La pratique des PME suisses
Entrée et sortie
Instructions pour « Entrée et sortie » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Entrée et sortie
Entrée retirée
HR | base
Les entrées retirées sont exclues de la paie ; les paies préparées doivent être recalculées et approuvées.
Étape par étape
- Retire l’entrée prévue dans le dossier personnel. Recalcule les paies préparées concernées.
Prioriser les tâches d’entrée et de sortie
HR | base
Les tâches échues et sans délai apparaissent en premier. Les tâches futures et terminées sont repliées. Sans départ enregistré, aucune étape de sortie ne figure dans le parcours d’entrée.
Étape par étape
- Ouvrez la page indiquée ci-dessus.
- Les tâches échues et sans délai apparaissent en premier.
Vérifier le contact avant de créer la personne
HR | base
Un contact manquant pour l’accès choisi est signalé avant la création de la personne. Complétez le contact ou configurez l’accès plus tard.
Étape par étape
- Ouvrez la page indiquée ci-dessus.
- Un contact manquant pour l’accès choisi est signalé avant la création de la personne.
Recalculer explicitement la date de départ
HR | base
Modifier la réception du congé conserve la date de départ. Une nouvelle proposition calculée doit être reprise explicitement.
Étape par étape
- Ouvrez la page indiquée ci-dessus.
- Modifier la réception du congé conserve la date de départ.
Afficher clairement un départ avant l’entrée
HR | base
Une réception de résiliation avant l’entrée affiche «Avant l’entrée en fonction» au lieu d’une année de service zéro. Le calcul du délai reste inchangé.
Étape par étape
- Une réception de résiliation avant l’entrée affiche «Avant l’entrée en fonction» au lieu d’une année de service zéro. Le calcul du délai reste inchangé.
Nommer clairement la préparation d’entrée
HR | base
La préparation et les contrôles contractuels utilisent des termes développés. Les précisions juridiques supplémentaires du départ sont repliables ; les avertissements concrets restent visibles.
Étape par étape
- Ouvrez la page indiquée ci-dessus.
- La préparation et les contrôles contractuels utilisent des termes développés.
Confirmer les anciennes tâches d’entrée
HR | base
Filtrez les tâches par date d’entrée limite. Sélectionnez explicitement les tâches déjà effectuées et confirmez-les après validation. Les échecs restent visibles et sélectionnés.
Étape par étape
- Filtrez les tâches par date d’entrée limite. Sélectionnez explicitement les tâches déjà effectuées et confirmez-les après validation. Les échecs restent visibles et sélectionnés.
Compléter l’entrée après le recrutement
HR | base
Après le recrutement, ouvrez les données complètes de la personne et les coordonnées séparées. Enregistrer et continuer mène au contrat ou au dossier de la même personne. Les modifications planifiées restent dans l’historique.
Étape par étape
- Après le recrutement, ouvrez les données complètes de la personne et les coordonnées séparées. Enregistrer et continuer mène au contrat ou au dossier de la même personne. Les modifications planifiées restent dans l’historique.
Saisir une nouvelle entrée
HR | base › Personnel › Collaborateurs › « Saisir une nouvelle entrée »
Crée une nouvelle personne avec données personnelles, poste, type d’engagement, taux d’occupation, temps d’essai, délai de congé et responsable hiérarchique. La checklist d’entrée et les délais sont ensuite créés automatiquement ; l’accès et le timbrage peuvent être configurés en même temps. Le prochain numéro de personnel numérique libre du tenant est proposé et modifiable ; les attributions simultanées sont protégées. Avec le droit de gestion du temps, choisissez un modèle dès l’entrée ; pour la CCT du bâtiment, une proposition est faite comme dans l’onglet Accès. Les préparatifs dont le délai est passé portent « à rattraper » et sont fixés à la date d’entrée ou de saisie si celle-ci est ultérieure. Le pointage avant l’entrée ou après le départ est bloqué sur tous les canaux ; la date du pointage compte pour les envois différés.
