Wartungsvertrag, Software-Abo, Gerätemiete, Mitgliederbeitrag: Wer dieselbe Leistung im festen Rhythmus liefert, schreibt jedes Mal dieselbe Rechnung. Eine Serienrechnung erledigt das automatisch. Sie legen die Leistung einmal fest, und je Periode entsteht eine Rechnung. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie vorher klären müssen, welche Angaben die Rechnung bei wiederkehrenden Leistungen enthalten muss, wie Vorlauf, Fälligkeit und Paketwechsel funktionieren und wie Sie Fehler vermeiden, die sich sonst in jeder Periode wiederholen.
Wann sich eine Serienrechnung lohnt
Eine Serie eignet sich, wenn Leistung, Preis und Rhythmus gleich bleiben: der jährliche Wartungsvertrag, die monatliche Hosting-Gebühr, die vierteljährliche Miete für ein Gerät. Der Gewinn liegt weniger in der Zeitersparnis als in der Verlässlichkeit. Keine Rechnung wird vergessen, keine doppelt geschrieben, und jede trägt dieselben Angaben. Für schwankende Leistungen, etwa nach Aufwand oder Verbrauch, passt eine Serie nur als Entwurf, den Sie jede Periode anpassen.
Zuerst den Vertrag klären
Der Inhalt eines Vertrags kann innerhalb der Schranken des Gesetzes beliebig festgelegt werden (Art. 19 Abs. 1 OR). Eine Serie setzt nur um, was Sie mit der Kundschaft vereinbart haben. Halten Sie deshalb vor dem Start schriftlich fest:
- Leistung und Preis je Periode, inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer
- Beginn, Laufzeit und Rhythmus (monatlich, jährlich …)
- Rechnungsstellung im Voraus oder nachträglich und die Zahlungsfrist
- Ende, Verlängerung und Kündigung
- ob und wie der Preis während der Laufzeit angepasst werden darf
Welche Klauseln zu Verlängerung, Kündigung und Preisanpassung zulässig sind, beurteilt dieser Ratgeber nicht. Lassen Sie solche Bestimmungen von Ihrer Rechtsberatung prüfen, bevor Sie sie in Offerte oder Vertrag aufnehmen. Eine saubere Offerte ist der beste Ausgangspunkt.
Die Eckdaten einer Serie
Jede Serie braucht dieselben Festlegungen:
| Einstellung | Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| Intervall | Wie oft wird verrechnet? | wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich |
| Beginn und Ende | Wann startet die erste Periode, wann endet die Serie? | Beginn 01.04.2026, Ende offen oder fest |
| Rechnungsstellung | Zu Beginn oder am Ende der Periode? | Wartung im Voraus, Aufwand nachträglich |
| Vorlauf | Wie viele Tage vor der Periode wird die Rechnung gestellt? | 30 Tage vor der Verlängerung |
| Fälligkeit | Nach Zahlungsfrist oder am Periodenbeginn? | fällig am 01.04.2026 |
| Anzahl Perioden | Endet die Serie nach einer festen Zahl von Perioden? | 12 Monate, dann Ende |
| Versand | Automatisch senden oder als Entwurf prüfen? | erste Perioden als Entwurf |
Beginnen Sie Serien möglichst am Ersten eines Monats. Beginnt eine Serie mitten im Monat, ist die erste Periode kürzer als üblich, wird aber zum vollen Preis berechnet. Nur wenn eine Serie vor dem Periodenende endet, wird die letzte Periode anteilig nach Tagen verrechnet.
Was die Rechnung enthalten muss: MWST und Leistungszeitraum
Die Mehrwertsteuergesetzgebung stellt für jede Rechnung Anforderungen an den Inhalt. Der Leistungserbringer muss dem Empfänger auf Verlangen eine Rechnung ausstellen, die den Anforderungen von Art. 26 Abs. 2 und 3 MWSTG genügt (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Sie muss Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizieren und enthält in der Regel unter anderem (Art. 26 Abs. 2 MWSTG):
- Name und Ort des Leistungserbringers, den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer
- Name und Ort des Leistungsempfängers
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- das Entgelt
- den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag
Der fett gesetzte Punkt ist für Serien entscheidend. Stellen Sie eine Rechnung im Voraus, liegt die Leistung nach dem Rechnungsdatum. Dann gehört der Zeitraum auf die Rechnung, zum Beispiel «Wartung 01.04.2026 – 31.03.2027».
Steuerlich zählt ausserdem der Zeitpunkt der Rechnung. Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 Bst. a MWSTG); geben die Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass, entsteht sie mit der Ausgabe der Teilrechnung oder der Vereinnahmung der Teilzahlung (Art. 40 Abs. 1 Bst. b MWSTG); bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen sowie bei Leistungen ohne Rechnungsstellung entsteht sie mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG). Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, schuldet sie mit der Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Liegt zwischen Rechnung und Leistung eine Periodengrenze, etwa bei einem Vorlauf von 30 Tagen über den Quartalswechsel, kann sich deshalb die Zuordnung zur Abrechnungsperiode ändern. Klären Sie das mit Ihrer Treuhandstelle; mehr dazu im Ratgeber Vereinbartes oder vereinnahmtes Entgelt.
