La registrazione del tempo di lavoro è generalmente obbligatoria per chi impiega personale in Svizzera. La legge prevede rinuncia e registrazione semplificata, ma a condizioni restrittive. Questa guida spiega art. 46 della legge sul lavoro (LL, ArG) e art. 73–73b dell’ordinanza 1 (OLL 1, ArGV 1): dati, destinatari delle agevolazioni e adempimento quotidiano.
Obbligo legale
L’art. 46 della legge federale sul lavoro nell’industria, nell’artigianato e nel commercio impone al datore di tenere a disposizione degli organi d’esecuzione/vigilanza elenchi e documenti necessari all’applicazione di legge e ordinanze. Per dati personali rinvia alla legge sulla protezione dei dati del 25 settembre 2020.
Art. 1 LL: di principio tutte le aziende pubbliche/private; eccezioni aziendali/personali agli art. 2–3. Per uffici e servizi conta art. 3 lett. d: esclusa l’attività dirigente elevata. Art. 9 OLL 1: posizione/responsabilità e dimensioni aziendali conferiscono ampi poteri decisionali o influenza determinante su decisioni importanti, incidendo durevolmente su struttura, andamento e sviluppo dell’azienda/parte. Contano poteri effettivi, non titolo.
Le disposizioni sulla protezione della salute restano applicabili anche a queste persone, secondo l’art. 3a LL. L’espressione «orario basato sulla fiducia» non compare né nella legge sul lavoro né nell’ordinanza 1. Chi lavora con questo sistema ma sottostà alla legge deve quindi continuare a rispettare le disposizioni sulla durata del lavoro.
Dati da registrare
Art. 73 OLL 1, cpv. 1 contiene elenco espressamente non esaustivo. Centrali:
- durata giornaliera/settimanale, inclusi compensazioni e straordinario, e collocazione temporale, lett. c;
- riposi settimanali/sostitutivi non regolarmente domenicali, lett. d;
- collocazione/durata pause di almeno mezz’ora, lett. e;
- supplementi salariali e temporali legali, lett. h.
Registrare soltanto il totale delle ore non basta quindi a soddisfare questi requisiti. Occorre poter ricostruire anche quando il lavoro è stato svolto. Solo conoscendo la sua collocazione temporale è possibile verificare, ad esempio, se siano state rispettate le undici ore di riposo quotidiano previste dall’art. 15a LL.
Secondo l’art. 73 OLL 1, cpv. 2, gli elenchi e gli altri documenti devono essere conservati per almeno cinque anni dopo la fine della loro validità. Le indicazioni SECO precisano che il termine comincia con la scadenza della validità del singolo documento, non semplicemente con la sua creazione. Consiglio pratico: conservare l’anno fino a fine del quinto successivo offre sicurezza.
Modalità ammesse
Secondo il documento SECO sulle modalità di registrazione, rilevare il tempo di lavoro non significa necessariamente installare un timbratore. Il sistema deve però permettere di ricostruire per ogni persona quando ha lavorato, quando ha fatto le pause e quando ha terminato il lavoro. Il SECO cita, fra le modalità ammesse, le seguenti possibilità:
- registri manuali, agenda, rapporti, tabella;
- software anche smartphone;
- dati ausiliari, accesso informatico/edificio, con informazione al personale, nessun altro uso e integrazioni manuali possibili;
- orari fissi o turni fissi con registrazione di ogni scarto individuale, ore aggiuntive e pause spostate. Sole assenze insufficienti.
Anche quando l’azienda adotta un orario flessibile oppure un orario di lavoro annuale, resta l’obbligo di registrare il tempo effettivamente prestato da ciascuna persona. La guida SECO precisa che questi modelli organizzativi non dispensano dalla rilevazione individuale.
Rinuncia, art. 73a
Rinuncia solo a dati art. 73 cpv. 1 lett. c, d, e, h: orario, riposi, pause, supplementi. Condizioni cumulative:
- CCL concordato dalle parti sociali, non dal solo datore, firmato dalla maggioranza delle organizzazioni rappresentative dei lavoratori; misure speciali salute/riposi e interlocutore interno per orari (cpv. 4).
- Grande autonomia, orario fissato prevalentemente dalla persona (cpv. 1 lett. a).
- Reddito annuo lordo, bonus inclusi, oltre CHF 120’000, proporzionale per part-time (cpv. 1 lett. b, dal 1 gennaio 2016). Cpv. 2: adeguamento al massimo guadagno assicurato LAINF.
- Accordo individuale scritto (cpv. 1 lett. c), revocabile annualmente da entrambe le parti (cpv. 3).
A disposizione autorità: CCL, accordi ed elenco con redditi lordi (cpv. 5); secondo guida SECO basta confermare il raggiungimento della soglia. Se manca una condizione, registrazione normale. Orari/riposi restano invariati. Nessun modello di rinuncia secondo SECO.
Registrazione semplificata, art. 73b
Solo durata giornaliera totale, senza inizio/fine/pause; per notte/domenica anche inizio/fine (cpv. 1). Serve autonomia per parte considerevole: guida SECO almeno un quarto. Sola flessibilità aziendale insufficiente.
Due vie:
- Accordo collettivo, cpv. 1–2: rappresentanza di settore/azienda o, in mancanza, maggioranza lavoratori concorda categorie, norme particolari orari/riposi e verifica paritetica.
