Une note de frais permet de rembourser l’argent avancé pour une visite client, un repas en déplacement ou du matériel. Le processus réunit justificatifs, décompte, approbation, versement et comptabilisation. Voici les exigences du CO, le règlement, les justificatifs et l’impôt préalable, pour un traitement quotidien efficace.
Qui paie les frais : art. 327a–327c CO
Le droit du travail prévoit :
- Remboursement (art. 327a CO, al. 1) : tous les frais nécessaires à l’exécution du travail, et l’entretien lors d’un travail à l’extérieur, incombent à l’employeur.
- Aucun transfert (al. 3) : un accord mettant les frais nécessaires, même partiellement, à charge du personnel est nul.
- Véhicule (art. 327b CO) : utilisé avec l’accord de l’employeur, frais courants d’exploitation et d’entretien remboursés selon l’usage professionnel. Pour un véhicule personnel : aussi taxes publiques, assurance responsabilité civile et indemnité équitable d’usure.
- Échéance (art. 327c CO, al. 1) : remboursement sur décompte avec le salaire, sauf délai plus court convenu ou usuel.
- Avance (al. 2) : si les frais sont réguliers, avance suffisante à intervalles déterminés, au moins mensuels.
Le mot clé est « nécessaires » : les dépenses sans utilité professionnelle n’ont pas à être remboursées. En revanche, une clause faisant supporter au personnel tout ou partie des frais professionnels nécessaires est sans effet. Le décompte déclenche le remboursement : déposez et traitez-le rapidement.
Frais effectifs ou forfaits
Deux possibilités :
- Effectifs : chaque dépense avec pièce. Le modèle CSI pose le remboursement par événement sur justificatif original comme principe.
- Forfaitaires : accord écrit, contrat-type ou convention collective fixant indemnité journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Elle doit couvrir tous les frais nécessaires (art. 327a CO, al. 2) ; l’employeur doit la différence éventuelle.
Pour la représentation forfaitaire, les directives CSI exigent une correspondance approximative aux frais effectifs. Au-delà de CHF 6’000/an, plafond de 5 % du salaire brut, rémunérations variables comprises, et maximum CHF 24’000/an. Ce sont des règles de reconnaissance fiscale, pas des articles de loi.
Le règlement de frais
Un règlement écrit clarifie et facilite la fiscalité. Selon le modèle CSI, son approbation par le fisc du canton du siège dispense d’indiquer au certificat de salaire le montant des frais effectifs justifiés. Les cantons reconnaissent les règlements approuvés respectant les principes CSI.
Valeurs du modèle, à reprendre ou adapter :
| Domaine | Valeur du modèle |
|---|---|
| Petit-déjeuner, départ avant 07.30 ou nuit précédente sur place | indicative CHF 15 |
| Repas de midi | effective indicative CHF 35 ou forfait CHF 30 |
| Repas du soir, nuit sur place ou retour après 19.30 | effective indicative CHF 40 ou forfait CHF 35 |
| Kilomètre en véhicule privé | CHF 0.75 |
| Petite dépense sans original | pièce interne jusqu’à CHF 20 |
Le véhicule privé n’est indemnisé selon le modèle qu’en cas de gain substantiel de temps/coût ou de transports publics inexigibles. Décompte généralement après l’événement, au moins mensuel, soumis avec pièces au responsable pour visa. Ces valeurs sont des exemples, pas la loi ; votre règlement fixe les vôtres.
Justificatifs et conservation
La note est une pièce comptable. Chaque écriture doit être justifiée (art. 957a CO, al. 2, ch. 2). Une pièce est tout écrit papier, électronique ou équivalent nécessaire pour vérifier l’opération (al. 3). Conservation dix ans dès la fin de l’exercice (art. 958f CO, al. 1). Le numérique est admis si la correspondance avec les opérations est garantie et la lisibilité toujours possible (al. 3). Une photo correctement classée peut remplacer le papier. Voir Obligation de tenir une comptabilité.
Impôt préalable
Une entreprise assujettie déduit la TVA des frais professionnels aux conditions légales : impôt suisse facturé (art. 28 LTVA, al. 1, let. a) et preuve du paiement de l’impôt préalable (al. 3). La pièce doit montrer l’impôt. Un ticket de caisse automatisée n’exige pas le destinataire jusqu’à CHF 400 (art. 26 LTVA, al. 3 ; art. 57 OTVA) : il convient aux petites dépenses si le taux est visible. Sans facture d’un tiers, comme pour les kilomètres, aucun impôt préalable. Voir Impôt préalable et décompte rectificatif ; consultez votre fiduciaire pour les cas délicats comme la réception de clients.
Sept étapes
- Règlement : dépenses, valeurs indicatives, approbateur.
- Pièces : photo ou PDF immédiatement.
- Décompte : date, catégorie, montant, but, cours si devise.
- Soumission : au responsable hiérarchique.
- Contrôle : pièces, approbation ou refus motivé.
- Écriture : charges et impôt préalable.
- Versement : salaire (art. 327c CO, al. 1) ou ordre bancaire, puis classement.
