Beaucoup de petites entreprises commencent par une comptabilité recettes-dépenses : elles notent ce qui entre et ce qui sort, et c’est tout. D’autres tiennent dès le départ une comptabilité en partie double avec bilan et compte de résultat. La forme adaptée dépend d’abord de la loi : le code des obligations distingue selon votre statut et votre chiffre d’affaires. Vos besoins viennent ensuite, par exemple un crédit bancaire, un stock ou la collaboration avec une fiduciaire. Ce guide explique simplement les deux formes, présente les exigences légales et vous accompagne dans le changement.
Ce qu’exige le code des obligations
La base est l’art. 957 du code des obligations (CO, OR). Son al. 1 définit les personnes soumises à la tenue complète d’une comptabilité et à la présentation des comptes selon les articles suivants :
- les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires du dernier exercice atteint au moins CHF 500’000,
- les personnes morales, par exemple les SA et Sàrl. Une SA ou Sàrl relève donc de l’al. 1 indépendamment de sa taille. Pour les associations et fondations, l’exception de l’al. 2 s’applique dans la mesure où elles y sont citées.
L’al. 2 prévoit l’exception. Seules les recettes, dépenses et le patrimoine doivent être comptabilisés par :
- les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires du dernier exercice est inférieur à CHF 500’000,
- les associations et fondations non tenues de s’inscrire au registre du commerce,
- les fondations dispensées de désigner un organe de révision selon l’art. 83b du code civil (CC, ZGB), al. 2.
Deux points comptent en pratique. Premièrement, le chiffre d’affaires du dernier exercice est déterminant, et non celui de l’exercice en cours. Deuxièmement, la comptabilité recettes-dépenses n’est pas une simplification sans règles : selon l’al. 3, les principes de régularité de la comptabilité s’appliquent par analogie. Selon l’art. 957a CO, les transactions doivent notamment être enregistrées intégralement, fidèlement et systématiquement, chaque écriture doit avoir une pièce, la comptabilité doit être claire et vérifiable et adaptée à la nature et à la taille de l’entreprise. Une pièce comptable est tout document écrit sur papier ou sous forme électronique qui montre ce qui fonde l’écriture.
La conservation suit les mêmes règles pour les deux formes : selon l’art. 958f CO, al. 1, les livres et pièces comptables doivent être conservés dix ans dès la fin de l’exercice.
Les impôts et la TVA relèvent de lois distinctes, non traitées ici. Clarifiez ces questions avec votre fiduciaire ou l’administration fiscale compétente.
La comptabilité recettes-dépenses
La loi exige ici deux choses : une vue des recettes et dépenses et une vue du patrimoine. En pratique :
- Recettes et dépenses : vous saisissez chaque entrée et sortie d’argent avec date, montant, texte et pièce et l’attribuez à une catégorie, par exemple « Vente », « Matériel » ou « Loyer ». L’excédent est la différence entre les deux totaux ; s’il est négatif, il s’agit d’un déficit.
- Patrimoine : vous relevez ce que vous possédez et devez à la date de référence : argent en caisse et en banque, factures clients ouvertes, machines, stocks, mais aussi emprunts et factures fournisseurs ouvertes.
L’avantage est le travail réduit. Vous n’avez pas à établir de bilan ni à tenir chaque compte en double. La limite : la comptabilité recettes-dépenses montre ce qui a été payé, pas ce qui a été gagné ou ce qui est dû. Une facture établie en décembre et encaissée en janvier n’apparaît dans l’analyse qu’en janvier. Sans en tenir compte, vous surestimez ou sous-estimez le résultat d’une année.
La comptabilité en partie double
Chaque transaction est enregistrée deux fois, une fois au débit et une fois au crédit. Un achat de matériel payé comptant diminue par exemple la caisse et augmente les charges. Les deux côtés étant toujours comptabilisés, le débit et le crédit doivent s’équilibrer ; cela rend les erreurs visibles.