Étape par étape
- Sous Collaborateurs, cliquer sur « Saisir une nouvelle entrée ».
- Saisir la personne (civilité, prénom, nom, e-mail) et le poste (société, département, fonction, centre de coûts).
- Indiquer l’entrée, le type d’engagement, le taux d’occupation, le temps d’essai, le délai de congé et le responsable hiérarchique ; « Cadre » sélectionne la checklist des cadres.
- Sous « Qu’est-ce qui s’applique ? », cocher les points qui pilotent la checklist.
- Sous « Accès et timbrage », définir l’accès à l’app, l’invitation et les canaux de timbrage.
- Cliquer sur « Saisir l’entrée et créer la checklist » ; le dossier du personnel s’ouvre.
- Pour une entrée future, l’invitation le jour de l’entrée est présélectionnée. Sans choix manuel, la valeur suit la date d’entrée ; votre choix est conservé si la date change.
Reprendre une candidature
HR | base › Personnel › Collaborateurs › « Reprendre une candidature »
Reprend une candidature acceptée dans le dossier personnel sans ressaisir les données : données de base et documents du dossier suivent, et l’accès peut être invité tout de suite ou à la date d’entrée. « Nouvelle entrée » signale aussi une candidature correspondante.
Étape par étape
- Dans la liste « Collaborateurs », cliquer sur « Reprendre une candidature ».
- Choisir « Reprendre » pour la candidature souhaitée.
- Vérifier société, département, fonction, entrée et taux d’occupation.
- Activer ou désactiver « Inviter l’accès » et choisir « immédiatement » ou « à la date d’entrée ».
- Engager ; « Vers le dossier personnel » ouvre ensuite directement la nouvelle personne.
Importer des collaborateurs
HR | base › Personnel › Collaborateurs › Importer des collaborateurs (aussi : Paramètres › Paramètres RH › Reprise des données)
Reprend vos collaborateurs existants depuis une liste au lieu de les saisir un par un. Vous trouvez l’accès directement dans la liste « Collaborateurs » (bouton « Importer des collaborateurs », avec une liste vide « Importer depuis une liste ») et dans l’étape de mise en service « Saisir ou importer des collaborateurs ».
Étape par étape
- Dans la liste « Collaborateurs », cliquer sur « Importer des collaborateurs » ; vous accédez à la reprise des données.
- Sous « Modèles », télécharger le modèle des données de base, le remplir dans Excel et l’enregistrer en CSV.
- Charger le fichier et vérifier l’attribution des colonnes.
- Choisir « Enregistrer l’attribution et contrôler », corriger les erreurs dans le fichier, puis reprendre avec « Importer … lignes ».
- Pour ne saisir qu’une seule personne, choisir plutôt « Saisir une nouvelle entrée ».
Préboarding
HR | base › Personnel › Preboarding
Avant leur entrée, les nouveaux collaborateurs saisissent eux-mêmes, via un lien personnel, leurs données personnelles, numéro AVS, coordonnées bancaires, contact d’urgence et documents ; les RH vérifient les données et les reprennent dans le dossier du personnel. Le contrat de travail peut être joint pour consultation.
Étape par étape
- Ouvrir « Preboarding » dans le menu et, sous « Lancer le préboarding », choisir la personne dont l’entrée est prévue.
- Saisir l’adresse e-mail privée, la validité du lien, les informations sur le premier jour et facultativement le contrat de travail en PDF, puis « Envoyer le lien ».
- Dès que le statut indique « À vérifier », ouvrir l’entrée et vérifier les données et documents.
- Choisir « Vérifié – reprendre dans le dossier du personnel » ou « Renvoyer pour correction » avec une remarque.
- Si le lien a expiré, cliquer sur « Envoyer un nouveau lien » ou « Révoquer » le préboarding.
