Obligation de tenir une comptabilité : guide PME

L’obligation de tenir une comptabilité concerne presque toutes les entreprises suisses, mais pas de la même manière. Une SA doit tenir une comptabilité en partie double et présenter des comptes ; une petite entreprise individuelle peut se limiter aux recettes, dépenses et patrimoine. S’y ajoutent des règles de tenue des livres et de conservation des pièces. Ce guide explique l’obligation de tenir une comptabilité pour les PME selon le code des obligations (CO, OR) et l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV), et montre les points à surveiller au quotidien.

Qui doit tenir une comptabilité ?

L’art. 957 CO règle l’obligation de tenir une comptabilité et de présenter des comptes. L’al. 1 cite deux groupes :

les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires du dernier exercice atteint au moins 500’000 francs,
les personnes morales, par exemple les SA et Sàrl.

Selon l’al. 2, seules les recettes, les dépenses et le patrimoine doivent être comptabilisés pour les entreprises individuelles et sociétés de personnes réalisant moins de 500’000 francs de chiffre d’affaires au dernier exercice, les associations et fondations non tenues de s’inscrire au registre du commerce, ainsi que les fondations dispensées de désigner un organe de révision. Les principes de régularité de la comptabilité s’appliquent par analogie (al. 3).

Entreprise	Obligation selon l’art. 957 CO
Autres personnes morales (hors al. 2), y compris petites SA et Sàrl	Tenue d’une comptabilité et présentation des comptes
Entreprise individuelle, société de personnes dès 500’000 francs de chiffre d’affaires au dernier exercice	Tenue d’une comptabilité et présentation des comptes
Entreprise individuelle, société de personnes sous 500’000 francs de chiffre d’affaires	Recettes, dépenses et patrimoine
Associations et fondations non soumises à l’inscription	Recettes, dépenses et patrimoine

La loi parle du « dernier exercice ». En cas de doute, clarifiez avec votre fiduciaire le moment exact où la société franchit le seuil.

Les exigences d’une comptabilité régulière

Selon l’art. 957a CO, la comptabilité constitue la base de la présentation des comptes. Elle respecte les principes de régularité, notamment :

l’enregistrement intégral, fidèle et systématique des transactions,
la justification de chaque écriture par une pièce comptable,
la clarté,
l’adaptation à la nature et à la taille de l’entreprise,
la traçabilité des enregistrements comptables.

Est une pièce comptable tout document écrit, sur papier, sous forme électronique ou équivalente, nécessaire à la compréhension d’une transaction. La comptabilité est tenue dans la monnaie nationale ou dans la monnaie la plus importante au regard des activités, dans une langue nationale ou en anglais ; elle peut être tenue par écrit, sous forme électronique ou équivalente.

Grand livre, journal et livres auxiliaires

L’ordonnance sur les livres de comptes définit les livres à tenir. Selon l’art. 1 Olico, toute personne tenue à la comptabilité doit avoir un grand livre et, selon la nature et l’étendue des affaires, des livres auxiliaires. Le grand livre comprend les comptes, soit le classement logique de toutes les transactions comptabilisées, et le journal, soit leur enregistrement chronologique. L’ordonnance cite notamment comme livres auxiliaires la comptabilité des salaires, des débiteurs et des créanciers, ainsi que le suivi continu des stocks de marchandises ou des prestations de services non facturées.

Inaltérabilité et traçabilité : l’intégrité des livres

L’Olico définit la manière de tenir et de conserver les livres :

Intégrité (art. 3) : les livres et pièces comptables doivent être tenus et conservés de façon qu’aucune modification ne puisse intervenir sans être décelable. L’ordonnance exige donc qu’une modification puisse être constatée.
Documentation (art. 4) : selon la nature et l’étendue des affaires, l’organisation, les compétences, les processus et procédures ainsi que l’infrastructure (machines et programmes) doivent être documentés dans des instructions de travail permettant de comprendre les livres et pièces. Ces instructions doivent être actualisées et conservées aussi longtemps que les livres.
Disponibilité (art. 6) : jusqu’à la fin du délai de conservation, une personne autorisée doit pouvoir consulter et vérifier les livres et pièces dans un délai raisonnable. Sur demande, les livres doivent aussi pouvoir être rendus lisibles sans moyens auxiliaires.
Supports d’information (art. 9) : les supports inaltérables comme le papier sont admis. Les supports modifiables, comme les disques durs, ne le sont que si des procédés garantissent l’intégrité (l’exemple donné est la signature numérique), si le moment de l’enregistrement est prouvable sans falsification (exemple : horodatage), si les autres prescriptions sont respectées et si les procédures sont documentées avec protocoles et fichiers journaux.
Contrôle et migration (art. 10) : l’intégrité et la lisibilité des supports doivent être contrôlées régulièrement ; lors d’une migration, l’intégralité, l’exactitude et la lisibilité doivent rester garanties, et le transfert doit être consigné.

