Verkauf & Belege

Ein manueller Gutschriftvorgang verwendet bei wiederholtem Absenden desselben Formulars denselben Schlüssel. Auch parallele Wiederholungen erzeugen nur eine Gutschrift. Eine neue Gutschrift beginnen Sie in einem neu geöffneten Formular. Die Obergrenze berücksichtigt bereits reservierte Entwürfe.

Über Aufträge öffnen Sie Serviceaufträge und Einsätze. Erfassen Sie Kunde, Problem, Adresse, Telefon und Termin, wählen Sie den Monteur und speichern Sie mit «Monteur einteilen und informieren». Der Einsatzdialog zeigt die Auftragsangaben und öffnet den Auftrag. In der Auftragsansicht öffnen Sie Rapporte, übernehmen visierte Rapporte in eine Rechnung und finden die verknüpften Rechnungen wieder.

Vor dem E-Mail-Versand sehen Sie Kunde, Adresse und Total. Ein belegter Versand bleibt mit Zeitpunkt und Empfänger sichtbar.

Sie disponieren Serviceaufträge und erfassen Zeiten, Fahrzeit, Kilometer, Ersatzteile, Pauschalen und Fotos. Unterschrift, Visum und protokollierte Korrekturen führen bis zum Rechnungsentwurf.

Auch Entwürfe zählen zur Summe. Shop-Retouren mit derselben externen ID erzeugen keine zweite Gutschrift.

Im neuen oder bestehenden Rechnungsentwurf lässt sich eine feste Fälligkeit erfassen und ändern.

Der Mahndialog zeigt zur Rechnung Stufe, Gebühr, neue Zahlungsfrist und Empfänger.

Zeigt für die gewählte Gesellschaft die Kennzahlen «Offene Offerten», «Offene Aufträge», «Offene Rechnungen», «Davon überfällig» und «Umsatz laufender Monat» sowie den Abschnitt «Letzte Belege». Von hier aus beginnen Sie neue Belege.

Die Übersicht zeigt alle Status und Herkünfte der Gesellschaft. Kennzahlen bleiben unabhängig von den Filtern und sind je Belegwährung getrennt. Total und offener Betrag stehen in eigenen Spalten.

Keine Zahlungsaufforderung / nicht buchungswirksam.

Erfasst einen neuen Beleg als Entwurf: «Neue Offerte», «Neuer Auftrag», «Neue Rechnung», «Neuer Lieferschein» oder «Neuer Rüstschein». Kunde, Angaben, Texte und Positionen erfassen Sie in einem Formular; die Summen mit MWST werden mitgerechnet.

Zeigt einen Beleg: Entwürfe lassen sich im Editor bearbeiten, ausgestellte Belege mit Positionen, «Zahlungen», «Versandprotokoll», «Kundenportal» und «Verknüpfte Belege». Rechts stehen die «Aktionen» je Belegart und Status.

Senden, PDF, Zahlung erfassen und Mahnen stehen gemeinsam oberhalb der Belegdetails. Senden öffnet Mail, Post, PEPPOL und eBill. Nicht eingerichtete Kanäle und Kanäle ohne erforderliche Kundenadresse sind gesperrt und zeigen einen Hinweis mit Link.

Ohne MWST-Pflicht zeigt der Editor einen Hinweis und den Link zum Status. Die Satzwahl entfällt; Positionen werden ohne MWST gespeichert.

Versand und Versandplanung prüfen den eingefrorenen Zahlungsweg, die Währung und den erforderlichen Steuervermerk. Überweisung mit freien Kontoangaben und PayPal sind ohne IBAN möglich.

Rechnungen, Offerten, Gutschriften und einzelne Mahnungen können einen bearbeitbaren Begleitbrief erhalten. Mail und Post senden ein zusammengeführtes PDF, Word enthält den Brief als separate Datei.

Der Rüstschein-Editor zeigt Kunde, Datum, Titel, Referenz, Verantwortliche und Positionen ohne Preise. Sprache, Währung, Vorlage, Leistungszeitraum und Bedingungen werden ausgeblendet.

Berechnet die Provision je verantwortlicher Person auf den Zahlungseingängen eines Zeitraums – ohne MWST; Verrechnungen mit Gutschriften zählen nicht. Den Satz je Person legen Sie auf derselben Seite fest. Beträge und Summen werden je Belegwährung getrennt ausgewiesen; es erfolgt keine Währungsumrechnung.

