Buchführungspflicht für KMU: Was Sie wissen müssen

Die Buchführungspflicht trifft fast jedes Unternehmen in der Schweiz, aber nicht jedes auf die gleiche Weise. Eine AG muss doppelt buchen und Rechnung legen, ein kleiner Einzelunternehmer darf sich auf Einnahmen, Ausgaben und Vermögen beschränken. Dazu kommen Regeln, wie Bücher geführt werden und wie lange Sie Belege aufbewahren müssen. Dieser Ratgeber erklärt die Buchführungspflicht für KMU anhand des Obligationenrechts (OR) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und zeigt, worauf Sie im Alltag achten.

Wer buchführungspflichtig ist

Die Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung regelt Art. 957 OR. Abs. 1 nennt zwei Gruppen:

Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500'000 Franken erzielt haben,
juristische Personen, also zum Beispiel AG und GmbH.

Nach Abs. 2 müssen lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen: Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, Vereine und Stiftungen, die nicht ins Handelsregister eingetragen sein müssen, sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind. Für sie gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Abs. 3).

Unternehmen	Pflicht nach Art. 957 OR
Übrige juristische Personen (ausser Abs. 2), auch kleine AG und GmbH	Buchführung und Rechnungslegung
Einzelunternehmen, Personengesellschaft ab 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr	Buchführung und Rechnungslegung
Einzelunternehmen, Personengesellschaft unter 500'000 Franken Umsatzerlös	Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage
Nicht eintragungspflichtige Vereine und Stiftungen	Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage

Der Gesetzestext spricht vom «letzten Geschäftsjahr». Wann genau eine Gesellschaft die Schwelle überschreitet, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Treuhand.

Was ordnungsmässige Buchführung verlangt

Die Buchführung bildet nach Art. 957a OR die Grundlage der Rechnungslegung. Sie folgt den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung. Namentlich sind zu beachten:

die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle,
der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge,
die Klarheit,
die Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens,
die Nachprüfbarkeit.

Als Buchungsbeleg gilt jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die nötig ist, um einen Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können. Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung, in einer der Landessprachen oder in Englisch, und sie darf schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt werden.

Hauptbuch, Journal und Hilfsbücher

Welche Bücher zu führen sind, regelt die Geschäftsbücherverordnung. Nach Art. 1 GeBüV braucht, wer buchführungspflichtig ist, ein Hauptbuch und je nach Art und Umfang des Geschäfts auch Hilfsbücher. Das Hauptbuch besteht aus den Konten, also der sachlogischen Gliederung aller verbuchten Geschäftsvorfälle, und dem Journal, der chronologischen Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle. Als Hilfsbücher nennt die Verordnung insbesondere die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistungen.

Unveränderbar und nachvollziehbar: die Integrität der Bücher

Die GeBüV legt fest, wie Bücher geführt und aufbewahrt werden:

Integrität (Art. 3): Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Verordnung verlangt also, dass sich eine Änderung feststellen lässt.
Dokumentation (Art. 4): Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und Verfahren sowie die Infrastruktur (Maschinen und Programme) in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Bücher und Belege verstanden werden können. Die Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und gleich lang aufzubewahren wie die Bücher.
Verfügbarkeit (Art. 6): Bücher und Belege müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können. Auf Begehren müssen die Geschäftsbücher auch ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können.
Informationsträger (Art. 9): Unveränderbare Träger wie Papier sind zulässig. Veränderbare Träger, etwa Festplatten, sind es nur, wenn Verfahren die Integrität gewährleisten (genannt wird das Beispiel digitale Signaturverfahren), der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist (Beispiel: Zeitstempel), die weiteren Vorschriften eingehalten werden und die Abläufe dokumentiert sind, samt Protokollen und Log-Dateien.
Prüfung und Migration (Art. 10): Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen; bei einer Datenmigration müssen Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben, und die Übertragung ist zu protokollieren.

