Maintenance, abonnement logiciel, location ou cotisation : une facture récurrente automatise la même facture à chaque période. Vous définissez la prestation une fois. Ce guide explique les accords préalables, les mentions requises, l’anticipation, l’échéance et les changements de formule, pour éviter de répéter une erreur à chaque cycle.
Quand créer une série
Une série convient aux prestations, prix et rythmes stables : maintenance annuelle, hébergement mensuel ou location trimestrielle d’un appareil. La fiabilité compte plus que le temps gagné : aucune facture oubliée ou doublée, mêmes indications partout. Pour un travail variable, au temps ou à la consommation, utilisez seulement un brouillon à adapter chaque période.
Clarifier d’abord le contrat
Le contenu du contrat est libre dans les limites légales (art. 19 CO, al. 1). La série exécute l’accord client. Fixez par écrit :
- prestation et prix par période, TVA comprise ou exclue ;
- début, durée et rythme mensuel, annuel, etc. ;
- facturation d’avance ou à terme échu, délai de paiement ;
- fin, renouvellement et résiliation ;
- possibilité et modalités d’adaptation du prix en cours de contrat.
Ce guide ne juge pas la validité des clauses de renouvellement, résiliation ou adaptation. Faites-les vérifier juridiquement avant l’offre ou le contrat. Une offre précise constitue le meilleur départ.
Paramètres d’une série
| Paramètre | Question | Exemple |
|---|---|---|
| Intervalle | À quelle fréquence ? | hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle |
| Début et fin | Première période et fin de série ? | début 01.04.2026, fin ouverte ou fixe |
| Facturation | Début ou fin de période ? | maintenance d’avance, travail après réalisation |
| Anticipation | Combien de jours avant ? | 30 jours avant renouvellement |
| Échéance | Selon délai ou début de période ? | exigible le 01.04.2026 |
| Nombre de périodes | Arrêt après un nombre fixe ? | fin après 12 mois |
| Envoi | Automatique ou brouillon contrôlé ? | premières périodes en brouillon |
Commencez de préférence le premier du mois. Un début en cours de mois raccourcit la première période mais la facture intégralement. Seule une fin anticipée entraîne un prorata journalier de la dernière période.
Contenu : TVA et période de prestation
Sur demande, le prestataire émet une facture conforme à l’art. 26 LTVA, al. 2 et 3 (al. 1). Elle identifie clairement prestataire, destinataire et prestation, et indique généralement (al. 2) :
- nom et localité du prestataire, inscription au registre TVA et numéro ;
- nom et localité du destinataire ;
- date ou période de prestation si différente de la date de facture ;
- genre, objet et volume de la prestation ;
- contre-prestation ;
- taux applicable et impôt dû.
Le point en gras est essentiel : une facture anticipée précède la prestation. Indiquez par exemple « Maintenance 01.04.2026 – 31.03.2027 ».
Le moment fiscal compte aussi. Selon les contre-prestations convenues, la dette naît à la facturation (art. 40 LTVA, al. 1, let. a) ; en cas de factures ou paiements partiels successifs, à l’émission ou à l’encaissement partiel (let. b) ; pour les avances sur prestations non exonérées et les prestations sans facture, à l’encaissement (let. c). Selon les contre-prestations reçues, elle naît à l’encaissement (al. 2). Une anticipation de 30 jours traversant un trimestre peut donc modifier la période de décompte. Consultez votre fiduciaire et Contre-prestations convenues ou reçues.
Un taux erroné se répète partout. Dans les limites du droit commercial, la correction ultérieure peut utiliser un document devant parvenir au destinataire, renvoyant à la facture initiale et l’annulant (art. 27 LTVA, al. 4). Vérifiez soigneusement la première facture. Voir Créer une QR-facture pour la section paiement.
Envoi automatique ou contrôle préalable
La série émet et envoie, ou prépare un brouillon à vérifier puis émettre. Préférez le brouillon au démarrage, si prix ou quantités varient ou si l’adresse est incertaine. Automatisez après deux périodes correctes. Chaque trimestre, vérifiez néanmoins par sondage adresse, e-mail et prix contractuel.
Prix, pause et changement de formule
Prix. Le contrat détermine si et quand adapter (art. 19 CO). Modifiez après accord et annoncez le nouveau montant par écrit.
Pause. Suspendez la série si la prestation s’arrête temporairement à la demande du client. Décidez auparavant si la pause sera refacturée ou abandonnée.
Changement de formule. En cours de période déjà facturée, créditez les jours restants de l’ancienne formule et facturez les mêmes jours au prorata de la nouvelle. La différence donne supplément ou avoir pour une formule moins chère. Le calcul journalier permet au client de vérifier, comme ci-dessous.
Paiement, rappels et prescription
Chaque période est une créance avec échéance propre. Les rappels suivent le processus habituel ; suivez les postes dans la comptabilité débiteurs. La prescription commence à l’exigibilité (art. 130 CO, al. 1). Loyers, fermages, intérêts et autres redevances périodiques se prescrivent par cinq ans (art. 128 CO, ch. 1). La qualification dépend du cas ; retenez cinq ans dans le doute.