- Individuale sotto 50 lavoratori, cpv. 3: scritto fra datore e persona, richiamo alle norme su lavoro/riposo, colloquio annuale sul carico documentato. Schede SECO settimane 45/50 ore utilizzabili per il richiamo.
Secondo le indicazioni SECO, per la soglia aziendale si conta il numero delle persone e non la somma delle percentuali d’impiego. Anche dopo l’accordo, ogni persona interessata resta libera di registrare i dati completi dell’art. 73 cpv. 1 lett. c–e. Il datore deve metterle a disposizione uno strumento adatto a farlo, come richiede il cpv. 4.
Esempio pratico: Muster Elektro AG
Azienda fittizia, 36 addetti: 22 montatori, otto ufficio, tre responsabili progetto, tre direzione. La direttrice Muster riorganizza.
| Gruppo | Persone | Procedura | Motivo |
|---|---|---|---|
| Montatori | 22 | normale, art. 73 | interventi fissati dalla pianificazione |
| Ufficio | 8 | normale, art. 73 | presenza telefonica fissa |
| Progetti | 3 | verificare semplificata, art. 73b cpv. 3 | sotto 50, autonomia individuale da verificare |
| Direzione | 3 | verificare attività dirigente elevata, art. 9 OLL 1 | non automatica con queste dimensioni |
Rinuncia esclusa: nessun CCL che la preveda, anche con responsabile oltre CHF 120’000. Per una responsabile due giorni in ufficio flessibili senza fascia obbligatoria, altri in cantiere: accordo individuale scritto art. 73b cpv. 3 con richiamo SECO. Registra totale giornaliero e inizio/fine del servizio domenicale autorizzato. A dicembre colloquio documentato. Con presenza continua in cantiere mancherebbe autonomia: registrazione normale.
Checklist
- Applicabilità LL verificata, art. 1–3a
- Orario e collocazione, pause da mezz’ora, riposi e supplementi, art. 73 cpv. 1 lett. c–e, h
- Conservazione almeno cinque anni dopo validità
- Rinuncia solo con CCL, grande autonomia, oltre CHF 120’000 e accordo scritto
- Semplificata art. 73b concordata per iscritto con richiamo orari/riposi
- Sotto 50: colloquio annuale documentato
La soluzione KMU | base
Le schermate mostrano l’interfaccia in tedesco; KMU | base è disponibile anche in francese, italiano e inglese.
HR | base copre la registrazione normale art. 73 OLL 1.
1. Web. Entrata, pausa, uscita nel browser, Tempo › Rilevazione del tempo, «Il mio tempo», o pagina iniziale. Blocco prima dell’entrata/dopo uscita aziendale. Canali web/app/terminale nei profili, Tempo › Rilevazione del tempo › Regole e modelli; web non abilitato indicato in «Il mio tempo».
2. Terminale team. Tablet kiosk condiviso, senza dati personali prima dell’accesso. HR configura in Tempo › Rilevazione del tempo › Terminali e badge, abbinamento con codice.
3. Correzioni. Quando desiderano correggere successivamente una timbratura, i collaboratori presentano una richiesta nella griglia settimanale e ne indicano il motivo. La timbratura originaria resta conservata, così che la modifica lasci una traccia. La persona superiore esamina la richiesta e decide se approvarla oppure rifiutarla.
4. Controlli LL. Pause mancanti art. 15 detratte automaticamente o segnalate secondo profilo. Avvisi su arco oltre 14 ore, riposo sotto 11, lavoro giornaliero eccessivo, notte/domenica/festivi. Superiori in Tempo › Rilevazione del tempo › Tempi di lavoro, «Violazioni LL». Verifichi adeguatezza delle pause automatiche: conteggiano pause non timbrate.
5. Saldi. Effettivo, teorico, saldo per giorno/settimana/mese e da inizio anno; accredito di assenze/festivi.
6. Registro accessi. Consultazione, modifica ed export di tempi altrui protocollati. Autorizzati in Impostazioni › Registro degli accessi, filtri persona, ambito, periodo, senza export.
Non coperto: nessuna modalità dedicata a rinuncia art. 73a o semplificata art. 73b. Accordi e colloqui fuori dalla rilevazione, ad esempio documenti nel dossier. Permanenza dati secondo Sua prassi; rispetti cinque anni dell’art. 73 cpv. 2.
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Fonti
- Legge federale sul lavoro nell’industria, nell’artigianato e nel commercio (LL, RS 822.11), art. 1–3a, 9, 15a, 46, stato 1 settembre 2023: Fedlex, consultato il 26.10.2026.
- OLL 1 (RS 822.111), art. 9, 73, 73a, 73b, stato 1 settembre 2024: Fedlex, consultato il 26.10.2026.
- SECO: Registrazione del tempo di lavoro, in tedesco, consultato il 26.10.2026.
- SECO: Modalità di registrazione, versione 23 ottobre 2018, in tedesco, consultato il 26.10.2026.
- SECO: Indicazioni OLL 1, art. 73 novembre 2006, 73a/73b febbraio 2016, in tedesco, consultato il 26.10.2026. Interpretazione SECO, non fonte normativa.
Questa guida non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Stato: 26 ottobre 2026.