Geschäftsbericht und Fristen

Wer Rechnung legen muss, erstellt einen Geschäftsbericht (Art. 958 Abs. 2 OR). Er enthält die Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Einzelunternehmen und Personengesellschaften ohne Pflicht zur Rechnungslegung nach den Vorschriften für grössere Unternehmen können auf den Anhang verzichten. Zusätzliche Angaben nach den Mindestgliederungsvorschriften gehören dann direkt in Bilanz oder Erfolgsrechnung (Art. 959c Abs. 3 OR). Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorgelegt werden. Ihn unterzeichnen der Vorsitzende des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans und die für die Rechnungslegung zuständige Person (Abs. 3). Vorschriften für grössere Unternehmen und Konzerne bleiben vorbehalten und sind hier nicht Thema.

Eine Erleichterung für kleine Betriebe steht in Art. 958b Abs. 2 OR: Überschreiten die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge 100'000 Franken nicht, kann auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet und stattdessen auf Ausgaben und Einnahmen abgestellt werden.

Aufbewahrung: zehn Jahre und Ausnahmen

Art. 958f Abs. 1 OR schreibt vor: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Abs. 2). Bücher und Belege dürfen auch elektronisch aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Abs. 3).

Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss Geschäftsbücher, Belege und Aufzeichnungen nach Art. 70 Abs. 2 MWSTG bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufbewahren; Art. 958f OR bleibt vorbehalten. Für Unterlagen zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen gilt eine Frist von 20 Jahren (Art. 70 Abs. 3). Die absolute Verjährung tritt nach Art. 42 Abs. 6 MWSTG zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein.

Praxisbeispiel: Schreinerei Muster

Die Schreinerei Muster ist ein erfundenes Einzelunternehmen. Ihr Umsatzerlös betrug 2025 CHF 462'000.00 und 2026 CHF 531'000.00. Nach dem Wortlaut von Art. 957 OR ist der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres massgebend. Für 2026 zählt 2025 mit CHF 462'000.00, also weniger als 500'000 Franken: Die Inhaberin fällt unter Abs. 2, führt Buch über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage und muss keinen Geschäftsbericht erstellen. Für 2027 zählt 2026 mit CHF 531'000.00, also mindestens 500'000 Franken. Die Differenz zur Grenze beträgt 531'000 − 500'000 = CHF 31'000.00. Ab 2027 fällt die Schreinerei unter Abs. 1, bucht doppelt und erstellt für das Geschäftsjahr 2027 erstmals Bilanz und Erfolgsrechnung im Geschäftsbericht; ein Anhang ist nur nötig, wenn die Ausnahme nach Art. 959c Abs. 3 OR nicht greift. Er ist nach Art. 958 Abs. 3 innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zu erstellen, also bis zum 30. Juni 2028.

Im Alltag zeigt sich die Regel «nichts verändern»: Im März 2027 bucht die Schreinerei eine Lieferantenrechnung von CHF 2'540.00 versehentlich als CHF 2'450.00 (Zahlendreher). Sie löscht die Buchung nicht, sondern storniert sie mit einer Gegenbuchung von CHF 2'450.00 mit Verweis auf das Original und erfasst die Rechnung neu mit CHF 2'540.00. Die Differenz von CHF 90.00 ist im Journal nachvollziehbar, und das Original bleibt sichtbar.

Das Geschäftsjahr 2027 endet am 31. Dezember 2027. Die Belege dieses Jahres bewahrt die Schreinerei nach Art. 958f OR zehn Jahre auf, also bis Ende 2037.