Ein Fehler in der Serie, etwa ein falscher Steuersatz, steht danach in jeder Rechnung. Eine nachträgliche Korrektur kann innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft, erfolgen (Art. 27 Abs. 4 MWSTG). Prüfen Sie die erste Rechnung deshalb genau. Wie der Zahlteil aufgebaut ist, beschreibt der Ratgeber QR-Rechnung erstellen.
Automatisch senden oder erst prüfen
Eine Serie kann die Rechnung selbst ausstellen und versenden oder sie als Entwurf bereitlegen, den Sie prüfen und ausstellen. Wählen Sie den Entwurf, solange die Serie neu ist, sich Preise oder Mengen noch ändern oder die Kundenadresse unsicher ist. Schalten Sie auf automatisch, wenn die ersten zwei Perioden gestimmt haben. Prüfen Sie trotzdem einmal im Quartal stichprobenartig, ob Adresse, E-Mail und Preis noch zum Vertrag passen.
Preisänderung, Pause und Paketwechsel
Preisänderung. Ob und wann Sie den Preis anpassen dürfen, bestimmt der Vertrag (Art. 19 OR). Ändern Sie die Serie erst, wenn die Vereinbarung steht, und teilen Sie die neue Rechnungshöhe schriftlich mit.
Pause. Ruht die Leistung, etwa weil der Kunde sie vorübergehend aussetzt, pausieren Sie die Serie. Entscheiden Sie vorher, ob die Pausenzeit nachverrechnet wird oder verfällt.
Paketwechsel. Wechselt der Kunde mitten in der Laufzeit von einem Paket in ein anderes, ist die schon verrechnete Periode anzupassen: Die Resttage des alten Pakets werden gutgeschrieben, das neue Paket wird für dieselben Resttage anteilig berechnet. Die Differenz ist die Nachbelastung oder, beim Wechsel in ein günstigeres Paket, die Gutschrift. Rechnen Sie tagesgenau, damit der Kunde die Zahl nachvollziehen kann; das Beispiel unten zeigt den Weg.
Zahlung, Mahnung und Verjährung
Jede Periode ist eine eigene Forderung mit eigener Fälligkeit. Zahlt ein Kunde nicht, folgen Mahnstufen wie bei jeder anderen Rechnung (Mahnung schreiben); die offenen Posten behalten Sie in der Debitorenbuchhaltung im Blick. Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit der Forderung (Art. 130 Abs. 1 OR). Nach fünf Jahren verjähren unter anderem Forderungen für Miet-, Pacht- und Kapitalzinse sowie für andere periodische Leistungen (Art. 128 Ziff. 1 OR). Ob Ihre Serienleistung als periodische Leistung gilt, hängt vom Einzelfall ab; rechnen Sie im Zweifel mit fünf Jahren.
Praxisbeispiel: Muster Heizungsservice AG
Die Muster Heizungsservice AG (erfunden) schliesst mit einer Liegenschaftsverwaltung einen Wartungsvertrag «Basis». Der Preis beträgt CHF 1'200.00 netto pro Jahr, die Mehrwertsteuer 8,1 Prozent. Die Serie ist jährlich, vorschüssig, beginnt am 1. April 2026, wird 30 Tage vor Periodenbeginn gestellt und ist am Periodenbeginn fällig. Sie läuft in den ersten Perioden als Entwurf.
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Periode | 01.04.2026 – 31.03.2027 (365 Tage) |
| Rechnungsdatum (30 Tage vorher) | Montag, 02.03.2026 |
| Fällig | 01.04.2026 |
| Netto | CHF 1'200.00 |
| MWST 8,1 % | CHF 97.20 |
| Rechnungsbetrag | CHF 1'297.20 |
Auf der Rechnung steht der Leistungszeitraum 01.04.2026 – 31.03.2027. Die Rechnung datiert vom März, die Leistung beginnt im April. Weil dazwischen eine Periodengrenze liegen kann, klärt die Firma mit ihrer Treuhandstelle, in welcher Abrechnungsperiode die Steuer anfällt (Art. 40 MWSTG).
Am 1. Oktober 2026 wechselt die Verwaltung ins Paket «Plus» zu CHF 1'800.00 netto pro Jahr. Bis zum Periodenende am 31. März 2027 sind es 182 Resttage (Oktober 31, November 30, Dezember 31, Januar 31, Februar 28, März 31) von 365 Tagen.
| Position | Betrag (CHF) |
|---|---|
| Gutschrift Basis, 182/365 von 1'200.00 | −598.36 |
| Neu Plus, 182/365 von 1'800.00 | +897.53 |
| Differenz netto (Zwischensumme) | 299.17 |
| MWST 8,1 % | 24.23 |
| Nachbelastung brutto | 323.40 |
Die Nachbelastung ergibt sich aus 897.53 − 598.36 = 299.17 netto; darauf entfallen 24.23 Mehrwertsteuer (299.17 × 8,1 %, gerundet). Fällt die Jahresrechnung unter Art. 128 Ziff. 1 OR, ist die Forderung mit Fälligkeit am 1. April 2026 am Ende des 1. April 2031 (Dienstag) verjährt, sofern keine Unterbrechung eintritt.