Exemple pratique : Beispiel Metallbau AG
Entreprise fictive assujettie, règlement selon CSI. Mardi 13 octobre 2026, Sara Beispiel visite un client en zone industrielle sans transports publics. Elle parcourt 118 km avec son véhicule privé pour cette visite professionnelle, prend son repas au restaurant à midi et achète du petit matériel en magasin. Saisie/soumission mercredi 14 octobre, approbation jeudi 15.
| Pos. | Dépense | Pièce | Montant CHF | Impôt préalable inclus 8,1 % |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 118 km à CHF 0.75 | Itinéraire | 88.50 | 0.00 |
| 2 | Restaurant, valeur indicative CHF 35 | Ticket | 34.50 | 2.59 |
| 3 | Petit matériel | Ticket | 28.90 | 2.17 |
| Total | 151.90 | 4.76 |
118 × 0.75 = 88.50. TVA incluse : brut × 8,1 / 108,1 ; 34.50 donne 2.59, 28.90 donne 2.17, arrondis au centime. Charges nettes : 151.90 − 4.76 = CHF 147.14. Les kilomètres ne comportent aucun impôt, sans facture d’un tiers.
Comptabilisation jeudi 29 octobre 2026 ; versement des CHF 151.90 avec le salaire d’octobre vendredi 30 octobre, conformément à l’art. 327c CO, al. 1.
Checklist
- Règlement écrit, repas, kilomètres et pièces internes définis
- Approbation cantonale demandée si nécessaire
- Approbateur défini, jamais sa propre note
- Pièces complètes, lisibles, impôt visible
- Décompte soumis au moins mensuellement
- Forfaits couvrant tous les frais nécessaires (art. 327a CO, al. 2)
- Frais réguliers : avance au moins mensuelle (art. 327c CO, al. 2)
- Versement avec le salaire ou avant
- Conservation dix ans
La solution KMU | base
Personnel, responsables et comptabilité travaillent dans le même système, avec paiement salarial facultatif.
1. Saisir. Personnel › Frais : nouvelle note avec titre, par exemple « Visite client Bern ». Choisissez d’abord photo/PDF, puis date, catégorie, montant et but ; enregistrez en une étape. QR/texte/OCR propose les valeurs à contrôler. Cours visible seulement en devise, TVA dépliable. Une nouvelle note reprend l’IBAN du dossier personnel.
2. Contrôles. Finance refuse les dates futures ou de plus d’un an et exige la confirmation du cours. Justificatif obligatoire au-delà de CHF 50 par position. Cette limite est fixe : le montant sans justificatif enregistré dans les paramètres d’achat n’est pas appliqué à la saisie. Les approbateurs contrôlent eux-mêmes un règlement plus strict, comme l’original systématique ou la pièce interne limitée à CHF 20. Les pièces sont archivées sans modification.
3. Soumettre et approuver. Statut toujours visible, note refusée modifiable. Les personnes décidant des absences et la comptabilité approuvent, jamais leur propre note. Dépliez les positions et ouvrez chaque pièce ; refus motivé, approbation groupée possible. Mes frais, À approuver et À comptabiliser, avec compteurs et droits, centralisent le suivi. Les responsables voient À approuver lorsqu’une demande attend ; la comptabilité utilise Comptabilité › Valider les frais.
4. Comptabiliser. À comptabiliser crée un poste ouvert pour le cycle de paiement. Le rapport des dépenses analyse une période par catégorie, mois et personne.
5. Salaire. Les frais approuvés passent par le salaire lorsqu’un traitement les récupère : HR | base Lohn prioritaire, logiciel salarial externe connecté ou choix explicite « Salaire ». Finance comptabilise charge et impôt préalable contre 5820, compte de frais salariaux (rubrique externe également sur 5820). Le salaire verse, HR confirme le paiement. Avec HR | base seul, saisie et approbation restent possibles, puis paiement salarial direct sans comptabilité.
6. Application. Le personnel soumet directement quittance et montant CHF, puis consulte notes, pièces et statuts.
À savoir : TVA repliée ; champ vide = taux de catégorie, par exemple véhicule/voyage 8,1 %, hébergement 3,8 %. Vérifiez la pièce. Pour kilomètres et frais sans TVA indiquée, saisissez 0 pour éviter une déduction inexistante. Les forfaits ne sont pas prévus dans la note : saisissez les éléments variables comme mouvements de salaire. Au-delà de CHF 50, joignez une pièce, notamment un relevé de trajet pour les kilomètres.
Voir Impôt préalable et décompte rectificatif et les instructions Finance | base. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Questions : page Contact.
Sources
- Code des obligations (OR ; CO, RS 220), art. 327a, al. 1–3, 327b, al. 1–2, 327c, al. 1–2, 957a, al. 2 et 3, 958f, al. 1 et 3, état au 1er octobre 2026 : Fedlex, consulté le 26.10.2026.
- Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (MWSTG ; LTVA, RS 641.20), art. 26, al. 3, 28, al. 1, let. a et al. 3, état au 31 mars 2025 : Fedlex, consulté le 26.10.2026.
- Ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (MWSTV ; OTVA, RS 641.201), art. 57, état au 1er janvier 2025 : Fedlex, consulté le 26.10.2026.
- CSI : modèles de règlements de frais pour entreprises et organismes sans but lucratif, 1er février 2024, dès le 1er mai 2024, actualisés au 1er janvier 2026 ; partie I, reconnaissance réciproque, partie II, ch. 1.3, 2.4, 3, 5.2, 6.1 et 7 (en allemand) : AFC, consulté le 26.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 26 octobre 2026.