Checkliste

Rechtsform und Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres geprüft: doppelte oder einfache Buchführung
Hauptbuch (Konten und Journal) geführt, Hilfsbücher je nach Geschäft vorhanden
Zu jeder Buchung ein Beleg
Korrekturen als Gegenbuchung, keine Löschung
Arbeitsanweisungen zu Organisation, Abläufen und Programmen dokumentiert und aktuell
Bücher und Belege jederzeit auffindbar und lesbar
Informationsträger regelmässig geprüft, Datenmigration protokolliert
Geschäftsbericht innert sechs Monaten erstellt, Geschäftsbericht und Revisionsbericht unterzeichnet aufbewahrt
Aufbewahrung: zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, bei MWST-Pflicht Art. 70 MWSTG beachtet

So löst es KMU | base

Finance | base führt das Journal so, dass Änderungen sichtbar bleiben, und trennt Einfach und Doppelt je Gesellschaft. Ob Ihre Buchführung insgesamt ordnungsmässig ist, bleibt Aufgabe der Verantwortlichen im Unternehmen; die Software unterstützt dabei.

1. Einfach oder doppelt wählen. Finance | base bietet je Gesellschaft die einfache Buchhaltung nach OR 957 Abs. 2 an (gedacht für Einzelfirmen, Vereine und Kleinstbetriebe): Einnahmen, Ausgaben und Umbuchungen zwischen Kasse und Bank mit Kategorie und Beleg erfassen, die Gegenbuchung entsteht automatisch im Journal. Ob Sie sie rechtlich verwenden dürfen, entscheidet Art. 957 OR: Er gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie für Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, und für von der Revisionsstelle befreite Stiftungen. Kleine AG und GmbH fallen immer unter Abs. 1. Später wechseln Sie geführt zur doppelten Buchhaltung; alle Buchungen und Belege bleiben unverändert im Journal.

2. Lückenlos nummeriert und verkettet. Jede Buchung erhält je Gesellschaft eine lückenlose Nummer, auch bei gleichzeitigen Buchungen. Jede Buchung ist mit der vorherigen verkettet. Die Journalseite unter Finance › Buchhaltung › Journal zeigt bei jedem Aufruf, ob alle Buchungen unverändert sind, oder nennt die erste veränderte.

3. Korrigieren mit Storno. Sie korrigieren mit einer Gegenbuchung mit Verweis; das Original bleibt sichtbar, ein zugehöriger Eingangsbeleg wird wieder zur Bearbeitung frei.

4. Monate festschreiben. Unter Finance › Buchhaltung › Abschluss schreiben Sie geprüfte Monate fest; das ist nicht umkehrbar, frühere offene Monate desselben Geschäftsjahres werden mitgesperrt. Gesperrte Monate und abgeschlossene Jahre nehmen keine Buchung mehr an; ein Storno dorthin wird auf heute gebucht. Vor dem Jahresabschluss zeigt die Abstimmung unter anderem, wie viele Buchungen keinen Beleg haben.

5. Aufbewahren. In Docu | base wird jede Fassung eines Dokuments ein eigener, unveränderlicher Archiveintrag; Korrekturen entstehen nur als neue Version mit Verweis auf das Original. Jedes Dokument hat eine Aufbewahrungsklasse mit Frist und Rechtsgrundlage, etwa zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres oder 20 Jahre für MWST-Unterlagen zu Immobilien. Die Verfahrensdokumentation nach GeBüV Art. 4 füllen Sie dort selbst aus: Sie legen Fassungen mit Gültigkeitsdatum ab und laden sie als PDF herunter; der Betreiberteil ist beigefügt.

Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Zur Wahl der Buchführungsart hilft der Ratgeber Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung?, zum Aufbau der Konten Kontenplan für KMU. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.

Quellen

Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957 Abs. 1–3, Art. 957a, Art. 958 Abs. 2 und 3, Art. 958b Abs. 2, Art. 959c Abs. 3, Art. 958f Abs. 1–3, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV, SR 221.431), Art. 1, 3, 4, 6, 9 und 10, Stand 1. Januar 2013 (auf Fedlex am 26.10.2026 abrufbare Fassung): fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20), Art. 42 Abs. 6 und Art. 70 Abs. 2 und 3, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.

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