Wer für die Firma einen Kunden besucht, ein Mittagessen auf der Reise bezahlt oder Material im Baumarkt kauft, legt Geld aus, das ihm zurückerstattet werden muss. Die Spesenabrechnung ist das Verfahren dazu: Belege sammeln, abrechnen, genehmigen lassen, auszahlen und sauber verbuchen. Dieser Ratgeber zeigt, was das Obligationenrecht zum Auslagenersatz vorschreibt, wie ein Spesenreglement aufgebaut ist, was bei Belegen und Vorsteuer gilt und wie der Ablauf im Alltag möglichst wenig Aufwand verursacht.
Wer Auslagen bezahlt: Art. 327a–327c OR
Das Obligationenrecht regelt den Auslagenersatz im Arbeitsvertragsrecht:
- Ersatzpflicht (Art. 327a Abs. 1 OR): Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen.
- Keine Abwälzung (Art. 327a Abs. 3 OR): Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen hat, sind nichtig.
- Motorfahrzeug (Art. 327b OR): Benützt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber für die Arbeit ein Motorfahrzeug, sind ihm die üblichen Aufwendungen für Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Stellt er das Fahrzeug selbst, kommen die öffentlichen Abgaben, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung hinzu.
- Fälligkeit (Art. 327c Abs. 1 OR): Auf Grund der Abrechnung des Arbeitnehmers ist der Auslagenersatz jeweils zusammen mit dem Lohn auszurichten, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist.
- Vorschuss (Art. 327c Abs. 2 OR): Hat der Arbeitnehmer zur Erfüllung seiner Pflichten regelmässig Auslagen zu machen, ist ihm ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens aber jeden Monat, auszurichten.
Entscheidend ist das Wort «notwendig». Was für die Arbeit nicht nötig war, müssen Sie nicht ersetzen. Und ein Arbeitgeber, der Spesen mit dem Vertrag auf die Mitarbeitenden abwälzen will, tut es ohne Wirkung. Fällig wird der Ersatz auf Grund der Abrechnung der Mitarbeitenden. Wer Auslagen hat, sollte deshalb zeitnah abrechnen, und Sie sollten die Abrechnungen ebenso zeitnah bearbeiten.
Effektive Spesen oder Pauschalen
Es gibt zwei Wege, Auslagen zu ersetzen:
- Effektiv: Die Mitarbeitenden rechnen jede Auslage mit Beleg ab. Die Mustervorlage der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK) hält als Grundsatz fest, dass Spesen effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet werden.
- Pauschal: Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann eine feste Entschädigung wie ein Taggeld oder eine Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden. Sie muss aber alle notwendig entstehenden Auslagen decken (Art. 327a Abs. 2 OR). Reicht die Pauschale nicht, bleibt die Differenz Ihre Pflicht.
Für pauschale Repräsentationsspesen nennen die SSK-Richtlinien Grenzen: Sie müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen, bei mehr als CHF 6'000 pro Jahr dürfen sie höchstens 5 Prozent des Bruttolohns (einschliesslich variabler Vergütungen) betragen, und es gilt ein Maximalansatz von CHF 24'000 pro Jahr. Das sind Anerkennungsregeln der Steuerbehörden, keine Gesetzesartikel.
Das Spesenreglement
Ein schriftliches Spesenreglement schafft Klarheit und ist auch steuerlich nützlich. Die SSK stellt Mustervorlagen bereit. Wird ein Reglement der Steuerverwaltung des Sitzkantons vorgelegt und genehmigt, verzichtet die Gesellschaft laut Vorlage auf die betragsmässige Bescheinigung der effektiv mit Belegen abgerechneten Spesen im Lohnausweis. Die Kantone anerkennen genehmigte Reglemente der Sitzkantone, wenn die Grundsätze der SSK eingehalten sind.
