Chi visita clienti, paga il pranzo in trasferta o acquista materiale per l’azienda anticipa denaro da rimborsare. La nota spese organizza raccolta dei giustificativi, conteggio, approvazione, pagamento e registrazione. Questa guida spiega obblighi del Codice delle obbligazioni (OR; CO in italiano), regolamento spese, giustificativi, imposta precedente e procedura quotidiana efficiente.
Chi paga: art. 327a–327c CO
Il diritto del lavoro regola il rimborso:
- Obbligo, art. 327a CO, cpv. 1: il datore rimborsa tutte le spese necessarie per il lavoro; fuori sede anche quelle di sostentamento.
- Divieto di trasferimento, cpv. 3: nulli gli accordi che addossano al lavoratore, interamente o parzialmente, le spese necessarie.
- Veicolo, art. 327b CO: con consenso del datore, rimborso delle spese usuali d’esercizio e manutenzione in proporzione all’uso professionale. Se il veicolo è del lavoratore, anche tributi pubblici, assicurazione responsabilità civile e adeguata indennità d’usura.
- Esigibilità, art. 327c CO, cpv. 1: in base al conteggio del lavoratore, rimborso col salario, salvo termine più breve convenuto o usuale.
- Anticipo, cpv. 2: per spese regolari, anticipo adeguato a intervalli determinati, almeno mensili.
Conta «necessarie»: spese non necessarie non vanno rimborsate. Trasferirle contrattualmente ai collaboratori è inefficace. Il rimborso diventa esigibile in base al conteggio: presentazione ed elaborazione tempestive sono quindi opportune.
Spese effettive o forfait
Due modalità:
- Effettive: ogni spesa con giustificativo. Il modello della Conferenza svizzera delle imposte (CSI, SSK) prevede in linea di principio conteggio per evento contro originale.
- Forfait: accordo scritto, contratto normale o collettivo possono fissare diaria, importo settimanale o mensile, purché copra tutte le spese necessarie (art. 327a CO, cpv. 2). L’eventuale differenza resta a carico del datore.
Le direttive CSI limitano le spese di rappresentanza forfettarie: approssimativamente pari alle effettive; oltre CHF 6’000 annui, massimo 5 per cento del salario lordo incluse componenti variabili; tetto CHF 24’000 annui. Sono criteri di riconoscimento fiscale, non articoli di legge.
Il regolamento spese
Un regolamento scritto chiarisce ed è utile fiscalmente. La CSI offre modelli. Se approvato dall’amministrazione fiscale del Cantone sede, secondo il modello la società rinuncia a indicare nel certificato di salario gli importi effettivi documentati. I Cantoni riconoscono i regolamenti approvati dal Cantone sede conformi ai principi CSI.
Valori del modello, adottabili o adattabili:
| Ambito | Valore del modello |
|---|---|
| Colazione, partenza prima delle 07.30 o pernottamento precedente | riferimento CHF 15 |
| Pranzo | riferimento effettivo CHF 35 o forfait CHF 30 |
| Cena, pernottamento fuori o rientro dopo le 19.30 | riferimento effettivo CHF 40 o forfait CHF 35 |
| Chilometri con auto privata | CHF 0.75 |
| Piccola spesa senza originale | giustificativo proprio fino a CHF 20 |
Il modello ammette l’auto privata solo per risparmio sostanziale di tempo/costi o trasporti pubblici inesigibili. Prevede conteggi normalmente dopo l’evento, almeno mensili, presentati con giustificativi al superiore per visto. Sono valori modello, non legge: vale il Suo regolamento.
Giustificativi e conservazione
La nota spese è un giustificativo contabile. L’art. 957a CO, cpv. 2 n. 2 richiede giustificativi per ogni registrazione. Sono documenti scritti cartacei, elettronici o analoghi necessari a ricostruire l’operazione (cpv. 3). Conservazione dieci anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f CO, cpv. 1). Ammesso il digitale se corrisponde alle operazioni ed è sempre leggibile (cpv. 3). La foto può sostituire la carta se archiviata correttamente: Obbligo contabile delle PMI.
Imposta precedente sulle spese
L’impresa contribuente deduce l’imposta precedente sulle spese aziendali alle condizioni legali. L’art. 28 LIVA, cpv. 1 lett. a (legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto, MWSTG) richiede imposta svizzera fatturata; il cpv. 3, prova del pagamento. L’imposta deve essere riconoscibile. Gli scontrini di casse automatizzate fino a CHF 400 possono omettere il destinatario (art. 26 LIVA, cpv. 3; art. 57 OIVA, ordinanza sull’IVA, MWSTV). Uno scontrino usuale con aliquota visibile documenta quindi piccole spese. Nessuna deduzione su indennità prive di fattura di terzi, come i chilometri. Dettagli: Deduzione dell’imposta precedente e rendiconto di correzione; casi delicati come ospitalità da discutere con la fiduciaria.
Procedura in sette passi
- Regolamento: spese rimborsabili, riferimenti e approvatore.
- Raccolta: foto/PDF subito dopo la spesa.
- Conteggio: data, categoria, importo, scopo; cambio se valuta estera.
- Inoltro: al superiore.
- Verifica: consultare giustificativi, approvare o rifiutare con motivo.
- Registrazione: costo e imposta precedente in contabilità.
- Pagamento: col salario (art. 327c CO, cpv. 1) o ordine bancario; archiviare i giustificativi.