Il en résulte les comptes annuels. Selon l’art. 958 CO, al. 2, ils se composent du bilan, du compte de résultat et de l’annexe. Le bilan présente le patrimoine et son financement à la date de référence, le compte de résultat le résultat de l’année. Les art. 959a et 959b CO prescrivent les postes à présenter séparément au minimum et dans quel ordre. À l’actif, la structure minimale va des liquidités aux immobilisations corporelles et incorporelles en passant par les créances et stocks ; au passif, des dettes résultant d’achats de biens et de prestations de services aux capitaux propres. Selon l’art. 959c CO, al. 3, les entreprises individuelles et sociétés de personnes peuvent renoncer à l’annexe si elles ne sont pas soumises aux dispositions relatives aux grandes entreprises.
S’y ajoute la délimitation périodique : les charges et produits doivent être délimités dans le temps et rattachés les uns aux autres selon l’art. 958b CO, al. 1. L’al. 2 permet une simplification : si les produits nets des ventes de biens et de prestations de services ou les produits financiers ne dépassent pas CHF 100’000, il est possible de renoncer à la délimitation périodique et de se baser sur les recettes et dépenses.
Selon l’art. 958 CO, al. 3, le rapport de gestion doit être établi et soumis à l’organe compétent pour approbation dans les six mois suivant la fin de l’exercice.
Comparaison des deux formes
| Comptabilité recettes-dépenses | Comptabilité en partie double | |
|---|---|---|
| Base légale | art. 957 CO, al. 2 | art. 957 CO, al. 1 et art. 958 ss CO |
| Qui | Entreprises individuelles et sociétés de personnes sous CHF 500’000 de chiffre d’affaires au dernier exercice ; associations et fondations non tenues de s’inscrire au registre du commerce | Personnes morales (sauf les associations et fondations selon l’art. 957 CO, al. 2) ; entreprises individuelles et sociétés de personnes dès CHF 500’000 de chiffre d’affaires |
| Résultat | Recettes, dépenses, excédent, patrimoine à la date de référence | Bilan, compte de résultat, éventuellement annexe |
| Perspective | Ce qui a été payé | Ce qui est gagné, dû et possédé |
| Travail | faible | plus élevé, avec contrôle intégré |
| Justification par pièces, conservation | oui, art. 957a et 958f CO | oui, art. 957a et 958f CO |
Quand le changement est utile
Le changement est obligatoire si votre entreprise individuelle ou société de personnes a réalisé au moins CHF 500’000 de chiffre d’affaires au dernier exercice (le seuil s’applique donc dès qu’il est atteint), ou si elle est transformée en SA ou Sàrl. Attention : encaissements et chiffre d’affaires peuvent différer. En présence de factures ouvertes notamment, demandez à votre fiduciaire ce qui compte comme chiffre d’affaires dans votre cas.
Un changement volontaire peut être utile plus tôt, par exemple si :
- vous avez besoin d’un crédit ou cherchez des investisseurs souhaitant voir un bilan,
- vous gérez un stock, avez beaucoup de postes ouverts ou facturez par étapes,
- vous souhaitez connaître le coût réel d’une année, indépendamment des paiements,
- votre fiduciaire établit de toute façon une clôture à partir d’écritures doubles.
À l’inverse, si vous restez sous le seuil et avez peu de postes ouverts, la forme simple suffit et fait gagner du temps.
Exemple pratique : Schreinerei Muster
Schreinerei Muster est une entreprise individuelle fictive avec trois collaborateurs. Son chiffre d’affaires de l’exercice 2025 était de CHF 312’400, inférieur à CHF 500’000. Pour 2026, une comptabilité des recettes, dépenses et du patrimoine suffit donc selon l’art. 957 CO, al. 2.
L’analyse pour 2026 est la suivante :
| Recettes | CHF |
|---|---|
| Vente de meubles | 214’300.00 |
| Réparations | 98’500.00 |
| Montages | 53’000.00 |
| Total des recettes | 365’800.00 |
| Dépenses | CHF |
|---|---|
| Matériel | 142’700.00 |
| Salaires et assurances sociales | 96’400.00 |
| Loyer des locaux | 28’800.00 |
| Véhicule | 11’350.00 |
| Autres dépenses | 19’700.00 |
| Total des dépenses | 298’950.00 |
L’excédent est de CHF 365’800.00 moins CHF 298’950.00, soit CHF 66’850.00.