Die Mustervorlage enthält Beispielwerte, die Ihr Reglement übernehmen oder anpassen kann:
| Bereich | Wert in der Mustervorlage |
|---|---|
| Frühstück (Abreise vor 07.30 Uhr oder vorangehende Übernachtung) | Richtwert CHF 15 |
| Mittagessen | Richtwert CHF 35 effektiv oder Pauschale CHF 30 |
| Abendessen (auswärtige Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr) | Richtwert CHF 40 effektiv oder Pauschale CHF 35 |
| Kilometer mit dem Privatfahrzeug | CHF 0.75 |
| Kleinausgabe ohne Originalbeleg | Eigenbeleg bis CHF 20 |
Die Privatfahrzeugentschädigung gilt in der Vorlage nur, wenn dadurch eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis entsteht oder die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Ebenfalls dort geregelt: Spesenabrechnungen werden in der Regel nach dem Spesenereignis, mindestens aber monatlich erstellt und zusammen mit den Belegen der vorgesetzten Person zum Visum vorgelegt. Das sind Musterwerte, nicht Gesetz. Welche Werte bei Ihnen gelten, bestimmt Ihr eigenes Reglement.
Belege und Aufbewahrung
Eine Spesenabrechnung ist ein Buchungsbeleg. Nach Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR gehört zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge. Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die nötig sind, um den Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (Art. 957a Abs. 3 OR). Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Eine elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Das Foto der Quittung kann also das Papier ersetzen, wenn es sauber abgelegt wird. Mehr dazu im Ratgeber Buchführungspflicht für KMU.
Vorsteuer auf Spesen
Eine steuerpflichtige Firma kann die Vorsteuer auf geschäftlichen Auslagen unter den Voraussetzungen des Gesetzes abziehen. Voraussetzung ist nach Art. 28 Abs. 1 Bst. a MWSTG, dass Ihnen die Inlandsteuer in Rechnung gestellt wurde, und nach Art. 28 Abs. 3 MWSTG der Nachweis, dass die Vorsteuer bezahlt wurde. Der Beleg muss also die Steuer erkennen lassen. Kassenzettel von automatisierten Kassen müssen die Angaben über den Leistungsempfänger nicht enthalten, wenn der Betrag CHF 400 nicht übersteigt (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV). Der übliche Kassenbon eignet sich damit als Beleg für kleine Auslagen, sofern der Steuersatz darauf erkennbar ist. Keine Vorsteuer gibt es auf Entschädigungen ohne Rechnung eines Dritten, etwa eine Kilometerentschädigung. Wann ein Abzug im Einzelnen zulässig ist, behandelt Vorsteuerabzug und Korrekturabrechnung; heikle Fälle wie Bewirtungen besprechen Sie mit Ihrer Treuhandstelle.
Der Ablauf in sieben Schritten
- Reglement festlegen. Welche Auslagen werden ersetzt, mit welchen Richtwerten, wer genehmigt?
- Belege sammeln. Foto oder PDF direkt nach der Auslage.
- Abrechnung erstellen. Datum, Kategorie, Betrag, Zweck; bei Fremdwährung mit Kurs.
- Einreichen. Die Abrechnung geht an die vorgesetzte Person.
- Prüfen und genehmigen. Belege ansehen, mit Grund ablehnen oder freigeben.
- Verbuchen. Aufwand und Vorsteuer in die Buchhaltung.
- Auszahlen. Mit dem Lohn (Art. 327c Abs. 1 OR) oder per Zahlungsauftrag; danach Belege ablegen.
