Einkauf, Bank & Zahlungen

Konten und MWST-Sätze bleiben je Position erhalten. Abweichende Positionsbeträge lassen sich ausdrücklich erfassen und müssen dem Rechnungstotal entsprechen.

Liefermengen, Bestellstatus und alle Lagerzugänge werden gemeinsam gespeichert; bei einer Inventursperre bleibt die gesamte Lieferung unverändert.

Verkaufsrechnung und Nebenbuchposten bilden einen Vorschlag. Auch ältere Nebenbuchvorschläge gleichen Verkauf und Hauptbuch gemeinsam aus.

Nach dokumentierter Bankablehnung können ausgewählte unverändert vorbereitete Positionen freigegeben werden. Erfolgreiche Zahlungen bleiben erhalten; zurückgenommene Positionen brauchen neue Freigaben.

Offene Lieferantenguthaben lassen sich mit späteren CHF-Rechnungen desselben Lieferanten ausdrücklich verrechnen. Beide Posten und die Gegenbuchung werden gemeinsam gespeichert; Freigaben bleiben erforderlich.

Eine QMS-Sperre blockiert die verbindliche Bestellung. Nur mit dem Recht «Lieferanten verwalten» in QMS können Sie sie für diese Bestellung mit Begründung übergehen; Person, Bestellung und Grund werden protokolliert.

iOS bietet über der Tastatur Fertig und eine feste Senden-Aktion. Nach manueller Änderung entfällt die Erkannt-Marke. Android kann Konten nach Name oder Nummer filtern; Abgrenzungen zeigen Kontonamen neben den Nummern.

Ohne Beleg gilt die Beleggrenze Ihrer Gesellschaft. Beschreiben Sie die Ausgabe und weshalb kein Beleg vorliegt. Bei Belegpflicht bleibt die Eingabe erhalten; Sie können einen Beleg ergänzen.

Neue Einkaufseinstellungen verwenden CHF 1’000 als Vier-Augen-Grenze. Bestehende Einstellungen bleiben erhalten. Ohne Grenze darf die erfassende Person selbst freigeben.

Nimmt Rechnungen per Mail, Upload oder Scan an, liest QR-Code und Text aus und schlägt Kreditor, Konto, MWST-Code, Kostenstelle, Fälligkeit und Zahlungsreferenz vor – bei mehreren Positionen je Position. «Vorschlag buchen» übernimmt die vorgeschlagenen Werte. Nach Änderungen wechselt die Hauptaktion zu «Geänderte Buchung prüfen und buchen». «Buchen und Regel speichern» bucht zusätzlich mit einer Regel für den gewählten Geltungsbereich. Ohne Automatik bleiben künftige Rechnungen zur Prüfung; Automatik benötigt eine Betragsgrenze.

Konten lassen sich nach Nummer oder Name suchen; zuletzt verwendete Lieferantenkonten stehen oben. MWST-Codes zeigen Bezeichnung und Satz. Erkannte Sätze gehen alten Vorgaben ohne MWST vor. Altregeln verwenden für belegte alte Rechnungsnummern die aktuelle Nummer.

Bestellungen an Lieferanten erfassen und in eine Lieferantenrechnung überführen, wiederkehrende Ausgaben erzeugen und genehmigte Spesen verbuchen.

Kartenabrechnung der Firmenkarte einlesen, Quittungen anhängen und jede Transaktion verbuchen oder als privat markieren.

Spesen mit Beleg erfassen, einreichen und den Stand verfolgen. Vorgesetzte bzw. die Buchhaltung genehmigen; die eigene Abrechnung genehmigt immer eine andere Person.

Offene Lieferantenrechnungen freigeben oder sperren und fällige, freigegebene Rechnungen in einem Zahlungslauf als Zahlungsdatei (pain.001) ausgeben.

Ein Zahlungslauf lässt sich erst mit gültiger Gesellschafts-IBAN anlegen. Der Hinweis führt zur bestehenden Bankkontenpflege.

Freigabeprüfung, Archivverweis, Zahlungsauftrag, Postenstatus und Laufabschluss werden gemeinsam gespeichert. Gleichzeitige Ausführungen und Änderungen am geprüften Stand können keine zweite Zahlungsdatei erzeugen.

Kontoauszüge (camt.053) und Gutschriftsanzeigen (camt.054) einlesen und jede Bewegung mit einem Vorschlag den offenen Rechnungen oder einer Regel zuordnen.

Eine QR-IBAN ist eine besondere IBAN, die Ihre Bank für QR-Rechnungen mit QR-Referenz ausstellt. Sie brauchen sie nur, wenn Sie eine erhalten haben; sonst bleibt das Feld leer. Für die QR-Rechnung genügt Ihre normale Schweizer IBAN; der Zahlteil trägt dann eine RF-Referenz (Creditor Reference), mit der Ihre Zahlungseingänge den Rechnungen zugeordnet werden.

Liest Kontoauszüge (camt.053/054/052) ein und ordnet Zahlungseingänge den Rechnungen zu, verbindet Konten direkt über EBICS oder bLink und übermittelt freigegebene Zahlungsdateien (pain.001).