Viele kleine Betriebe starten mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Sie halten fest, was hereinkommt und was hinausgeht, und fertig. Andere führen von Beginn weg eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Welche Form für Sie die richtige ist, bestimmt zuerst das Gesetz: Das Obligationenrecht unterscheidet danach, wer Sie sind und wie viel Umsatz Sie erzielen. Erst danach kommen Ihre eigenen Bedürfnisse ins Spiel, etwa ein Bankkredit, ein Lager oder die Zusammenarbeit mit der Treuhand. Dieser Ratgeber erklärt beide Formen in einfachen Worten, zeigt, was das Gesetz verlangt, und führt Sie durch den Wechsel.
Was das Obligationenrecht verlangt
Die Grundlage ist Art. 957 OR. Er regelt in Absatz 1, wer die volle Buchführung und Rechnungslegung nach den folgenden Artikeln schuldet:
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 erzielt haben,
- juristische Personen, zum Beispiel Aktiengesellschaften und GmbH. Eine AG oder GmbH fällt also unabhängig von ihrer Grösse unter Absatz 1. Für Vereine und Stiftungen gilt dagegen die Ausnahme in Absatz 2, soweit sie dort genannt sind.
Absatz 2 nennt die Ausnahme. Wer nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen muss, sind:
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr,
- Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen (nicht eintragungspflichtige Vereine und Stiftungen),
- Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.
Zwei Punkte sind in der Praxis wichtig. Erstens zählt der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres, nicht der des laufenden. Zweitens ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung keine Erleichterung ohne Regeln: Nach Absatz 3 gelten für diese Unternehmen die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss. Nach Art. 957a OR heisst das unter anderem, dass die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst werden, dass es für jede Buchung einen Beleg gibt, dass die Buchführung klar und nachprüfbar ist und dass sie zur Art und Grösse des Unternehmens passt. Ein Buchungsbeleg ist jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, die zeigt, was der Buchung zugrunde liegt.
Die Aufbewahrung ist für beide Formen gleich geregelt: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f Abs. 1 OR während zehn Jahren aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres.
Für Steuern und Mehrwertsteuer gelten eigene Gesetze. Sie werden hier nicht behandelt. Klären Sie diese Fragen mit Ihrer Treuhand oder der zuständigen Steuerverwaltung.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Das Gesetz verlangt hier zwei Dinge: eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben und eine Übersicht über die Vermögenslage. In der Praxis heisst das:
- Einnahmen und Ausgaben: Sie erfassen jeden Geldeingang und jeden Geldausgang mit Datum, Betrag, Text und Beleg und ordnen ihn einer Kategorie zu, zum Beispiel «Verkauf», «Material» oder «Miete». Der Überschuss ist der Unterschied zwischen beiden Summen; ist er negativ, spricht man von einem Fehlbetrag.
- Vermögenslage: Sie halten fest, was Sie am Stichtag besitzen und schulden: Geld in Kasse und auf der Bank, offene Kundenrechnungen, Maschinen, Vorräte, aber auch Darlehen und offene Lieferantenrechnungen.
Der Vorteil liegt im geringeren Aufwand. Sie müssen keine Bilanz aufstellen, und Sie müssen nicht jedes Konto doppelt führen. Die Grenze: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zeigt, was bezahlt wurde, nicht was verdient oder geschuldet ist. Eine Rechnung, die Sie im Dezember schreiben und deren Zahlung Sie im Januar erhalten, erscheint in der Auswertung erst im Januar. Wer das nicht im Blick behält, überschätzt oder unterschätzt den Erfolg eines Jahres.
Die doppelte Buchhaltung
Bei der doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall zweimal erfasst, einmal im Soll und einmal im Haben. Eine Barzahlung von Material etwa vermindert die Kasse und erhöht den Aufwand. Weil immer beide Seiten gebucht werden, müssen Soll und Haben am Ende aufgehen; das macht Fehler sichtbar.
Das Ergebnis ist die Jahresrechnung. Sie besteht nach Art. 958 Abs. 2 OR aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Die Bilanz zeigt Vermögen und Finanzierung am Stichtag, die Erfolgsrechnung den Erfolg des Jahres. Art. 959a und 959b OR schreiben vor, welche Positionen mindestens einzeln und in welcher Reihenfolge erscheinen. Bei den Aktiven reicht die Mindestgliederung von den flüssigen Mitteln über Forderungen und Vorräte bis zu Sachanlagen und immateriellen Werten, bei den Passiven von den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen bis zum Eigenkapital. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen nach Art. 959c Abs. 3 OR auf den Anhang verzichten, solange sie nicht nach den Vorschriften für grössere Unternehmen Rechnung legen müssen.
