Wer Lieferantenrechnungen nicht einzeln im E-Banking abtippen will, bezahlt sie gesammelt mit einer pain.001 Zahlungsdatei. Die Datei enthält alle Zahlungen eines Laufs, Ihre Bank liest sie ein, und Sie müssen sie nur noch bestätigen. Das spart Zeit und verhindert Zahlendreher, birgt aber Risiken: Eine falsche IBAN, eine doppelt bezahlte Rechnung oder eine Zahlung ohne Freigabe fallen in einer Sammeldatei weniger auf. Dieser Ratgeber erklärt, was pain.001 ist, was Ihre Bank prüft und wie Sie einen Zahlungslauf mit Freigabe und Vier-Augen-Prinzip organisieren.
Was pain.001 ist
Hinter dem Namen steckt ein internationaler Standard. «pain» steht für «payments initiation», also Zahlungsauftrag; ISO 20022 ist die Normfamilie, zu der auch die camt-Kontoauszüge aus dem Ratgeber Bankabgleich mit camt-Dateien gehören. Die Meldung pain.001 («Customer Credit Transfer Initiation») dient nach den Implementation Guidelines von SIX dazu, Überweisungsaufträge elektronisch vom Kunden an die Bank zu übergeben (Kap. 2.1). Die XML-Datei erzeugt ein Programm, Sie laden sie im E-Banking hoch. Die Bank antwortet mit einem Statusbericht, der Meldung pain.002.
Die Schweizer Fassung heisst Swiss Payment Standards (SPS) und erhält jedes Jahr eine neue Fassung: Die Richtlinien erscheinen im Februar und gelten ab November. Zurzeit gilt SPS 2025 (Version 2.2, seit 22. November 2025), ab 14. November 2026 gilt SPS 2026 (Version 2.3). Beide beruhen auf dem Schema pain.001.001.09. Die Schweizer Banken unterstützen nach SIX jeweils die aktuelle Version und ihre Vorgängerin. Das ältere Schema pain.001.001.03 wird noch bis November 2026 unterstützt, ist nach SIX aber nicht für neue Implementationen geeignet; wer dabei noch die unstrukturierte Adresse verwendet, muss ein Ausführungsdatum vor dem 14. November 2026 wählen. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter nach der Version Ihrer Datei.
Aufbau der Datei und was die Bank prüft
Eine pain.001-Datei hat drei Ebenen (Kap. 2.1 und 4):
- Kopf (A-Level): Er kommt genau einmal vor und enthält die Nachrichtennummer, den Erstellungszeitpunkt, die Anzahl der Zahlungen, die Kontrollsumme und den Absender.
- Zahlungsgruppe (B-Level): Sie beschreibt die Belastungsseite: Ihr Konto und das gewünschte Ausführungsdatum. Pro Währung entsteht eine eigene Gruppe. Für die Belastung empfiehlt der Standard die Sammelbuchung, bei der die Bank pro Gruppe einen einzigen Betrag abbucht.
- Einzelzahlung (C-Level): Jede Zahlung nennt Betrag, Empfänger mit Adresse, IBAN, die Referenz und eine End-to-End-Identifikation.
Die Schweizer Banken prüfen die Datei streng:
- Schema: Fehlerhafte Meldungen werden abgewiesen (Kap. 3.6). Softwarehersteller sollen die Datei deshalb vorher gegen das Schema prüfen.
- Anzahl und Kontrollsumme: Stimmen sie nicht mit dem Inhalt überein, wird die gesamte Meldung abgewiesen (Kap. 4.1). Eine Meldung darf höchstens 99'999 Zahlungen enthalten, je nach Bank weniger.
- Zeichensatz: UTF-8 ohne Byte-Order-Mark; nur eine Teilmenge der Zeichen ist zugelassen, sonst wird die Meldung abgewiesen (Kap. 3.1). Die Referenzfelder sind noch enger begrenzt (Kap. 3.2).
- Doppelt eingereichte Datei: Die Duplikatsprüfung erfolgt mindestens auf Ebene der Meldung. Die eindeutig zu vergebende Nachrichtennummer wird von den meisten Banken während mindestens 90 Tagen geprüft (Kap. 3.8). Das schützt vor derselben Datei, nicht vor derselben Rechnung in zwei verschiedenen Dateien.
- Ausführungsdatum: Die Bank kann ein Datum auf den nächsten Bankwerktag setzen. Das meldet sie nur zur Information, es ist keine Zurückweisung. Liegt das Datum zu weit in der Zukunft oder in der Vergangenheit, weist sie ab (pain.002, Kap. 3.2.4).
