Manutenzione, abbonamento software, noleggio, quota associativa: chi fornisce la stessa prestazione periodica riscrive sempre la stessa fattura. Una fattura ricorrente lo fa automaticamente: definita una volta la prestazione, genera un documento per periodo. Questa guida spiega accordi preliminari, dati obbligatori, anticipo, scadenza e cambio pacchetto, evitando errori ripetuti a ogni periodo.
Quando conviene una fattura ricorrente
La serie serve se prestazione, prezzo e ritmo restano uguali: manutenzione annuale, hosting mensile, noleggio trimestrale. Il vantaggio principale è l’affidabilità: nessuna fattura dimenticata o doppia, dati costanti. Per prestazioni variabili, a tempo o consumo, conviene solo come bozza da adattare ogni periodo.
Chiarire prima il contratto
L’art. 19 CO, cpv. 1 (Codice delle obbligazioni, OR) consente di stabilire liberamente il contratto entro i limiti legali. La serie attua l’accordo col cliente. Fissi per iscritto:
- prestazione e prezzo periodici, IVA inclusa o esclusa;
- inizio, durata e ritmo, mensile, annuale ecc.;
- fatturazione anticipata o posticipata e termine di pagamento;
- fine, rinnovo e disdetta;
- possibilità e modalità di adeguamento del prezzo durante la durata.
La guida non valuta la validità delle clausole di rinnovo, disdetta e prezzo: le faccia verificare da un legale prima di inserirle nell’offerta o nel contratto. Una buona offerta è il punto di partenza.
Dati principali della serie
| Impostazione | Domanda | Esempio |
|---|---|---|
| Intervallo | Con quale frequenza? | settimanale, mensile, trimestrale, semestrale, annuale |
| Inizio e fine | Prima decorrenza e fine serie? | inizio 01.04.2026, fine aperta o fissa |
| Fatturazione | All’inizio o alla fine? | manutenzione anticipata, ore posticipate |
| Anticipo | Quanti giorni prima del periodo? | 30 giorni prima del rinnovo |
| Scadenza | Secondo termine o a inizio periodo? | 01.04.2026 |
| Numero periodi | Fine dopo un numero fisso? | 12 mesi, poi fine |
| Invio | Automatico o bozza da verificare? | primi periodi in bozza |
Preferisca il primo del mese. Se inizia a metà mese, il primo periodo è più breve ma fatturato interamente. Solo l’ultimo periodo, se la serie termina prima della sua fine, è proporzionato ai giorni.
Contenuto: IVA e periodo della prestazione
Su richiesta il fornitore emette fattura conforme all’art. 26 LIVA, cpv. 2 e 3 (legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto, MWSTG; obbligo al cpv. 1). Deve identificare chiaramente fornitore, destinatario e prestazione; di regola comprende (cpv. 2):
- nome e luogo del fornitore, iscrizione e numero nel registro IVA;
- nome e luogo del destinatario;
- data o periodo della prestazione, se diversi dalla data fattura;
- genere, oggetto ed entità della prestazione;
- controprestazione;
- aliquota applicabile e imposta dovuta.
Il punto in grassetto è decisivo: nella fattura anticipata la prestazione è successiva. Indichi, ad esempio, «Manutenzione 01.04.2026 – 31.03.2027».
Conta anche il momento fiscale: con controprestazioni convenute, l’imposta nasce emettendo la fattura (art. 40 LIVA, cpv. 1 lett. a); per fatture o pagamenti parziali successivi, all’emissione o all’incasso parziale (lett. b); per anticipi di prestazioni non esenti e prestazioni senza fattura, all’incasso (lett. c). Con controprestazioni ricevute nasce all’incasso (cpv. 2). Se fattura e prestazione attraversano un periodo, ad esempio 30 giorni d’anticipo oltre il trimestre, l’attribuzione può cambiare. Ne parli con la fiduciaria: Controprestazioni convenute o ricevute.
Un’aliquota errata nella serie ricompare ovunque. Entro i limiti commerciali, è possibile correggere mediante documento soggetto a ricezione che richiami e revochi l’originale (art. 27 LIVA, cpv. 4). Verifichi attentamente la prima fattura. Per la sezione pagamento: Creare una QR-fattura.
Invio automatico o verifica
La serie può emettere e inviare oppure predisporre una bozza da verificare ed emettere. Scelga la bozza se nuova, con prezzi/quantità variabili o indirizzo incerto. Passi all’automatico dopo due periodi corretti. Ogni trimestre verifichi comunque a campione indirizzo, e-mail e prezzo rispetto al contratto.
Prezzo, pausa e cambio pacchetto
Prezzo. Il contratto determina possibilità e data dell’adeguamento (art. 19 CO). Modifichi la serie solo dopo l’accordo e comunichi per iscritto il nuovo importo.
Pausa. Sospenda la serie quando la prestazione si ferma, ad esempio su richiesta del cliente. Decida prima se recuperare la pausa o perderla.
Cambio pacchetto. A metà durata, accrediti i giorni residui del vecchio pacchetto e addebiti proporzionalmente gli stessi giorni del nuovo. La differenza è un supplemento o, passando a uno meno caro, una nota di credito. Calcoli per giorni per rendere verificabile l’importo; veda l’esempio.
Pagamento, sollecito e prescrizione
Ogni periodo crea un credito con propria scadenza. Mancando il pagamento, valgono i normali solleciti: Scrivere un sollecito. Sorvegli le partite nella Contabilità debitori. La prescrizione decorre dall’esigibilità (art. 130 CO, cpv. 1). Pigioni, affitti, interessi di capitali e altre prestazioni periodiche si prescrivono in cinque anni (art. 128 CO, n. 1). L’applicazione alla Sua serie dipende dal caso; nel dubbio consideri cinque anni.