Praxisbeispiel: Beispiel Metallbau AG
Die Beispiel Metallbau AG (erfunden) ist mehrwertsteuerpflichtig und hat ein Spesenreglement mit den Werten der SSK-Mustervorlage. Sara Beispiel besucht am Dienstag, 13. Oktober 2026, einen Kunden in einer Gewerbezone ohne Anschluss an den öffentlichen Verkehr. Sie fährt mit dem Privatauto 118 Kilometer, isst mittags im Restaurant und kauft beim Baumarkt Kleinmaterial. Am Mittwoch, 14. Oktober, erfasst sie die Abrechnung und reicht sie ein; ihr Vorgesetzter genehmigt am Donnerstag, 15. Oktober.
| Pos. | Auslage | Beleg | Betrag CHF | Darin Vorsteuer 8,1 % |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kilometerentschädigung, 118 km zu CHF 0.75 | Routenauszug | 88.50 | 0.00 |
| 2 | Mittagessen im Restaurant (Richtwert CHF 35) | Kassenbon | 34.50 | 2.59 |
| 3 | Kleinmaterial im Baumarkt | Kassenbon | 28.90 | 2.17 |
| Summe | 151.90 | 4.76 |
Nachgerechnet: 118 mal 0.75 sind 88.50. Die Vorsteuer ist im Bruttobetrag enthalten und beträgt Betrag mal 8,1 geteilt durch 108,1: bei 34.50 sind das 2.59, bei 28.90 sind es 2.17 (jeweils auf Rappen gerundet). Der Aufwand ohne Vorsteuer beträgt 151.90 minus 4.76 gleich CHF 147.14. Die Kilometerentschädigung enthält keine Steuer, weil sie keine Rechnung eines Dritten ist.
Die Buchhaltung verbucht die genehmigte Abrechnung am Donnerstag, 29. Oktober 2026. Die Firma zahlt die CHF 151.90 mit dem Oktoberlohn am Freitag, 30. Oktober 2026 aus, also zusammen mit dem Lohn, wie es Art. 327c Abs. 1 OR vorsieht.
Checkliste
- Spesenreglement schriftlich vorhanden, Werte (Verpflegung, Kilometer, Eigenbeleg) festgelegt
- Reglement bei Bedarf der kantonalen Steuerverwaltung zur Genehmigung vorgelegt
- Zuständigkeit für Genehmigung geklärt, nie die eigene Abrechnung
- Belege vollständig und lesbar, Steuer auf dem Beleg erkennbar
- Abrechnung mindestens monatlich eingereicht
- Pauschalen decken alle notwendigen Auslagen (Art. 327a Abs. 2 OR)
- Regelmässige Auslagen: Vorschuss mindestens monatlich (Art. 327c Abs. 2 OR)
- Auszahlung zusammen mit dem Lohn oder früher
- Belege zehn Jahre aufbewahrt
So löst es KMU | base
In Finance | base erfassen Mitarbeitende Spesen am Gerät, Vorgesetzte genehmigen im selben System, die Buchhaltung verbucht, und die Auszahlung läuft auf Wunsch mit dem Lohn. So sieht der Weg aus.
1. Abrechnung erfassen. Unter Persönlich › Spesen legen Sie eine neue Abrechnung an (Titel, zum Beispiel «Kundenbesuch Bern») und wählen zuerst Foto oder PDF des Belegs. Dann erfassen Sie Datum, Kategorie, Betrag und Zweck und speichern die Position mit einem Schritt. Die vorhandene QR-/Text-/OCR-Auslese schlägt Belegwerte zum Prüfen vor. Kursfelder erscheinen nur bei Fremdwährung; MWST bleibt aufklappbar. Die Auszahlungs-IBAN übernimmt eine neue Abrechnung aus der eigenen Personalakte.
2. Prüfungen. Finance verhindert Daten in der Zukunft oder älter als ein Jahr und verlangt bei Fremdwährung die Bestätigung des Kurses. Bis CHF 50 je Position verlangt Finance | base keinen Beleg, darüber schon. Diese Grenze ist fest eingebaut: Die Einstellung zum Betrag ohne Beleg unter den Einkauf-Einstellungen wird zwar gespeichert, aber bei der Erfassung nicht ausgewertet. Verlangt Ihr Reglement strengere Regeln, etwa den Originalbeleg als Grundsatz oder den Eigenbeleg der Mustervorlage nur bis CHF 20, prüfen die Genehmigenden das selbst. Spesenbelege gehen unveränderlich ins Archiv.