Rapport de gestion et délais

Les entreprises soumises à la présentation des comptes établissent un rapport de gestion (art. 958 CO, al. 2). Il contient les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe. Les entreprises individuelles et sociétés de personnes non soumises aux règles des grandes entreprises peuvent renoncer à l’annexe. Les indications supplémentaires exigées par les prescriptions de structure minimale figurent alors directement au bilan ou au compte de résultat (art. 959c CO, al. 3). Le rapport doit être établi et soumis à l’organe compétent pour approbation dans les six mois suivant la fin de l’exercice. Il est signé par le président de l’organe supérieur de direction ou d’administration et par la personne responsable de l’établissement des comptes (al. 3). Les prescriptions concernant les grandes entreprises et groupes restent réservées et ne sont pas traitées ici.

L’art. 958b CO, al. 2, prévoit une simplification pour les petites entreprises : si les produits nets des ventes de biens et de prestations de services ou les produits financiers ne dépassent pas 100’000 francs, il est possible de renoncer à la délimitation périodique et de se baser sur les dépenses et recettes.

Conservation : dix ans et exceptions

L’art. 958f CO, al. 1, impose de conserver dix ans les livres et pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision. Le délai court dès la fin de l’exercice. Les rapports de gestion et de révision doivent être conservés par écrit et signés (al. 2). Les livres et pièces peuvent aussi être conservés électroniquement si la correspondance avec les transactions est garantie et s’ils peuvent être rendus lisibles en tout temps (al. 3).

Les assujettis doivent conserver les livres, pièces et relevés jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale selon l’art. 70 de la loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG), al. 2 ; l’art. 958f CO reste réservé. Les documents nécessaires au calcul du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable et des prestations à soi-même pour les biens immobiliers doivent être conservés 20 ans (art. 70, al. 3). La prescription absolue intervient dix ans après la fin de la période fiscale selon l’art. 42 LTVA, al. 6.

Exemple pratique : Schreinerei Muster

Schreinerei Muster est une entreprise individuelle fictive. Son chiffre d’affaires était de CHF 462’000.00 en 2025 et de CHF 531’000.00 en 2026. Selon le texte de l’art. 957 CO, le chiffre d’affaires du dernier exercice est déterminant. Pour 2026, celui de 2025 compte : CHF 462’000.00, soit moins de 500’000 francs. La propriétaire relève donc de l’al. 2, tient les recettes, dépenses et patrimoine et n’a pas à établir de rapport de gestion. Pour 2027, le chiffre de 2026 compte : CHF 531’000.00, soit au moins 500’000 francs. L’écart au seuil est de 531’000 − 500’000 = CHF 31’000.00. Dès 2027, la menuiserie relève de l’al. 1, tient une comptabilité en partie double et établit pour la première fois, pour l’exercice 2027, un bilan et un compte de résultat dans le rapport de gestion ; une annexe n’est nécessaire que si l’exception de l’art. 959c CO, al. 3 ne s’applique pas. Selon l’art. 958, al. 3, ce rapport doit être établi dans les six mois suivant la fin de l’exercice, soit jusqu’au 30 juin 2028.

La règle « ne rien modifier » se concrétise au quotidien : en mars 2027, la menuiserie comptabilise par erreur une facture fournisseur de CHF 2’540.00 à CHF 2’450.00 (inversion de chiffres). Elle ne supprime pas l’écriture, mais l’extourne par une contre-écriture de CHF 2’450.00 avec renvoi à l’original, puis saisit la facture à CHF 2’540.00. La différence de CHF 90.00 est traçable dans le journal et l’original reste visible.

L’exercice 2027 se termine le 31 décembre 2027. La menuiserie conserve les pièces de cette année pendant dix ans selon l’art. 958f CO, soit jusqu’à fin 2037.