Esempio pratico: Muster Heizungsservice AG
Muster Heizungsservice AG, fittizia, stipula con un’amministrazione immobiliare la manutenzione «Basis»: CHF 1’200.00 netti annui, IVA 8,1 per cento. Serie annuale anticipata dal 1 aprile 2026; emissione 30 giorni prima, scadenza a inizio periodo; inizialmente bozze.
| Dato | Valore |
|---|---|
| Periodo | 01.04.2026 – 31.03.2027, 365 giorni |
| Data fattura, 30 giorni prima | lunedì 02.03.2026 |
| Scadenza | 01.04.2026 |
| Netto | CHF 1’200.00 |
| IVA 8,1 % | CHF 97.20 |
| Totale | CHF 1’297.20 |
La fattura indica 01.04.2026 – 31.03.2027. È di marzo, mentre la prestazione inizia ad aprile: l’azienda chiarisce con la fiduciaria il periodo IVA, potendo esserci un confine fra periodi (art. 40 LIVA).
Il 1 ottobre 2026 passa a «Plus», CHF 1’800.00 netti annui. Fino al 31 marzo 2027 restano 182 giorni su 365: ottobre 31, novembre 30, dicembre 31, gennaio 31, febbraio 28, marzo 31.
| Posizione | Importo CHF |
|---|---|
| Accredito Basis, 182/365 di 1’200.00 | −598.36 |
| Nuovo Plus, 182/365 di 1’800.00 | +897.53 |
| Differenza netta, subtotale | 299.17 |
| IVA 8,1 % | 24.23 |
| Supplemento lordo | 323.40 |
897.53 − 598.36 = 299.17 netti; IVA 24.23 (299.17 × 8,1 %, arrotondata). Se vale l’art. 128 CO, n. 1, il credito esigibile il 1 aprile 2026 si prescrive a fine martedì 1 aprile 2031, salvo interruzione.
Checklist
- Contratto con prestazione, prezzo, durata, rinnovo e disdetta
- Inizio preferibilmente il primo del mese
- Intervallo, anticipo e scadenza conformi all’accordo
- Periodo della prestazione in fattura (art. 26 LIVA, cpv. 2)
- Aliquota e numero IVA verificati, prima fattura controllata
- Primi periodi in bozza, poi automatico
- Indirizzo ed e-mail aggiornati
- Prezzi modificati solo previo accordo
- Partite e solleciti come per fatture singole
- Prescrizione sorvegliata (art. 128 CO, n. 1; 130 cpv. 1)
La soluzione KMU | base
Finance | base fattura prestazioni ricorrenti tramite serie.
1. Creare. Barra laterale Altro › Ricorrenti, pagina Serie, Nuova serie: frequenza settimanale–annuale, anticipata/posticipata, inizio/fine. Un solo documento per periodo. Scelga cliente, fattura oppure ordine, intervallo, date, valuta e modello; inserisca articoli o posizioni libere, prezzo periodico, sconto e IVA. Il titolo appare su ogni documento.
2. Periodi. I mesi terminano a fine mese; trimestri, semestri e anni comprendono 3, 6 e 12 mesi dal primo del mese iniziale; settimane sette giorni dall’inizio. Fine anticipata: ultimo periodo proporzionale; inizio a metà mese: prezzo pieno. Preferisca il primo. Il testo posizione e la riga PDF Periodo di prestazione riportano le date.
3. Invio o verifica. Il processo giornaliero emette e invia oppure crea bozze. Emettere e inviare automaticamente è preselezionato nelle nuove serie; tolga la spunta per verificare ed emettere personalmente ogni periodo.
4. Prima del rinnovo. Fattura in anticipo (giorni) imposta l’anticipo, ad esempio 30 giorni. Scadenza all’inizio del periodo o secondo il termine di pagamento. Numero di periodi termina dopo un numero fisso.
5. Pausa e fatturazione immediata. Nel dettaglio sospenda e riprenda senza recuperare la pausa. Fatturare ora i periodi scaduti evita di attendere il processo giornaliero; se nulla è dovuto, Finance lo segnala. Ogni periodo è fatturato al massimo una volta; sotto vede i documenti generati.
6. Cambio. Upgrade/downgrade accredita il residuo vecchio, fattura proporzionalmente il nuovo e prosegue con una nuova serie collegata alla precedente. Mantiene fine, anticipo, scadenza e cicli restanti. Oggi il cambio si avvia tramite interfaccia Finance, con cui programmi esterni creano, avviano, fermano e cambiano serie. Nessun pulsante dedicato nella vista serie.
7. Pagamenti e solleciti. Come per tutte le fatture vendita: assegni incassi dal file bancario; le scadute entrano nei solleciti.
Dettagli nelle istruzioni Finance | base. Provi la demo o apra un conto di prova. Domande: pagina Contatti.
Fonti
- CO (RS 220), art. 19 cpv. 1, 128 n. 1 e 130 cpv. 1, stato 1 ottobre 2026: Fedlex, consultato il 26.10.2026.
- LIVA (RS 641.20), art. 26 cpv. 1 e 2, 27 cpv. 4, 40 cpv. 1 lett. a–c e cpv. 2, stato 1 gennaio 2025: Fedlex, consultato il 26.10.2026.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato: 26 ottobre 2026.