Je nach Konto und Ziel gibt es vier Zahlungsarten (Kap. 3.15):
| Art | Wofür | Währung |
|---|---|---|
| D | Inland: Konto in der Schweiz oder in Liechtenstein | CHF; EUR nur noch bis November 2027 |
| S | SEPA-Zahlung | EUR |
| X | Fremdwährung im Inland und Zahlungen ins Ausland | je nach Fall |
| C | Bankcheck oder Postcash | alle |
Konten, Referenzen und Adressen
Ihr Belastungskonto muss eine normale IBAN sein, keine QR-IBAN (Kap. 4.2). Die QR-IBAN gehört der Empfängerseite einer QR-Rechnung.
Die Referenz des Lieferanten übernehmen Sie unverändert aus der Rechnung (Kap. 3.14.2):
- QR-Referenz: 26 Ziffern plus Prüfziffer. Sie darf nur zusammen mit einer QR-IBAN verwendet werden und muss es auch.
- Creditor Reference (ISO 11649): beginnt mit «RF», hat an dritter und vierter Stelle eine Prüfziffer und höchstens 25 Zeichen. Sie wird nicht verändert.
- Ohne strukturierte Referenz: eine Mitteilung von höchstens 140 Zeichen, etwa die Rechnungsnummer.
Die Daten einer QR-Rechnung genügen, um die Zahlung auszulösen: Der Swiss QR Code lässt sich nach Anhang B des Standards in eine pain.001 abbilden (Kap. 3.16). Wie eine QR-Rechnung entsteht, steht im Ratgeber QR-Rechnung erstellen.
Die End-to-End-Identifikation vergeben Sie selbst. Sie wird in der Regel unverändert bis zum Empfänger durchgereicht (Kap. 3.14.2). Sie ist der Schlüssel, um eine Zahlung später im Kontoauszug wiederzufinden.
Die Adressen der Zahlungsempfänger können seit November 2025 strukturiert oder hybrid angegeben werden: mit Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land, wobei Ort und Land immer geliefert werden müssen (Kap. 3.11). Bei SEPA- und Auslandzahlungen kann eine Zahlung zurückgewiesen werden, wenn die Adresse nicht den Regeln des Empfängerlandes entspricht.
Was nach dem Hochladen passiert
Die Bank bestätigt den Empfang mit einem Statusbericht pain.002. Er ist eine sofortige Antwort auf die Meldung und ausdrücklich keine Ausführungsbestätigung (Status-Report-Richtlinien, Kap. 3.1.1). Die wichtigsten Werte: ACCP heisst, dass Syntax und Semantik der ganzen Datei in Ordnung sind. PART bedeutet, dass nur ein Teil der Zahlungen angenommen wurde. RJCT heisst, dass die Meldung oder eine Gruppe abgewiesen wurde (Kap. 3.1.2). Ein Fehler in einer einzelnen Zahlung führt dazu, dass nur diese nicht verarbeitet wird; die übrigen laufen weiter (Kap. 3.2). Ob die Zahlung ausgeführt ist, sehen Sie im Kontoauszug.
Aus diesem Grund hängt der Zahlungslauf eng mit dem Bankabgleich zusammen: Der Kontoauszug zeigt die Belastung, und die End-to-End-Identifikation verbindet sie mit der Rechnung. Wie ausführlich die Bank eine Sammelbuchung im Kontoauszug auflöst, ist von Bank zu Bank verschieden, wie der Ratgeber Bankabgleich mit camt-Dateien zeigt.
Freigabe, Vier-Augen-Prinzip und Doppelzahlungen
Die Swiss Payment Standards regeln das Dateiformat, nicht Ihre internen Abläufe. Die folgenden Regeln sind Praxis und keine gesetzlichen Vorgaben, schützen aber vor den häufigsten Fehlern:
- Funktionen trennen: Wer die Rechnung bucht, gibt sie nicht allein frei und löst nicht allein die Zahlung aus.
- Freigabe vor der Zahlung: Nur geprüfte Rechnungen kommen in den Lauf, fragwürdige werden gesperrt, mit Grund.
- Vier-Augen-Prinzip ab einer Grenze: Ab einem von Ihnen festgelegten Betrag bestätigen zwei verschiedene Personen.
- Eine Rechnung, eine Zahlung: Jede Rechnung darf in höchstens einem offenen Lauf stehen. Die Nachrichtennummer der Datei fängt nur dieselbe Datei ab, nicht dieselbe Rechnung in einer zweiten Datei.
- Spuren aufbewahren: Bewahren Sie die erzeugte Datei und die Freigaben auf, damit Sie später belegen können, wer was ausgelöst hat. Die Rechnung selbst bleibt Buchungsbeleg, siehe Eingangsrechnungen digitalisieren.