Esempio pratico: Beispiel Metallbau AG
Beispiel Metallbau AG, fittizia, contribuente IVA, usa i valori CSI. Martedì 13 ottobre 2026 Sara Beispiel visita un cliente in zona industriale senza trasporti pubblici. Percorre 118 km in auto privata, pranza al ristorante e compra materiale. Mercoledì 14 registra e inoltra; giovedì 15 il superiore approva.
| Pos. | Spesa | Giustificativo | Importo CHF | Imposta precedente 8,1 % inclusa |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 118 km a CHF 0.75 | estratto percorso | 88.50 | 0.00 |
| 2 | Pranzo, riferimento CHF 35 | scontrino | 34.50 | 2.59 |
| 3 | Piccolo materiale | scontrino | 28.90 | 2.17 |
| Somma | 151.90 | 4.76 |
118 × 0.75 = 88.50. Imposta inclusa: lordo × 8,1 / 108,1; su 34.50 risulta 2.59, su 28.90 2.17, arrotondati al centesimo. Costo netto: 151.90 − 4.76 = CHF 147.14. Nessuna imposta sui chilometri, non essendo fattura di terzi.
La contabilità registra giovedì 29 ottobre 2026. CHF 151.90 sono pagati col salario d’ottobre venerdì 30 ottobre 2026, come prevede l’art. 327c CO, cpv. 1.
Checklist
- Regolamento scritto con valori per pasti, chilometri e giustificativi propri
- Se opportuno, sottoposto all’amministrazione fiscale cantonale
- Responsabilità chiare; mai approvare le proprie spese
- Giustificativi completi, leggibili, imposta riconoscibile
- Inoltro almeno mensile
- Forfait sufficienti per tutte le spese necessarie (art. 327a CO, cpv. 2)
- Anticipi almeno mensili per spese regolari (art. 327c CO, cpv. 2)
- Rimborso col salario o prima
- Giustificativi conservati dieci anni
La soluzione KMU | base
Collaboratori inseriscono, superiori approvano nello stesso sistema, contabilità registra; su richiesta paga il salario.
1. Registrare. Personale › Spese, nuovo rendiconto con titolo, ad esempio «Visita cliente Bern». Scelga prima foto/PDF, poi data, categoria, importo e scopo; salvi la posizione in un passo. Lettura QR/testo/OCR propone valori da verificare. Cambio visibile solo per valuta estera; IVA espandibile. L’IBAN viene dal dossier personale.
2. Controlli. Blocco di date future o più vecchie di un anno; conferma cambio obbligatoria. Fino a CHF 50 per posizione nessun giustificativo obbligatorio, oltre sì. Soglia fissa: l’impostazione acquisti sull’importo senza giustificativo è salvata ma non applicata. Regole più severe, come originale di principio o giustificativo proprio solo fino a CHF 20, vanno controllate dagli approvatori. I giustificativi sono archiviati immutabilmente.
3. Inoltrare e approvare. Stato sempre visibile; rifiuti rielaborabili. Approvano chi decide le assenze e la contabilità, mai la persona stessa. Espanda posizioni e apra ogni documento; rifiuto motivato, approvazione multipla possibile. Schede Le mie spese, Da approvare, Da registrare con contatori riuniscono il lavoro secondo diritti. I superiori vedono Da approvare finché ci sono pendenze; la contabilità usa Contabilità › Approvare le spese.
4. Contabilizzare. In Da registrare, spese approvate diventano partite aperte per il ciclo di pagamento. Il rapporto uscite analizza un periodo per categoria, mese e persona.
5. Col salario. Il rimborso passa al salario se questo le riprende: HR | base Salari come sistema principale, collegamento esterno o scelta esplicita «Salario». Finance registra costo e imposta precedente contro conto spese salariali 5820; nel programma esterno imputi la voce spese a 5820. Il salario paga e HR segnala il pagamento. Anche usando solo HR | base, si registrano spese: approvazione del superiore, poi salario direttamente, senza contabilità.
6. App. I collaboratori inoltrano direttamente ricevuta e importo CHF e vedono spese, giustificativi e stato.
Da considerare: l’IVA è ripiegata. Vuota, applica l’aliquota standard della categoria: ad esempio 8,1 per cento veicolo/viaggio, 3,8 alloggio. Verifichi il giustificativo; per chilometri o spese senza imposta inserisca 0, altrimenti verrà dedotta imposta inesistente. Nessun forfait nel conteggio spese: componenti salariali variabili come spese si inseriscono nei movimenti salariali. Oltre CHF 50 occorre giustificativo; per chilometri alleghi prova del percorso.
Veda Deduzione dell’imposta precedente e rendiconto di correzione e le istruzioni Finance | base. Provi la demo o apra un conto di prova. Domande: pagina Contatti.
Fonti
- CO (RS 220), art. 327a cpv. 1–3, 327b cpv. 1–2, 327c cpv. 1–2, 957a cpv. 2 e 3, 958f cpv. 1 e 3, stato 1 ottobre 2026: Fedlex, consultato il 26.10.2026.
- LIVA (RS 641.20), art. 26 cpv. 3, 28 cpv. 1 lett. a e cpv. 3, stato 31 marzo 2025: Fedlex, consultato il 26.10.2026.
- OIVA (RS 641.201), art. 57, stato 1 gennaio 2025: Fedlex, consultato il 26.10.2026.
- CSI: modelli di regolamenti spese per imprese e organizzazioni senza scopo di lucro, 1 febbraio 2024, validi dal 1 maggio 2024, aggiornati al 1 gennaio 2026; parte I, riconoscimento reciproco, e II, modello imprese, n. 1.3, 2.4, 3, 5.2, 6.1, 7: AFC, PDF in tedesco, consultato il 26.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato: 26 ottobre 2026.