- Pour partager sans e-mail, choisir «Renouveler et copier le lien» dans un préboarding ouvert et confirmer : le lien précédent devient invalide. Le nouveau lien est valable 14 jours. Si la copie est refusée, copier manuellement le lien sélectionné dans le champ affiché une seule fois ; il disparaît à la fermeture.
Modèles entrée et départ
HR | base › Personnel › Modèles entrée et départ
Gère les modèles de checklist pour les entrées et les départs (standard et cadres) avec sections, points, sous-points, conditions, responsabilités et échéances relatives à l’entrée, au départ ou à la résiliation. Vous définissez aussi quelle personne reçoit par rôle les nouveaux points de checklist.
Étape par étape
- Ouvrir « Modèles entrée et départ » dans le menu.
- Sous « Responsables par rôle », choisir une personne par rôle et cliquer sur « Enregistrer les responsables ».
- Dans le modèle, adapter un point avec « Modifier » ou en ajouter un avec « Ajouter un point » : rôle, décalage en jours et, sous « Uniquement si », une condition de la liste (ou « Toujours »).
- Saisir les sous-points ligne par ligne avec « Ajouter une ligne » (titre, note, ordre) et ajouter les destinataires sous « Informer (standard) » ou « Informer (cadres) », comme rôle ou adresse e-mail unique, avec « Ajouter un destinataire ».
- Cliquer sur « Enregistrer le modèle ».
- Au besoin, télécharger le « Modèle vierge en PDF ».
Saisir une résiliation et un départ
HR | base › Personnel › Collaborateurs › personne › « Saisir le départ »
Saisit la date de réception de la résiliation, le motif de départ, la date de départ et le dernier jour de travail, et crée la checklist de départ. La page calcule à l’avance le délai de congé et la date de départ la plus proche selon le CO (temps d’essai, années de service) ou le contrat/la CCT et rappelle la période de protection. Après le temps d’essai, le licenciement affiche tous les motifs de protection demandés. Les absences approuvées pour maladie, accident et service militaire fournissent des périodes possibles et des suspensions avec un prochain terme possible. Vous vérifiez les circonstances ; la date ne change pas automatiquement.
Étape par étape
- Dans le dossier du personnel, cliquer sur « Saisir le départ ».
- Saisir « Résiliation reçue le » et le « Motif de départ ».
- Vérifier la « Date de départ » proposée et indiquer au besoin le « Dernier jour de travail ».
- Cliquer sur « Saisir le départ et créer la checklist ».
- La date de départ reste inchangée si la réception du congé est modifiée ou vidée. Un bouton permet de reprendre une nouvelle date calculée. Avant l’entrée, aucune « 0e année » n’est affichée. Les tâches dues et sans date figurent sous « À faire maintenant » ; les autres sont repliées. Les tâches de certificat ouvrent sa préparation. Terminez les travaux externes avant de cocher.
- Dans la liste de départ, les points préparent le nécessaire : « Établir la confirmation de résiliation » ouvre la lettre avec la date de départ et les informations sur les assurances sociales, « Préparer les données pour l’AC » la feuille pour l’attestation de l’employeur, « Restitution » la quittance de restitution, « Bloquer l’accès » l’accès de la personne, « Certificat de salaire et documents » les documents de départ et les tâches de certificat la préparation du certificat. Le PDF généré est classé dans le dossier personnel.
Révoquer un départ et annuler une entrée
HR | base › Personnel › Collaborateurs › Personne › « Révoquer le départ » ou « Saisir le départ »
Annule un départ saisi, par exemple lorsqu’un congé est retiré d’un commun accord, ou annule une entrée prévue qui n’aura pas lieu. Les points ouverts de la checklist concernée deviennent caducs, les points réglés restent visibles ; l’opération figure dans l’historique.
Étape par étape
- Dans le dossier du personnel, choisir « Révoquer le départ » (départ saisi) ou ouvrir « Saisir le départ » (entrée future).
- Indiquer le motif.
- Choisir « Révoquer le départ » ou « Annuler l’entrée » et confirmer.
La prochaine étape commence par une discussion.