Praxisbeispiel: Lindenhof Metallbau AG
Die Lindenhof Metallbau AG ist ein erfundenes Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden. Sie hat die Vier-Augen-Grenze auf CHF 5'000.00 festgelegt. Am Dienstag, 3. November 2026, legt der Geschäftsführer einen Zahlungslauf für Rechnungen an, die bis Freitag, 6. November, fällig sind. Die Ausführung ist am Freitag, 6. November 2026, einem Bankwerktag. Fünf Rechnungen stehen zur Auswahl:
| Lieferant | Rechnung | Betrag | Fällig | Referenz | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Stahlhandel Roth AG | 5512 | CHF 12'640.50 | Fr, 6.11. | QR-IBAN, QR-Referenz | im Lauf, zwei Personen geben frei |
| Elektro Brandt AG | 8841 | CHF 2'318.20 | Fr, 6.11. | IBAN, Creditor Reference | im Lauf |
| Hauswartung Dubach | 33 | CHF 480.00 | Do, 5.11. | IBAN, keine Referenz | im Lauf |
| Druckerei Weber AG | 771 | CHF 960.00 | Mi, 4.11. | – | gesperrt (falsche Menge), nicht im Lauf |
| Werkzeug Nord GmbH | EUR-Rechnung | EUR 1'900.00 | Fr, 6.11. | – | Fremdwährung, bezahlt direkt im E-Banking |
Die Rechnung von Roth liegt über der Vier-Augen-Grenze: Die Buchhalterin gibt sie als Erste frei, der Geschäftsführer als Zweiter. Brandt und Dubach liegen darunter, eine Freigabe genügt. Der Lauf umfasst drei Zahlungen: CHF 12'640.50 + CHF 2'318.20 + CHF 480.00 = CHF 15'438.70. Weil die Summe über CHF 5'000.00 liegt, erstellt nicht der Geschäftsführer, der den Lauf angelegt hat, sondern die Buchhalterin die Zahlungsdatei.
Die Datei hat zwei Zahlungsgruppen: eine QR-Zahlung über CHF 12'640.50 und zwei Inlandzahlungen über zusammen CHF 2'798.20 (CHF 2'318.20 + CHF 480.00). Anzahl der Zahlungen im Kopf: 3; Kontrollsumme: CHF 15'438.70. Die Buchhalterin lädt die Datei im E-Banking hoch und bestätigt sie. Am 6. November sind die Belastungen im Kontoauszug sichtbar; beim Einlesen des Kontoauszugs erkennt die Software die drei Zahlungen und setzt die Rechnungen auf bezahlt, sofern die Bank die Sammelbuchungen auflöst.
Checkliste
- Belastungskonto ist eine normale IBAN, keine QR-IBAN
- Software erzeugt pain.001.001.09 gemäss aktueller SPS-Version, Datei wird vor dem Versand gegen das Schema geprüft
- Nur geprüfte und freigegebene Rechnungen sind im Lauf, gesperrte bleiben draussen
- Vier-Augen-Grenze ist festgelegt, Ersteller und Freigeber sind verschiedene Personen
- IBAN, Adresse und Referenz jedes Empfängers sind vollständig; QR-Referenz nur mit QR-IBAN, Creditor Reference nur mit normaler IBAN
- Anzahl und Kontrollsumme stimmen mit der Auswahl überein
- Ausführungsdatum ist ein Bankwerktag und nicht weit in der Vergangenheit oder Zukunft
- Keine Rechnung steht in zwei offenen Läufen
- Rückmeldung der Bank (pain.002) geprüft: angenommen, teilweise oder abgewiesen?
- Nach der Ausführung Kontoauszug eingelesen und Rechnungen als bezahlt abgeglichen
- Zahlungsdatei und Freigaben sind dokumentiert und aufbewahrt
So löst es KMU | base
Den Zahlungslauf finden Sie in Finance | base unter Finance › Einkauf und Spesen › Einkauf und Bank, Reiter Freigeben und zahlen.
1. Eigenes Bankkonto hinterlegen. Schon vor dem Anlegen eines Laufs braucht Finance eine gültige IBAN Ihrer Gesellschaft. Fehlt sie, erscheint ein Hinweis mit einem Link zur Bankkontenpflege. Verlangt ist ein normales Bankkonto, keine QR-IBAN.
2. Rechnungen freigeben oder sperren. Die Liste Offene Lieferantenrechnungen zeigt Lieferant, Beleg, Fälligkeit, offenen Betrag und Freigabestatus. Klappen Sie die Belegnummer auf, sehen Sie die Rechnung direkt in der Liste: Rechnungsdatum, Betrag, Referenz, Kontierung, Freigabekommentar und das Original, ohne die Liste zu verlassen. Dann geben Sie frei oder sperren mit Grund. Im Reiter Einstellungen legen Sie fest, ob Lieferantenrechnungen vor der Zahlung freigegeben werden müssen und ab welchem Betrag eine zweite Person nötig ist.