Checklist

Forme juridique et chiffre d’affaires du dernier exercice vérifiés : comptabilité double ou simple
Grand livre (comptes et journal) tenu, livres auxiliaires disponibles selon l’activité
Une pièce pour chaque écriture
Corrections par contre-écriture, aucune suppression
Instructions de travail sur l’organisation, les processus et les programmes documentées et à jour
Livres et pièces retrouvables et lisibles en tout temps
Supports contrôlés régulièrement, migrations consignées
Rapport de gestion établi dans les six mois, rapports de gestion et de révision conservés signés
Conservation : dix ans dès la fin de l’exercice ; art. 70 LTVA respecté en cas d’assujettissement

La solution KMU | base

Finance | base tient le journal de manière à rendre les modifications visibles et distingue comptabilité simple et double par société. La régularité globale de la comptabilité reste la responsabilité des personnes compétentes de l’entreprise ; le logiciel les soutient.

1. Choisir simple ou double. Finance | base propose par société la comptabilité simple selon l’art. 957 CO, al. 2 (prévue pour les entreprises individuelles, associations et très petites entreprises) : saisie des recettes, dépenses et transferts entre caisse et banque avec catégorie et pièce, création automatique de la contre-écriture dans le journal. L’art. 957 CO détermine si vous pouvez l’utiliser : il vise les entreprises individuelles et sociétés de personnes réalisant moins de 500’000 francs de chiffre d’affaires au dernier exercice, les associations et fondations non tenues de s’inscrire au registre du commerce, ainsi que les fondations dispensées d’organe de révision. Les petites SA et Sàrl relèvent toujours de l’al. 1. Plus tard, un parcours guidé permet de passer à la comptabilité double ; toutes les écritures et pièces restent inchangées dans le journal.

2. Numérotation continue et chaînage. Chaque écriture reçoit un numéro sans lacune par société, même lors de saisies simultanées. Chaque écriture est chaînée à la précédente. À chaque consultation, la page Finance › Comptabilité › Journal indique si toutes les écritures sont inchangées ou désigne la première modifiée.

3. Corriger par extourne. Vous corrigez par une contre-écriture avec référence ; l’original reste visible et une éventuelle pièce reçue associée est à nouveau disponible pour traitement.

4. Verrouiller les mois. Sous Finance › Comptabilité › Clôture, vous verrouillez les mois vérifiés ; cette action est irréversible et verrouille aussi les mois antérieurs encore ouverts du même exercice. Les mois verrouillés et années clôturées n’acceptent plus d’écriture ; une extourne les concernant est comptabilisée à la date du jour. Avant la clôture annuelle, le rapprochement indique notamment combien d’écritures n’ont pas de pièce.

5. Conserver. Dans Docu | base, chaque version d’un document devient une entrée d’archive distincte et immuable ; les corrections prennent uniquement la forme d’une nouvelle version renvoyant à l’original. Chaque document possède une classe de conservation avec délai et base légale, par exemple dix ans dès la fin de l’exercice ou 20 ans pour les documents TVA immobiliers. Vous complétez vous-même la documentation des procédures selon l’art. 4 Olico : vous y archivez les versions avec date de validité et les téléchargez en PDF ; la partie de l’exploitant est jointe.

Pour essayer vous-même, consultez la démo ou ouvrez un compte de test. Le guide Comptabilité recettes-dépenses ou en partie double ? aide au choix du type de comptabilité ; Plan comptable pour PME présente la structure des comptes. Pour toute question, utilisez la page Contact.

Sources

Code des obligations (CO, OR, RS 220), art. 957, al. 1–3, art. 957a, art. 958, al. 2 et 3, art. 958b, al. 2, art. 959c, al. 3, art. 958f, al. 1–3, état au 1er octobre 2026 : fedlex.admin.ch, consulté le 26.10.2026.
Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, GeBüV, RS 221.431), art. 1, 3, 4, 6, 9 et 10, état au 1er janvier 2013 (version disponible sur Fedlex le 26.10.2026) : fedlex.admin.ch, consulté le 26.10.2026.
Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA, MWSTG, RS 641.20), art. 42, al. 6 et art. 70, al. 2 et 3, état au 1er janvier 2025 : fedlex.admin.ch, consulté le 26.10.2026.

Ce guide ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. État des informations : 26 octobre 2026.

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