Zeigt gesendete und empfangene E-Rechnungen (PEPPOL, eBill) mit Status und Prüfspur, verwaltet die Zugänge zu PEPPOL, eBill und Briefversand und bindet WooCommerce- oder Shopify-Shops an.

Rechnungen der KMU base GmbH an ihre Kunden.

Genehmigte Spesen und gebuchte CHF-Eingangspositionen mit optionalem Aufschlag in einen Kundenrechnungsentwurf übernehmen; offene Auslagen filtern.

Minuten ohne Rundung oder auf 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten aufrunden; optionale Mindestzeit je gruppierter Rechnungsposition.

Wenn Sie alle verbleibenden Mengen zurücknehmen, gleicht die letzte Gutschrift Netto und MWST je Satz exakt gegen die Rechnung und frühere Gutschriften aus. Die ursprüngliche Rundung wird berücksichtigt.

Rabatte lassen sich je Position und je Beleg als Prozentsatz oder fester Betrag erfassen. Die optionale 5-Rappen-Rundung wird separat ausgewiesen.

Artikelpreise werden nach Kunde, Menge und Takt vorgeschlagen und beim Speichern verbindlich aufgelöst. Monat, Quartal und Jahr können eigene Preise haben.

Ermittelt den Nettoumsatz aus fakturierten Belegen abzüglich Gutschriften nach Belegdatum. Gesellschaften und Währungen werden getrennt ausgewertet. Kopf- und Anzahlungsabzüge werden anteilig auf Artikel verteilt.

Fremdwährungsbelege tragen einen Wechselkurs in CHF je Währungseinheit. Beim Ausstellen werden Wechselkurs, Kursdatum, Kursquelle und der auf Rappen gerundete CHF-Gegenwert festgeschrieben.

Je Gesellschaft können fixe EUR- und USD-Kurse als Vorgabe hinterlegt werden. Im Entwurf ist der Kurs überschreibbar; automatisch, fix und manuell zeigen die Herkunft. Beim Ausstellen wird der Kurs eingefroren. Die Buchhaltung rechnet zum Belegkurs in CHF. Tatsächlicher CHF-Eingang oder Bankkurs an der Zahlung erzeugen den Kursgewinn oder Kursverlust auf Konto 6960.

Finance | base führt Sie von der Offerte über die Auftragsbestätigung zur ganzen Rechnung, Teilrechnung, Anzahlungsrechnung oder Schlussrechnung. Ohne Sales-Buchung bleibt diese Kette vollständig nutzbar. Je Gesellschaft können Sie bei Annahme automatisch eine Auftragsbestätigung erstellen und optional direkt ausstellen lassen. Beide Einstellungen sind standardmässig aus.

Je Takt entsteht eine Serie mit diesen Positionen. Einmalige Positionen bleiben im Beleg. Die Serien erstellen Entwürfe ohne automatischen Versand.

Serienpreise aus Artikel- und Kundenpreisen oder per Prozentvorschau ändern; Texte mit Periodenbezug, Gratiszeit und Einmalpositionen erfassen.

Monats-, Quartals- und Jahrestakte werden bei angebrochenem Beginn oder Ende nach den Kalendertagen ihres Takts verrechnet. Volle Takte bleiben voll; Teilzeilen tragen «anteilig» und einen auf Rappen gerundeten Einzelpreis.

Legt wiederkehrende Rechnungen oder Aufträge an, z. B. Abo, Miete oder Wartung. Je Periode entsteht genau ein Beleg, entweder automatisch ausgestellt und versendet oder als Entwurf zur Prüfung.

Wechselt das Paket einer wiederkehrenden Rechnung mit tagesgenauer Differenzvorschau und verknüpfter Nachfolgerechnung. Ein negativer Betrag führt zu einer Gutschrift, ein positiver zu einer Nachbelastung.

Beim Serienwechsel übernimmt die Nachfolgeserie das gesetzte Enddatum sowie Vorlauf, Fälligkeit und verbleibende Zyklen.

Ein neuer Serienwechsel speichert die Differenz auch für bereits vorverrechnete Folgeperioden. Bei einem Fehler bleibt der Nachfolger bis zum Abschluss gestoppt.

Zeigt die Abos der Kunden und verwaltet Pläne, Zahlungslinks und Aktionscodes. Abos lassen sich intern wechseln oder kündigen.

Wiederkehrende Rechnungen direkt im Verkauf oder vom Kunden aus anlegen.