La pratique des PME suisses
App des collaborateurs
Instructions pour « App des collaborateurs » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
App des collaborateurs
Accueil et rapports
iOS / Android
Les accès RH sont en haut de l’accueil ; les autres groupes peuvent être dépliés. Un rapport créé depuis un ordre affiche le client associé.
Étape par étape
- Ouvrir l’accueil
- Déplier le groupe
Temps et planning dans l’application
iOS / Android
Android affiche les jours et messages liés au nombre d’écarts mensuels. Sur iOS, Mon planning s’ouvre au jour actuel ; pour un pointage manquant, vérifiez le type et la date/heure avant l’envoi. Un début planifié déjà passé peut être proposé.
Étape par étape
- Ouvrir le mois ou Mon planning
- Vérifier les données
Détails et nouvelle demande d’absence
iOS / Android
Sur iOS, touchez une absence pour ouvrir ses détails. Une demande refusée peut être reprise, modifiée puis envoyée. Les nouvelles demandes apparaissent en haut. Les changements de date sont repris immédiatement. La liste indique la date de dépôt et la personne ayant décidé, si disponibles ; cela ne permet pas d’annuler soi-même une absence approuvée.
Étape par étape
- Toucher l’absence
- En cas de refus : faire une nouvelle demande
- Vérifier et envoyer
Demandes de l’équipe et terminal
iOS / Android
Mon équipe donne accès à la liste centrale via les demandes à décider. Sur le terminal Android, les lettres des noms sont visibles sans défilement séparé ; les consignes kiosque sont réunies dans la configuration.
Étape par étape
- Ouvrir Mon équipe
- Ouvrir les demandes à décider
Accéder à son dossier personnel
HR | base
Mon compte et Mes données proposent un lien direct avec le droit de lecture existant. Les comptes autorisés sans personne associée disposent aussi du parcours de création dans Mes données.
Étape par étape
- Ouvrez la page indiquée ci-dessus.
- Mon compte et Mes données proposent un lien direct avec le droit de lecture existant.
Mes tâches – toutes les applications
Mes tâches – toutes les applications (dans le menu de chaque application)
Affiche vos tâches ouvertes de toutes les applications au même endroit : tâches propres et déléguées, points des checklists d’entrée et de sortie, mesures et lectures obligatoires QMS, tâches Docu, Sales et Finance. Vous filtrez, cochez et créez de nouvelles tâches. Les tâches métier et les points de checklist partagent un compteur total. Les filtres s’appliquent aux deux. Sur la page d’accueil, le total des tâches ouvre votre liste de tâches. Les compteurs de tâches d’une app ouvrent la liste filtrée par app ; les tâches en retard ajoutent le filtre d’échéance. Les autres compteurs ouvrent la liste métier selon vos droits. Le compteur des approbations ouvre directement la liste s’il y a un seul type, ou leur vue d’ensemble sur la page d’accueil s’il y en a plusieurs.
Étape par étape
- Dans n’importe quelle application, ouvrir « Mes tâches – toutes les applications ».
- Restreindre avec les filtres « Toutes les ouvertes », « Échues », « En retard » ou « Déléguées par moi » et par application ; « Réinitialiser tous les filtres » affiche de nouveau tout.
- Ouvrir une tâche ou la cocher avec « Terminée » ; les points de checklist RH sont groupés par échéance.
- En bas, sous « Nouvelle tâche », saisir le titre, la personne ou le rôle responsable et éventuellement l’échéance, puis choisir « Créer la tâche ».
- Déplier les points de checklist RH terminés des 30 derniers jours sous « Points de checklist RH terminés ».
- Dans le menu utilisateur, « Mon compte » et « Mes données » précèdent les informations techniques d’accès. Dans le dossier personnel, la personne précède le filtre de rôle ; un dégradé au bord des onglets indique d’autres rubriques. Pour une attribution, recherchez et choisissez la personne dans le même champ ; seule une sélection confirmée est attribuée.
- Les décisions RH figurent aussi ici selon vos droits : absences, corrections de temps, frais (également avec RH sans Finance), demandes de planning, échanges et remplacements, certificats à approuver et prochaine étape personnelle des évaluations. Ouvrez la page métier pour décider. Les frais ne sont comptés qu’une fois. Les décisions ouvertes sont à traiter ; les règles existantes de retard des absences et corrections restent applicables.
- Une liste filtrée vide indique qu’aucune tâche ne correspond au filtre. Réinitialiser les filtres pour revoir les autres tâches.
Mes documents
HR | base › Communication › Mes documents
Affiche les décomptes de salaire, contrats et autres documents des RH ainsi que vos propres envois comme les certificats médicaux. Vous y voyez aussi les documents que les RH vous demandent et téléversez ceux-ci ou vos propres documents.
Étape par étape
- Ouvrir « Mes documents » dans le menu.