3. Lauf anlegen. Im Panel Zahlungslauf wählen Sie Fällig bis und das Ausführungsdatum. Vorschlag listet die zahlbaren Posten auf, die Sie an- oder abwählen. Posten, die nicht in den Lauf passen, nennt Finance mit dem Grund: nicht freigegeben, gesperrt, ohne IBAN, Betrag nicht positiv, noch nicht fällig oder Fremdwährung. Der Zahlungslauf nimmt also Rechnungen in CHF auf; Rechnungen in einer anderen Währung bezahlen Sie derzeit direkt im E-Banking. Eine Lieferantenrechnung steht höchstens in einem offenen Lauf, auch nach erstellter Datei. Einen Entwurf können Sie mit Lauf verwerfen wieder freigeben.
4. Datei erstellen. Mit Freigeben und Zahlungsdatei erstellen erzeugen Sie die pain.001-Datei. Über der Vier-Augen-Grenze führt eine andere Person aus als die, die den Lauf angelegt hat. Vor dem Erzeugen prüft Finance Freigabe, Sperren und Beträge nach dem aktuellen Stand, ausserdem Adresse, IBAN und QR-Referenz, und nennt bei einem Fehler den betroffenen Lieferanten. QR- und Inlandzahlungen in CHF stehen in eigenen Blöcken, die Datei entsteht nie doppelt, liegt im Archiv und lässt sich in der Laufliste jederzeit über Datei herunterladen wieder abrufen. Die Posten stehen danach auf «Zahlung vorbereitet». Die Datei laden Sie selbst in Ihrem E-Banking hoch.
5. Wenn die Bank ablehnt. Unter Bank hat abgelehnt oder Datei nie hochgeladen? nehmen Sie den Lauf mit Begründung zurück. Noch nicht bezahlte Rechnungen werden wieder offen und brauchen eine neue Freigabe, bezahlte bleiben bezahlt, und alles steht im Protokoll. Ist ein Posten schon bezahlt oder verändert, wird die gesamte Rücknahme abgewiesen, damit nichts halb zurückgesetzt wird.
6. Zahlung wird «bezahlt». Lesen Sie danach den Kontoauszug (camt.053 oder camt.054) ein: Finance erkennt eigene Zahlungen aus dem Zahlungslauf an der End-to-End-Identifikation, bucht sie gegen den Kreditor und setzt den Posten auf «bezahlt». Der Lauf zeigt «x von n bezahlt». Das gelingt nur, wenn die Bank die Einzelzahlungen der Sammelbuchung im Kontoauszug mitliefert (Einzeldetails im camt.054 oder in einem detaillierten camt.053); sonst ordnen Sie von Hand zu.
7. Zahlungsdateien aus anderen Quellen. Unter Einstellungen › Datenaustausch › Bank laden Sie eine pain.001-Datei hoch; Finance prüft Format und Auftraggeberkonto und zeigt Anzahl, Summe und Ausführungsdatum. Eine zweite Person mit Freigaberecht gibt die Datei frei, bevor sie heruntergeladen oder übermittelt wird; verwerfen ist möglich.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Weitere Schritte stehen in der Anleitung zu Finance | base. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- SIX: Swiss Payment Standards, Schweizer Implementation Guidelines für Kunde-Bank-Meldungen für Überweisungen im Zahlungsverkehr, Customer Credit Transfer Initiation (pain.001), SPS 2026 Version 2.3 vom 20. Februar 2026, gültig ab 14. November 2026, Kap. 2.1, 3.1, 3.2, 3.6, 3.8, 3.11, 3.14–3.16, 4.1–4.3: PDF, abgerufen am 26.10.2026. Bis zum 13. November 2026 gilt SPS 2025 Version 2.2 vom 24. Februar 2025, gültig seit 22. November 2025: PDF, abgerufen am 26.10.2026.
- SIX: Swiss Payment Standards, Schweizer Implementation Guidelines für Kunde-Bank-Meldungen für Status Report, Customer Payment Status Report (pain.002), SPS 2026 Version 2.2 vom 20. Februar 2026, gültig ab 14. November 2026, Kap. 3.1 und 3.2.4: PDF, abgerufen am 26.10.2026.
- SIX: ISO 20022 – Zahlungsverkehrsstandards (Übersicht, aktuell gültige Versionen, Übergangsfrist für pain.001.001.03), abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.