Exemple pratique : Muster Heizungsservice AG
L’entreprise fictive signe avec une régie un contrat « Basis », CHF 1’200.00 nets/an, TVA 8,1 %. Série annuelle d’avance, début 1er avril 2026, émission 30 jours avant, échéance au début, premières périodes en brouillon.
| Indication | Valeur |
|---|---|
| Période | 01.04.2026 – 31.03.2027 (365 jours) |
| Facturation (30 jours avant) | lundi 02.03.2026 |
| Échéance | 01.04.2026 |
| Net | CHF 1’200.00 |
| TVA 8,1 % | CHF 97.20 |
| Montant facturé | CHF 1’297.20 |
La facture mentionne 01.04.2026 – 31.03.2027. La facture de mars et le début de la prestation en avril peuvent relever de deux périodes de décompte différentes ; la fiduciaire vérifie à quelle période la TVA doit être attribuée selon l’art. 40 LTVA.
Le 1er octobre 2026, passage à « Plus », CHF 1’800.00 nets/an. Restent 182 jours jusqu’au 31 mars 2027 : octobre 31, novembre 30, décembre 31, janvier 31, février 28, mars 31, sur 365.
| Position | Montant (CHF) |
|---|---|
| Avoir Basis, 182/365 de 1’200.00 | −598.36 |
| Nouveau Plus, 182/365 de 1’800.00 | +897.53 |
| Différence nette (sous-total) | 299.17 |
| TVA 8,1 % | 24.23 |
| Supplément brut | 323.40 |
897.53 − 598.36 = 299.17 nets ; TVA 24.23 (299.17 × 8,1 %, arrondie). Si l’art. 128 CO, ch. 1, s’applique, la créance annuelle exigible le 1er avril 2026 se prescrit à la fin du mardi 1er avril 2031, sans interruption.
Checklist
- Contrat : prestation, prix, durée, renouvellement, résiliation
- Début de préférence le premier du mois
- Intervalle, anticipation et échéance conformes à l’accord
- Période mentionnée (art. 26 LTVA, al. 2)
- Taux, numéro TVA et première facture contrôlés avant envoi
- Premières périodes en brouillon, puis automatisation
- Adresse et e-mail à jour
- Prix modifié uniquement après accord
- Postes et rappels comme pour les factures individuelles
- Prescription surveillée (art. 128 CO, ch. 1 ; art. 130 CO, al. 1)
La solution KMU | base
Finance | base facture les prestations récurrentes en série.
1. Créer. Barre latérale Autres › Récurrent, page Séries, puis Nouvelle série. Fréquence hebdomadaire à annuelle, d’avance ou à terme échu, dates de début/fin, une pièce par période. Choisissez client, facture ou commande, intervalle, dates, monnaie, modèle ; positions libres ou articles, prix par période, rabais et TVA. Le titre apparaît sur chaque pièce.
2. Périodes. Les mois finissent en fin de mois ; trimestres, semestres et années couvrent 3, 6 ou 12 mois dès le premier du mois initial ; semaines : sept jours dès le début. Fin anticipée : dernière période au prorata ; début en cours de mois : prix entier. Commencez donc le premier. Le texte de position et une ligne Période de prestation du PDF indiquent la période.
3. Envoi. Chaque jour, la série émet/envoie ou prépare un brouillon. Émettre et envoyer automatiquement est coché par défaut ; décochez pour contrôler et émettre vous-même chaque période.
4. Anticipation. Facture à l’avance (jours) définit le nombre de jours, par exemple 30 avant renouvellement. Échéance au début de la période ou selon le délai de paiement. Nombre de périodes fixe l’arrêt.
5. Pause et émission immédiate. Le détail permet pause et reprise sans rattrapage. Facturer maintenant les périodes échues évite l’attente quotidienne ; Finance signale si aucune n’est due. Chaque période est facturée au plus une fois ; pièces générées visibles en bas.
6. Formule. En montée ou descente de gamme, Finance crédite l’ancien reste, facture le nouveau au prorata et crée une série liée à la précédente. Fin, anticipation, échéance et cycles restants sont conservés. Cette opération passe actuellement par l’interface Finance permettant aux autres programmes de créer, démarrer, arrêter et changer les séries ; aucun bouton dédié dans la vue.
7. Paiements. Les factures générées suivent les ventes ordinaires : affectation par fichier bancaire, retards dans les rappels.
Détails dans les instructions Finance | base. Consultez la démo ou ouvrez un compte d’essai. Questions : page Contact.
Sources
- Code des obligations (OR ; CO, RS 220), art. 19, al. 1, 128, ch. 1, 130, al. 1, état au 1er octobre 2026 : Fedlex, consulté le 26.10.2026.
- Loi fédérale régissant la taxe sur la valeur ajoutée (MWSTG ; LTVA, RS 641.20), art. 26, al. 1 et 2, 27, al. 4, 40, al. 1, let. a–c et al. 2, état au 1er janvier 2025 : Fedlex, consulté le 26.10.2026.
Ce guide ne remplace aucun conseil juridique ou fiscal. État des informations : 26 octobre 2026.