3. Einreichen und genehmigen. Sie reichen die Abrechnung ein; der Status ist jederzeit sichtbar, und eine abgelehnte Abrechnung überarbeiten Sie. Es genehmigt, wer auch die Absenzen der Person entscheidet, sowie die Buchhaltung, nie die eigene Abrechnung. Beim Genehmigen klappen Sie die Positionen auf und öffnen jeden Beleg; Ablehnen verlangt einen Grund, mehrere Abrechnungen genehmigen Sie auf einmal. Die Reiter Meine Spesen, Zu genehmigen und Zu verbuchen mit Zählern verbinden alles an einem Ort, und jede Person sieht nur, was sie darf. Vorgesetzte sehen den Reiter Zu genehmigen, solange etwas auf sie wartet; die Buchhaltung findet die Abrechnungen unter Buchhaltung › Spesen genehmigen.
4. Verbuchen. Im Reiter Zu verbuchen buchen Sie genehmigte Spesen als offenen Posten für den Zahlungslauf. Sie können Spesen eines Zeitraums zudem im Ausgabenbericht je Kategorie, Monat und Person auswerten.
5. Mit dem Lohn auszahlen. Genehmigte Spesen werden mit dem Lohn ausbezahlt statt per Zahlungsauftrag, wenn ein Lohn sie abholt (HR | base Lohn führend, Anbindung eines externen Lohnprogramms oder ausdrücklich «Lohn»). Finance verbucht dann den Aufwand samt Vorsteuer gegen das Lohn-Spesenkonto 5820 (im externen Lohnprogramm die Spesen-Lohnart auf 5820 buchen), der Lohn zahlt aus, und HR meldet die Abrechnung als ausbezahlt. Wer nur HR | base nutzt, erfasst Spesen ebenfalls: Vorgesetzte genehmigen, danach gehen sie direkt zur Auszahlung über den Lohn, ohne Buchhaltung.
6. In der App. In der App reichen Mitarbeitende eine Quittung mit Betrag in CHF direkt ein und sehen ihre Spesen und Belege mit Status.
Was Sie beachten müssen: Das Feld für die Mehrwertsteuer ist zugeklappt. Bleibt es leer, gilt der Standardsatz der Kategorie, zum Beispiel 8,1 Prozent für Fahrzeug und Reise und 3,8 Prozent für Unterkunft. Prüfen Sie den Satz am Beleg; bei Kilometerentschädigungen und anderen Auslagen ohne ausgewiesene Steuer tragen Sie 0 ein, sonst wird Vorsteuer gebucht, die es nicht gibt. Pauschalspesen sind in der Spesenabrechnung nicht vorgesehen; variable Lohnteile wie Spesen erfassen Sie im Lohn als Bewegungen. Positionen über CHF 50 brauchen einen Beleg; für die Kilometerentschädigung legen Sie einen Fahrtnachweis bei.
Weitere Ratgeber: Vorsteuerabzug und Korrekturabrechnung. Die Bedienung im Einzelnen finden Sie in der Anleitung zu Finance | base. Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 327a Abs. 1–3, Art. 327b Abs. 1–2, Art. 327c Abs. 1–2, Art. 957a Abs. 2 und 3 sowie Art. 958f Abs. 1 und 3, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20), Art. 26 Abs. 3 und Art. 28 Abs. 1 Bst. a und Abs. 3, Stand 31. März 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV, SR 641.201), Art. 57, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Schweizerische Steuerkonferenz (SSK): Mustervorlagen Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen, vom 1. Februar 2024, gültig ab 1. Mai 2024 (aktualisiert per 1. Januar 2026), Teil I (Richtlinien für die gegenseitige Anerkennung) und Teil II (Mustervorlage Spesenreglement für Unternehmen, Ziff. 1.3, 2.4, 3, 5.2, 6.1 und 7), abrufbar auf estv.admin.ch: estv.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.