorrat legen Sie Zielmenge und Vorschaufenster fest; diese Entwürfe brauchen immer Ihre Freigabe.

Vor dem Versand werden Abstand, Anrede, unzulässige Zusagen und Platzhalter geprüft. Gesperrte Kontakte erhalten nie einen Nachfass.

Aus dem Deal erstellen Sie mit einem Klick die Offerte in Finance | base, wandeln sie nach der Annahme in Auftrag oder Rechnung um und sehen den Stand im Deal. Ausgestellt und versendet wird in Finance, nie automatisch.

Im Deal stellen Sie ein Angebot aus mehreren Positionen zusammen, einmalig, monatlich oder jährlich. Aus dem Auftrag entstehen in Finance eine Rechnung für Einmaliges und je Takt eine Serie als Entwurf, genau einmal. Auf Wunsch folgen Deals den Finance-Belegen. Hinweise zum Aufbau einer Offerte finden Sie im Ratgeber zur Offerte.