Dazu kommt die zeitliche Abgrenzung: Aufwände und Erträge sind nach Art. 958b Abs. 1 OR zeitlich und sachlich voneinander abzugrenzen. Das Gesetz lässt in Absatz 2 eine Erleichterung zu: Überschreiten die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge CHF 100'000 nicht, kann auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet und stattdessen auf Einnahmen und Ausgaben abgestellt werden.
Der Geschäftsbericht ist nach Art. 958 Abs. 3 OR innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zu erstellen und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorzulegen.
Die beiden Formen im Vergleich
| Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | Doppelte Buchhaltung | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 957 Abs. 2 OR | Art. 957 Abs. 1 und Art. 958 ff. OR |
| Wer | Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; Vereine und Stiftungen, die nicht im Handelsregister eintragungspflichtig sind | Juristische Personen (ausgenommen die Vereine und Stiftungen nach Art. 957 Abs. 2 OR); Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatzerlös |
| Ergebnis | Einnahmen, Ausgaben, Überschuss, Vermögen am Stichtag | Bilanz, Erfolgsrechnung, ggf. Anhang |
| Blick | Was bezahlt wurde | Was verdient, geschuldet und besessen wird |
| Aufwand | gering | höher, dafür mit eingebauter Kontrolle |
| Belegnachweis, Aufbewahrung | ja, Art. 957a und 958f OR | ja, Art. 957a und 958f OR |
Wann sich der Wechsel lohnt
Pflicht ist der Wechsel, wenn Sie als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 erzielt haben (die Schwelle gilt also schon beim Erreichen) oder Ihr Betrieb in eine Aktiengesellschaft oder GmbH umgewandelt wird. Beachten Sie, dass Geldeingang und Umsatzerlös auseinanderliegen können: Gerade bei offenen Rechnungen ist im Zweifel die Treuhand zu fragen, was in Ihrem Fall als Umsatzerlös zählt.
Freiwillig kann der Wechsel schon früher sinnvoll sein, zum Beispiel in diesen Fällen:
- Sie brauchen einen Kredit oder suchen Investoren, die eine Bilanz sehen wollen.
- Sie führen ein Lager, haben viele offene Posten oder fakturieren in Etappen.
- Sie möchten wissen, was ein Jahr wirklich gekostet hat, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt.
- Ihre Treuhand erstellt ohnehin einen Abschluss aus doppelten Buchungen.
Umgekehrt gilt: Bleiben Sie unter der Schwelle und haben Sie wenig offene Posten, genügt die einfache Form und spart Zeit.
Praxisbeispiel: Schreinerei Muster
Die Schreinerei Muster ist ein erfundenes Einzelunternehmen mit drei Mitarbeitenden. Ihr Umsatzerlös im Geschäftsjahr 2025 betrug CHF 312'400. Das liegt unter CHF 500'000, deshalb genügt für 2026 nach Art. 957 Abs. 2 OR die Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage.
Die Auswertung für 2026 sieht so aus:
| Einnahmen | CHF |
|---|---|
| Verkauf Möbel | 214'300.00 |
| Reparaturen | 98'500.00 |
| Montagen | 53'000.00 |
| Total Einnahmen | 365'800.00 |
| Ausgaben | CHF |
|---|---|
| Material | 142'700.00 |
| Löhne und Sozialversicherungen | 96'400.00 |
| Raummiete | 28'800.00 |
| Fahrzeug | 11'350.00 |
| Übrige Ausgaben | 19'700.00 |
| Total Ausgaben | 298'950.00 |
Der Überschuss beträgt CHF 365'800.00 minus CHF 298'950.00, also CHF 66'850.00.