- Cliquer sur un document pour l’ouvrir ; si demandé, cliquer sur « Confirmer la lecture ».
- Pour une demande des RH, téléverser directement le document demandé.
- Sous « Téléverser un document », choisir ce que vous téléversez (p. ex. certificat médical), associer au besoin l’absence, choisir un fichier ou prendre une photo, puis « Téléverser ».
Mes évaluations
HR | base › Personnel › Mes évaluations
Affiche vos propres évaluations (annuelle, temps d’essai, départ) avec échéance et statut. Vous y remplissez l’auto-évaluation, consultez après l’entretien l’évaluation par la hiérarchie, le procès-verbal et les objectifs convenus, et confirmez l’entretien. L’affichage indique les critères ouverts et le dernier enregistrement. Une confirmation est demandée avant de quitter avec des modifications non enregistrées. L’enregistrement d’un brouillon web vérifie et avance la révision. Une autre fenêtre avec une ancienne révision reçoit un message de conflit au lieu d’écraser le travail récent.
Étape par étape
- Ouvrir « Mes évaluations » dans le menu et cliquer sur l’évaluation dans la liste.
- Sous « Auto-évaluation », saisir une note et une justification pour chaque critère.
- Enregistrer même des réponses incomplètes avec « Enregistrer le brouillon ». « Terminer l’évaluation » exige une note et une justification pour chaque critère ; les critères ouverts sont signalés.
- Après l’entretien, lire le procès-verbal et les objectifs sous « Entretien et objectifs ».
- « Confirmer l’entretien » atteste la prise de connaissance.
Communications
HR | base › Communication › Communications
Affiche sous « Pour vous » les communications des RH et de votre responsable hiérarchique, les non lues en gras avec un point, également dans l’app. Dans une communication, vous lisez le texte, ouvrez les pièces jointes, confirmez la lecture, donnez un avis (👍 / 👎) ou indiquez vos disponibilités par jour.
Étape par étape
- Ouvrir « Communications » dans le menu et cliquer sur une communication sous « Pour vous ».
- Ouvrir les pièces jointes en cliquant sur le nom du fichier.
- Si « Confirmation de lecture demandée » s’affiche, cliquer sur « Confirmer la lecture » ; sinon, la communication est considérée comme lue à l’ouverture.
- Pour une demande d’avis, choisir pouce levé ou pouce baissé sous « Votre avis : ».
- Pour une demande de disponibilités, choisir pour chaque jour ✓ (disponible), ◐ (partiellement, avec heure de début et de fin) ou ✕ (non disponible) sous « Vos disponibilités », puis cliquer sur « Envoyer les disponibilités ».
Sondages
HR | base › Communication › Sondages
Liste sous « En attente de votre réponse » les sondages en cours auxquels vous êtes invité et auxquels vous n’avez pas encore répondu, avec le nombre de questions, anonyme ou nominatif et le délai de participation. Vous répondez aux questions (échelle 1–5, choix, choix multiple, texte libre, recommandation 0–10) et les envoyez une seule fois.
Étape par étape
- Ouvrir « Sondages » dans le menu et cliquer sur un sondage sous « En attente de votre réponse ».
- Lire l’indication précisant si le sondage est anonyme ou nominatif.
- Répondre aux questions ; les questions obligatoires sont marquées d’un *, les autres de « (facultatif) ».
- Cliquer sur « Envoyer les réponses ».
Mon planning
HR | base › Temps › Mon planning
Affiche vos services publiés de la semaine choisie, par personnes, par jour ou par lieu d’affectation. Vous confirmez des services, demandez un échange et saisissez des disponibilités ou des souhaits pour la planification.
Étape par étape
- Ouvrir Mon planning et choisir la semaine avec « ← Semaine précédente » ou « Semaine suivante → ».
- Cliquer sur un service pour voir les horaires, la pause, la note, le véhicule et la fonction requise.
- Confirmer le service avec « Confirmer le service ».
- Sous « Demander un échange », saisir un « Motif » et cliquer sur « Enregistrer » ; la planification décide.
- Sous « Saisir une disponibilité ou un souhait », indiquer la période, le type (« Disponible », « Non disponible », « Souhait ») et une note, puis cliquer sur « Enregistrer ».
- Les absences approuvées retirent les collègues de la rubrique «Avec …», sans modifier l’affectation enregistrée. Les jours passés ne proposent plus de confirmation ni de demande d’échange. Le formulaire de disponibilité est ouvert et affiche son résultat sur place. La date de fin ne doit pas précéder la date de début.
- Lorsque vous changez de semaine, les nouveaux formulaires prennent la date de la semaine affichée.
- Sous le planning, «Mon équipe cette semaine» montre qui de votre département travaille quand (interventions publiées uniquement, sans motifs d’absence); chaque intervention indique «Avec …» et le nom des collègues concernés.
La prochaine étape commence par une discussion.