L’obbligo contabile riguarda quasi tutte le imprese in Svizzera, ma non tutte allo stesso modo. Una SA deve tenere una contabilità doppia e presentare i conti, mentre una piccola ditta individuale può limitarsi a entrate, uscite e patrimonio. Si aggiungono le regole sulla tenuta dei libri e sulla durata di conservazione dei giustificativi. Questa guida spiega l’obbligo contabile per le PMI sulla base del Codice delle obbligazioni (CO; OR) e dell’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc; GeBüV) e mostra a cosa prestare attenzione nella pratica quotidiana.
Chi è soggetto all’obbligo contabile
L’art. 957 CO disciplina l’obbligo di tenere la contabilità e presentare i conti. Il cpv. 1 menziona due gruppi:
- imprese individuali e società di persone che nell’ultimo esercizio hanno realizzato ricavi da vendite di almeno 500’000 franchi,
- persone giuridiche, per esempio SA e Sagl.
Secondo il cpv. 2 devono tenere soltanto la contabilità delle entrate e delle uscite e del patrimonio: imprese individuali e società di persone con ricavi da vendite inferiori a 500’000 franchi nell’ultimo esercizio, associazioni e fondazioni non tenute a iscriversi nel registro di commercio e fondazioni esentate dall’obbligo di designare un ufficio di revisione. A esse si applicano per analogia i principi della contabilità regolare (cpv. 3).
| Impresa | Obbligo secondo l’art. 957 CO |
|---|---|
| Altre persone giuridiche (eccetto cpv. 2), anche piccole SA e Sagl | Contabilità e presentazione dei conti |
| Impresa individuale, società di persone da 500’000 franchi di ricavi da vendite nell’ultimo esercizio | Contabilità e presentazione dei conti |
| Impresa individuale, società di persone sotto 500’000 franchi di ricavi da vendite | Entrate, uscite e patrimonio |
| Associazioni e fondazioni non soggette all’obbligo d’iscrizione | Entrate, uscite e patrimonio |
Il testo di legge parla dell’«ultimo esercizio». Nel dubbio chiarisca con la Sua fiduciaria quando esattamente una società supera la soglia.
Cosa richiede una contabilità regolare
Secondo l’art. 957a CO, la contabilità costituisce la base della presentazione dei conti. Segue i principi della contabilità regolare. In particolare occorre rispettare:
- la rilevazione completa, fedele e sistematica delle operazioni,
- la giustificazione delle singole registrazioni mediante documenti contabili,
- la chiarezza,
- l’adeguatezza alla natura e alle dimensioni dell’impresa,
- la verificabilità.
È considerato documento contabile ogni registrazione scritta su carta o in forma elettronica o analoga necessaria per verificare un’operazione. La contabilità è tenuta nella moneta nazionale o nella moneta più importante per l’attività dell’impresa, in una lingua nazionale o in inglese, e può essere tenuta per scritto, su supporto elettronico o in forma analoga.
Libro principale, giornale e libri ausiliari
L’ordinanza sui libri di commercio stabilisce quali libri tenere. Secondo il suo art. 1, chi è soggetto all’obbligo contabile deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari. Il libro principale consta dei conti, cioè della suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate, e del giornale, ossia della rilevazione cronologica di tutte le operazioni contabilizzate. L’ordinanza menziona in particolare, come libri ausiliari, la contabilità dei salari, dei debitori e dei creditori, nonché l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate.
Inalterabilità e verificabilità: l’integrità dei libri
L’ordinanza sui libri di commercio stabilisce come tenere e conservare i libri:
- Integrità (art. 3): libri di commercio e documenti contabili devono essere tenuti e conservati in modo che non possano essere modificati senza che ciò sia constatabile. L’ordinanza richiede quindi che una modifica sia rilevabile.
- Documentazione (art. 4): secondo la natura e l’estensione dell’azienda, organizzazione, competenze, modi di lavoro, procedure e infrastruttura (macchinari e programmi) devono essere documentati in istruzioni di lavoro in modo da permettere di comprendere libri e documenti. Le istruzioni devono essere aggiornate e conservate per lo stesso periodo dei libri.
- Disponibilità (art. 6): fino alla fine del termine di conservazione, una persona autorizzata deve poter consultare e verificare libri e documenti entro un termine ragionevole. Su richiesta, i libri devono poter essere resi leggibili anche senza strumenti ausiliari.