Das Vermögen am 31. Dezember 2026:
| Position | CHF |
|---|---|
| Kasse und Bank | 52'430.00 |
| Übriges Vermögen (Zwischensumme) | 55'600.00 |
| davon offene Kundenrechnungen | 21'600.00 |
| davon Maschinen | 34'000.00 |
| Schulden (Zwischensumme) | −32'850.00 |
| davon offene Lieferantenrechnungen | −7'850.00 |
| davon Bankdarlehen | −25'000.00 |
| Vermögen (Kasse und Bank plus übriges Vermögen minus Schulden) | 75'180.00 |
Rechnung: 52'430 plus 55'600 minus 32'850 ergibt 75'180. Die eingerückten «davon»-Zeilen sind nur die Einzelposten der Zwischensummen und zählen nicht doppelt.
Im Frühjahr 2027 plant die Schreinerei den Kauf einer CNC-Fräse mit einem Bankkredit. Die Bank möchte eine Bilanz sehen. Obwohl keine Pflicht besteht, wechselt die Inhaberin deshalb freiwillig zur doppelten Buchhaltung; die bisherigen Buchungen bleiben dabei erhalten.
So gelingt der Wechsel: Checkliste
- Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres mit der Schwelle von CHF 500'000 verglichen
- Rechtsform geprüft (AG und GmbH: immer Absatz 1, also doppelte Buchhaltung; Vereine und Stiftungen: Absatz 2 prüfen)
- Wechseltag festgelegt, am besten auf den Beginn eines Geschäftsjahres
- Offene Rechnungen an Kundinnen und Kunden erfasst
- Offene Rechnungen von Lieferanten erfasst
- Vorräte, Geräte und Darlehen am Wechseltag eingebucht
- Kasse und Bank mit Kassensturz und Kontoauszug abgestimmt
- Kontenplan zur neuen Buchhaltungsart passend (siehe Kontenplan für KMU)
- Belege vollständig und für zehn Jahre aufbewahrt
- Offene Fragen mit der Treuhand besprochen
Welche Pflichten Sie als Unternehmen insgesamt haben, steht im Ratgeber Buchführungspflicht für KMU.
So löst es KMU | base
Finance | base kennt beide Formen. Sie wählen die Buchhaltungsart je Gesellschaft und können sie später ändern.
1. Einfache Buchhaltung einrichten. Beim Einrichten der Buchhaltung einer Gesellschaft wählen Sie die einfache Buchhaltung nach OR 957 Abs. 2. Sie ist für die Fälle von Absatz 2 gedacht, also für Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter CHF 500'000 Umsatzerlös sowie für nicht eintragungspflichtige Vereine und Stiftungen; eine AG oder GmbH fällt immer unter Absatz 1. Beim Einrichten wählen Sie auch eine Kontenplan-Vorlage, etwa für die Einzelfirma, den Verein oder den Kleinstbetrieb.
2. Einnahmen, Ausgaben und Umbuchungen erfassen. Bei einer Gesellschaft mit einfacher Buchhaltung öffnen Sie aus der Finance-Übersicht die Seite Einnahmen und Ausgaben. Dort erfassen Sie Einnahmen, Ausgaben und Umbuchungen zwischen Kasse und Bank mit Kategorie und Beleg. Die Gegenbuchung entsteht automatisch im Journal.
3. Auswertung und Vermögen. Die Seite zeigt die Geldflüsse je Kategorie mit Überschuss oder Fehlbetrag und das Vermögen am Stichtag, aufgeteilt in Kasse und Bank, übriges Vermögen und Schulden. Rechnungen zählen bei der Zahlung; offene Rechnungen erscheinen unter «Übriges Vermögen» bzw. «Schulden». Am Jahresende schliessen Sie das Geschäftsjahr über den Jahresabschluss ab.
4. Geführt zur doppelten Buchhaltung wechseln. Mit der Stufe «Verwalten» finden Sie unten auf derselben Seite den Bereich Buchhaltungsart. Dort wechseln Sie geführt zur doppelten Buchhaltung, bei Bedarf auch wieder zurück. Alle Buchungen und Belege bleiben unverändert im Journal. Die Schritte für offene Rechnungen, Vorräte und Abstimmung stehen im Bereich selbst; danach sehen Sie zusätzlich Bilanz und Erfolgsrechnung.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Die Anleitung zum Modul finden Sie unter Anleitungen Finance. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957 Abs. 1 bis 3, Art. 957a Abs. 2 und 3, Art. 958 Abs. 2 und 3, Art. 958b Abs. 1 und 2, Art. 958f Abs. 1, Art. 959a, Art. 959b und Art. 959c Abs. 3, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.