Le patrimoine au 31 décembre 2026 :
| Poste | CHF |
|---|---|
| Caisse et banque | 52’430.00 |
| Autres actifs (sous-total) | 55’600.00 |
| dont factures clients ouvertes | 21’600.00 |
| dont machines | 34’000.00 |
| Dettes (sous-total) | −32’850.00 |
| dont factures fournisseurs ouvertes | −7’850.00 |
| dont emprunt bancaire | −25’000.00 |
| Patrimoine (caisse et banque plus autres actifs moins dettes) | 75’180.00 |
Calcul : 52’430 plus 55’600 moins 32’850 donnent 75’180. Les lignes « dont » en retrait détaillent uniquement les sous-totaux et ne sont pas comptées deux fois.
Au printemps 2027, la menuiserie prévoit l’achat d’une fraiseuse CNC au moyen d’un crédit bancaire. La banque veut voir un bilan. Bien qu’elle n’y soit pas obligée, la propriétaire passe donc volontairement à la comptabilité en partie double ; les écritures existantes sont conservées.
Réussir le changement : checklist
- Chiffre d’affaires du dernier exercice comparé au seuil de CHF 500’000
- Forme juridique vérifiée (SA et Sàrl : toujours al. 1, donc comptabilité double ; associations et fondations : vérifier l’al. 2)
- Date du changement fixée, idéalement au début d’un exercice
- Factures clients ouvertes saisies
- Factures fournisseurs ouvertes saisies
- Stocks, équipements et emprunts comptabilisés à la date du changement
- Caisse et banque rapprochées de l’inventaire de caisse et du relevé bancaire
- Plan comptable adapté au nouveau type de comptabilité (voir Plan comptable pour PME)
- Pièces complètes et conservées dix ans
- Questions ouvertes discutées avec la fiduciaire
Le guide Obligation de tenir une comptabilité pour les PME présente les obligations globales de l’entreprise.
La solution KMU | base
Finance | base connaît les deux formes. Vous choisissez le type de comptabilité par société et pouvez le modifier plus tard.
1. Configurer la comptabilité simple. Lors de la configuration de la comptabilité d’une société, choisissez la comptabilité simple selon l’art. 957 CO, al. 2. Elle est prévue pour les cas de cet alinéa : entreprises individuelles et sociétés de personnes sous CHF 500’000 de chiffre d’affaires, associations et fondations non tenues de s’inscrire ; une SA ou Sàrl relève toujours de l’al. 1. Vous choisissez aussi un modèle de plan comptable, par exemple pour une entreprise individuelle, une association ou une micro-entreprise.
2. Saisir recettes, dépenses et transferts. Pour une société en comptabilité simple, ouvrez la page Recettes et dépenses depuis l’aperçu Finance. Vous y saisissez recettes, dépenses et transferts entre caisse et banque avec catégorie et pièce. La contre-écriture est créée automatiquement dans le journal.
3. Analyse et patrimoine. La page présente les flux financiers par catégorie avec excédent ou déficit et le patrimoine à la date de référence, réparti entre caisse et banque, autre fortune et dettes. Les factures comptent au paiement ; les factures ouvertes figurent sous « Autre fortune » ou « Dettes ». À la fin de l’année, vous clôturez l’exercice via la clôture annuelle.
4. Passer à la comptabilité double de manière guidée. Avec le niveau « Gérer », vous trouvez le domaine Type de comptabilité en bas de la même page. Un parcours guidé vous permet de passer à la comptabilité double, et de revenir en arrière si nécessaire. Toutes les écritures et pièces restent inchangées dans le journal. Les étapes relatives aux factures ouvertes, aux stocks et au rapprochement sont indiquées sur place ; vous voyez ensuite aussi le bilan et le compte de résultat.
Pour essayer vous-même, consultez la démo ou ouvrez un compte de test. Le mode d’emploi du module figure dans les instructions Finance. Pour toute question, utilisez la page Contact.
Sources
- Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 957, al. 1 à 3, art. 957a, al. 2 et 3, art. 958, al. 2 et 3, art. 958b, al. 1 et 2, art. 958f, al. 1, art. 959a, art. 959b et art. 959c, al. 3, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 26.10.2026.
Ce guide ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. État des informations : 26 octobre 2026.