Checkliste
- Vertrag mit Leistung, Preis, Laufzeit, Verlängerung und Kündigung liegt vor
- Serie beginnt möglichst am Monatsersten
- Intervall, Vorlauf und Fälligkeit stimmen mit der Vereinbarung überein
- Rechnung nennt den Leistungszeitraum (Art. 26 Abs. 2 MWSTG)
- Steuersatz und MWST-Nummer geprüft, erste Rechnung vor dem Versand kontrolliert
- Erste Perioden als Entwurf, danach automatisch
- Kundenadresse und E-Mail aktuell
- Preisänderungen nur nach Vereinbarung
- Offene Posten und Mahnungen laufen wie bei Einzelrechnungen
- Verjährungsfrist im Blick (Art. 128 Ziff. 1, Art. 130 Abs. 1 OR)
So löst es KMU | base
In Finance | base verrechnen Sie wiederkehrende Leistungen als Serie. So sieht der Weg aus.
1. Serie anlegen. Die Serien finden Sie in der Seitenleiste von Finance unter Weitere › Wiederkehrend; die Seite heisst Serien. Über Neue Serie verrechnen Sie wiederkehrende Leistungen wöchentlich bis jährlich, vor- oder nachschüssig, mit Start- und Enddatum. Je Periode entsteht genau ein Beleg. Sie wählen Kunde, Belegart (Rechnung oder Auftrag), Intervall, Beginn, Ende, Währung und Vorlage und erfassen die Positionen mit Artikel oder frei, mit Preis je Periode, Rabatt und MWST. Der Titel erscheint auf jedem Beleg.
2. Perioden und Leistungszeitraum. Monatsperioden enden am Monatsende; Quartals-, Halbjahres- und Jahresperioden umfassen 3, 6 bzw. 12 Monate ab dem Monatsersten des Startmonats, Wochenperioden sieben Tage ab Beginn. Endet eine Serie vor dem Periodenende, wird die letzte Periode anteilig verrechnet; ein Beginn mitten im Monat wird voll verrechnet. Beginnen Sie deshalb am Monatsersten. Der Positionstext trägt den Leistungszeitraum, und im PDF steht er als Zeile Leistungszeitraum.
3. Automatisch senden oder prüfen. Eine Serie stellt den Beleg täglich automatisch aus und sendet ihn oder legt ihn als Entwurf zur Prüfung an. Bei einer neuen Serie ist das Feld Automatisch ausstellen und versenden vorangekreuzt; ohne Häkchen entsteht je Periode ein Entwurf, den Sie prüfen und selbst ausstellen.
4. Rechnung vor der Verlängerung. Mit Rechnung im Voraus (Tage) stellt eine Serie die Rechnung eine wählbare Anzahl Tage vor Periodenbeginn (zum Beispiel 30 Tage vor der Verlängerung). Die Fälligkeit setzen Sie auf am Periodenbeginn oder nach Zahlungsfrist. Mit Anzahl Perioden endet die Serie nach einer festen Zahl von Perioden.
5. Pausieren und sofort verrechnen. In der Detailansicht einer Serie pausieren Sie sie und setzen sie fort, ohne die Pause nachzuverrechnen, oder verrechnen mit Fällige Perioden jetzt verrechnen die fälligen Perioden sofort, statt auf den täglichen Lauf zu warten. Ist keine Periode fällig, meldet Finance, dass nichts verrechnet wurde. Jede Periode wird höchstens einmal verrechnet. Unten sehen Sie die erzeugten Belege.
6. Paketwechsel. Beim Upgrade oder Downgrade mitten in der Laufzeit schreibt Finance die Resttage des alten Pakets gut, verrechnet das neue anteilig und führt die Serie als neue weiter (Vorgänger und Nachfolger verknüpft); Enddatum, Vorlauf, Fälligkeit und verbleibende Zyklen bleiben erhalten. Wichtig: Der Paketwechsel wird heute über die Finance-Schnittstelle ausgelöst, mit der andere Programme Serien anlegen, starten, stoppen und wechseln. Die Serienansicht in Finance bietet dafür keine eigene Schaltfläche.
7. Zahlungen und Mahnungen. Die erzeugten Rechnungen laufen wie alle Verkaufsrechnungen: Zahlungseingänge ordnen Sie über die Bankdatei zu, überfällige Rechnungen erscheinen im Mahnwesen.
Die Bedienung im Einzelnen finden Sie in der Anleitung zu Finance | base. Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 19 Abs. 1, Art. 128 Ziff. 1 und Art. 130 Abs. 1, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG, SR 641.20), Art. 26 Abs. 1 und 2, Art. 27 Abs. 4 und Art. 40 Abs. 1 Bst. a–c und Abs. 2, Stand 1. Januar 2025: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.