- Supporti d’informazione (art. 9): sono ammessi supporti non modificabili come la carta. I supporti modificabili, per esempio dischi rigidi, sono ammessi solo se procedure ne garantiscono l’integrità (viene citato l’esempio della firma digitale), il momento della memorizzazione è dimostrabile senza possibilità di falsificazione (esempio: marca temporale), le altre prescrizioni sono rispettate e le procedure sono documentate, inclusi protocolli e file di log.
- Verifica e migrazione (art. 10): i supporti devono essere verificati regolarmente per integrità e leggibilità; durante una migrazione dei dati devono restare garantite completezza, correttezza e leggibilità e il trasferimento deve essere verbalizzato.
Relazione sulla gestione e termini
Chi deve presentare i conti allestisce una relazione sulla gestione (art. 958 CO, cpv. 2). Contiene il conto annuale: bilancio, conto economico e allegato. Imprese individuali e società di persone non soggette alle disposizioni per grandi imprese possono rinunciare all’allegato. Le indicazioni supplementari richieste dalle norme sull’articolazione minima figurano allora direttamente nel bilancio o nel conto economico (art. 959c CO, cpv. 3). La relazione sulla gestione deve essere allestita e sottoposta per approvazione all’organo competente entro sei mesi dalla fine dell’esercizio. La firmano il presidente dell’organo superiore di direzione o amministrazione e la persona responsabile della presentazione dei conti (cpv. 3). Restano salve le disposizioni per imprese più grandi e gruppi, che non sono trattate qui.
L’art. 958b CO, cpv. 2, prevede una facilitazione per le piccole imprese: se i ricavi netti da forniture e prestazioni o i ricavi finanziari non superano 100’000 franchi, è possibile rinunciare alla delimitazione temporale e basarsi invece sulle uscite e sulle entrate.
Conservazione: dieci anni ed eccezioni
L’art. 958f CO, cpv. 1, prescrive di conservare libri di commercio, documenti contabili, relazione sulla gestione e relazione di revisione per dieci anni. Il termine decorre dalla fine dell’esercizio. La relazione sulla gestione e quella di revisione devono essere conservate per scritto e firmate (cpv. 2). Libri e documenti possono essere conservati anche elettronicamente, purché sia garantita la corrispondenza con le operazioni e possano essere resi leggibili in qualsiasi momento (cpv. 3).
Chi è assoggettato all’IVA deve conservare libri di commercio, giustificativi e registrazioni secondo l’art. 70 della legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG), cpv. 2, fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale; resta salvo l’art. 958f CO. Per i documenti relativi al calcolo dello sgravio fiscale successivo e del consumo proprio di beni immobili vale un termine di 20 anni (art. 70 cpv. 3). Secondo l’art. 42 LIVA, cpv. 6, la prescrizione assoluta interviene dieci anni dopo la fine del periodo fiscale.
Esempio pratico: Schreinerei Muster
Schreinerei Muster è un’impresa individuale fittizia. I suoi ricavi da vendite ammontavano a CHF 462’000.00 nel 2025 e a CHF 531’000.00 nel 2026. Secondo il tenore dell’art. 957 CO sono determinanti i ricavi dell’ultimo esercizio. Per il 2026 conta il 2025 con CHF 462’000.00, quindi meno di 500’000 franchi: la titolare rientra nel cpv. 2, tiene la contabilità delle entrate, delle uscite e del patrimonio e non deve allestire una relazione sulla gestione. Per il 2027 conta il 2026 con CHF 531’000.00, quindi almeno 500’000 franchi. La differenza rispetto alla soglia è 531’000 − 500’000 = CHF 31’000.00. Dal 2027 la falegnameria rientra nel cpv. 1, tiene una contabilità doppia e allestisce per la prima volta per l’esercizio 2027 bilancio e conto economico nella relazione sulla gestione; l’allegato è necessario solo se non si applica l’eccezione dell’art. 959c CO, cpv. 3. Secondo l’art. 958 cpv. 3 questa va allestita entro sei mesi dalla fine dell’esercizio, quindi entro il 30 giugno 2028.
Nella pratica si manifesta la regola «non modificare nulla»: a marzo 2027 la falegnameria registra per errore una fattura fornitore di CHF 2’540.00 come CHF 2’450.00 (inversione di cifre). Non elimina la registrazione, ma la storna con una contropartita di CHF 2’450.00 con rimando all’originale e registra nuovamente la fattura con CHF 2’540.00. La differenza di CHF 90.00 è verificabile nel giornale e l’originale resta visibile.
L’esercizio 2027 termina il 31 dicembre 2027. Secondo l’art. 958f CO la falegnameria conserva i giustificativi di tale anno per dieci anni, quindi fino alla fine del 2037.
Checklist
- Forma giuridica e ricavi da vendite dell’ultimo esercizio verificati: contabilità doppia o semplice
- Libro principale (conti e giornale) tenuto, libri ausiliari presenti secondo l’attività
- Un giustificativo per ogni registrazione
- Correzioni mediante contropartita, nessuna eliminazione
- Istruzioni di lavoro su organizzazione, procedure e programmi documentate e aggiornate
- Libri e documenti sempre reperibili e leggibili
- Supporti d’informazione verificati regolarmente, migrazione dei dati verbalizzata
- Relazione sulla gestione allestita entro sei mesi; relazione sulla gestione e relazione di revisione conservate firmate
- Conservazione: dieci anni dalla fine dell’esercizio, art. 70 LIVA rispettato in caso di assoggettamento IVA
La soluzione KMU | base
Finance | base tiene il giornale in modo che le modifiche restino visibili e distingue contabilità semplice e doppia per società. La regolarità complessiva della contabilità resta compito dei responsabili dell’impresa; il software li supporta.
1. Scegliere semplice o doppia. Finance | base offre per ogni società la contabilità semplice secondo l’art. 957 CO, cpv. 2 (pensata per ditte individuali, associazioni e microimprese): registra entrate, uscite e trasferimenti tra cassa e banca con categoria e giustificativo; la contropartita viene creata automaticamente nel giornale. La possibilità giuridica di utilizzarla dipende dall’art. 957 CO: vale per imprese individuali e società di persone con ricavi da vendite inferiori a 500’000 franchi nell’ultimo esercizio, per associazioni e fondazioni non tenute a iscriversi nel registro di commercio e per fondazioni esentate dall’ufficio di revisione. Piccole SA e Sagl rientrano sempre nel cpv. 1. Successivamente può passare con una procedura guidata alla contabilità doppia; tutte le registrazioni e i giustificativi restano invariati nel giornale.
2. Numerazione e concatenamento senza lacune. Ogni registrazione riceve un numero senza lacune per società, anche in caso di registrazioni simultanee. Ogni registrazione è concatenata alla precedente. La pagina del giornale in Finance › Contabilità › Giornale mostra a ogni apertura se tutte le registrazioni sono invariate oppure indica la prima modificata.
3. Correggere con storno. Corregge mediante una contropartita con rimando; l’originale resta visibile e l’eventuale giustificativo in entrata associato torna modificabile.
4. Rendere definitivi i mesi. In Finance › Contabilità › Chiusura rende definitivi i mesi verificati; l’operazione è irreversibile e blocca anche i mesi precedenti ancora aperti dello stesso esercizio. Mesi bloccati e anni chiusi non accettano più registrazioni; uno storno destinato a tali periodi viene contabilizzato alla data odierna. Prima della chiusura annuale, la riconciliazione mostra fra l’altro quante registrazioni sono prive di giustificativo.
5. Conservare. In Docu | base ogni versione di un documento diventa una voce d’archivio autonoma e inalterabile; le correzioni vengono create solo come nuove versioni con rimando all’originale. Ogni documento ha una classe di conservazione con termine e base legale, per esempio dieci anni dalla fine dell’esercizio o 20 anni per documenti IVA relativi a immobili. Compila personalmente la documentazione delle procedure secondo l’art. 4 dell’ordinanza sui libri di commercio: deposita versioni con data di validità e le scarica in PDF; la parte del gestore è allegata.
Se desidera provare personalmente, visiti la demo o apra un conto di prova. La guida Contabilità delle entrate e delle uscite o contabilità doppia? aiuta a scegliere il tipo di contabilità, Piano dei conti per PMI a strutturare i conti. Per domande può usare la pagina Contatti.
Fonti
- Codice delle obbligazioni (CO; OR, RS 220), art. 957 cpv. 1–3, art. 957a, art. 958 cpv. 2 e 3, art. 958b cpv. 2, art. 959c cpv. 3, art. 958f cpv. 1–3, stato 1° ottobre 2026: fedlex.admin.ch, consultato il 26.10.2026.
- Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (ordinanza sui libri di commercio; Olc; GeBüV, RS 221.431), art. 1, 3, 4, 6, 9 e 10, stato 1° gennaio 2013 (versione disponibile su Fedlex il 26.10.2026): fedlex.admin.ch, consultato il 26.10.2026.
- Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (LIVA; MWSTG, RS 641.20), art. 42 cpv. 6 e art. 70 cpv. 2 e 3, stato 1° gennaio 2025: fedlex.admin.ch, consultato il 26.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato delle informazioni: 26 ottobre 2026.