Wer Mitarbeitende beschäftigt, muss in der Regel ihre Arbeitszeit aufzeichnen. Das ist in der Schweiz keine Empfehlung, sondern eine Pflicht aus dem Arbeitsgesetz. Das Recht kennt allerdings zwei Erleichterungen, den Verzicht und die vereinfachte Erfassung, beide mit engen Voraussetzungen. Dieser Ratgeber erklärt die Arbeitszeiterfassung Pflicht nach ArG Art. 46 und ArGV 1 Art. 73 bis 73b: was aufgezeichnet werden muss, wer sich auf die Erleichterungen berufen kann und wie Sie die Pflicht im Alltag erfüllen.
Was das Gesetz verlangt
Die Grundlage ist Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG). Der Arbeitgeber hat Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten. Für Personendaten verweist der Artikel zudem auf das Datenschutzgesetz vom 25. September 2020.
Das Arbeitsgesetz gilt nach Art. 1 grundsätzlich für alle öffentlichen und privaten Betriebe; Ausnahmen für Betriebe und Personengruppen stehen in Art. 2 und 3. Für Büro- und Dienstleistungs-KMU ist vor allem Art. 3 Buchstabe d wichtig: Das Gesetz ist nicht anwendbar auf Arbeitnehmer, die eine höhere leitende Tätigkeit ausüben. Was darunter fällt, regelt Art. 9 ArGV 1: Eine höhere leitende Tätigkeit übt aus, wer aufgrund seiner Stellung und Verantwortung sowie in Abhängigkeit von der Grösse des Betriebes über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen und dadurch auf die Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung eines Betriebes oder Betriebsteils einen nachhaltigen Einfluss nehmen kann. Massgebend sind also Stellung, Verantwortung und tatsächliche Entscheidungsbefugnis, nicht der Titel.
Die Bestimmungen über den Gesundheitsschutz gelten auch für diese Personen (Art. 3a ArG). «Vertrauensarbeitszeit» kommt in Arbeitsgesetz und ArGV 1 nicht vor. Wer so arbeitet und dem Gesetz untersteht, muss die Arbeitszeitvorschriften weiterhin einhalten.
Was erfasst werden muss
Welche Angaben die Unterlagen enthalten müssen, nennt Art. 73 Abs. 1 ArGV 1. Die Aufzählung ist ausdrücklich nicht abschliessend («namentlich»). Zentral sind diese Punkte:
- die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage (Buchstabe c),
- die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen (Buchstabe d),
- die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr (Buchstabe e),
- die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge (Buchstabe h).
Es zählt also nicht nur die Stundensumme, sondern auch, wann gearbeitet wurde. Nur so lässt sich prüfen, ob etwa die tägliche Ruhezeit von elf Stunden (Art. 15a ArG) eingehalten wurde.
Aufbewahren müssen Sie die Verzeichnisse und Unterlagen nach Ablauf ihrer Gültigkeit für mindestens fünf Jahre (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Die Wegleitung des SECO präzisiert, dass diese Frist mit dem Ablauf der jeweiligen Gültigkeit beginnt. Praxis, nicht gesetzlich: Wer die Aufzeichnungen eines Jahres zur Sicherheit bis Ende des fünften Folgejahres behält, ist auf der sicheren Seite.
Wie erfasst werden darf
Nach den «Modalitäten der Arbeitszeiterfassung» des SECO heisst Arbeitszeiterfassung nicht in jedem Fall Stempeluhr. Nachvollziehbar sein muss, wann jede Person gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Zulässig sind laut SECO zum Beispiel:
- von Hand geführte Aufzeichnungen (Kalender, Rapportbuch, Tabelle),
- elektronische Erfassung mit Software, auch per Smartphone,
- die Ableitung der Arbeitszeit aus Hilfsangaben wie IT-Login oder Gebäudezutritt, wenn die Mitarbeitenden informiert sind, die Daten nicht zu einem anderen Zweck genutzt werden und manuelle Ergänzungen möglich bleiben,
- ein Arbeitsmodell mit Fixzeiten oder ein fixer Schichtplan, wenn jede individuelle Abweichung, auch Mehrstunden und verschobene Pausen, zusätzlich erfasst wird. Nur die Abwesenheiten zu erfassen genügt nach dem SECO nicht.
Auch Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit entbinden nach der SECO-Wegleitung nicht davon, die individuell geleistete Arbeitszeit aufzuzeichnen.
Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung (Art. 73a)
Art. 73a ArGV 1 erlaubt, auf einen Teil der Angaben zu verzichten, nämlich auf die Angaben nach Art. 73 Abs. 1 Buchstaben c, d, e und h (Arbeitszeit, Ruhetage, Pausen, Zuschläge). Aber nur, wenn alle diese Voraussetzungen zusammenkommen:
- Ein Gesamtarbeitsvertrag sieht den Verzicht vor. Die Sozialpartner müssen ihn vereinbaren. Der Arbeitgeber allein kann den Verzicht nicht beschliessen. Der GAV muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein und besondere Massnahmen für den Gesundheitsschutz und die Einhaltung der Ruhezeiten sowie eine interne Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten vorsehen (Abs. 4).
- Die betroffenen Personen haben bei ihrer Arbeit eine grosse Autonomie und setzen ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selber fest (Abs. 1 Bst. a).
- Ihr Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni beträgt mehr als 120 000 Franken, bei Teilzeit anteilsmässig weniger (Abs. 1 Bst. b; in Kraft seit 1. Januar 2016). Abs. 2 sieht vor, dass dieser Betrag der Entwicklung des UVG-Höchstbetrags des versicherten Verdiensts angepasst wird.
- Die Person hat den Verzicht schriftlich individuell vereinbart (Abs. 1 Bst. c). Sie oder der Arbeitgeber kann diese Vereinbarung jährlich widerrufen (Abs. 3).
Der Arbeitgeber muss den GAV, die individuellen Verzichtsvereinbarungen und ein Verzeichnis der Verzichtenden mit Angabe ihrer Bruttojahreseinkommen den Behörden zur Verfügung halten (Abs. 5). Laut Wegleitung genügt die Bestätigung, dass die Lohnhöhe erreicht ist. Fehlt eine Voraussetzung, gilt die normale Erfassungspflicht. Die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften gelten auch mit Verzicht unverändert. Einen Mustervertrag für den Verzicht gibt es nach dem SECO nicht.
Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b)
Bei der vereinfachten Erfassung muss nur noch die geleistete tägliche Arbeitszeit aufgezeichnet werden, also die Summe pro Tag, nicht mehr Beginn, Ende und Pausen. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind zusätzlich Anfang und Ende dieser Einsätze zu dokumentieren (Abs. 1). Voraussetzung ist, dass die Personen ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können. Als Richtwert nennt die SECO-Wegleitung mindestens ein Viertel der Arbeitszeit; der blosse Umstand, dass der Betrieb flexible Arbeitszeiten kennt, genügt nicht.
Es gibt zwei Wege:
- Kollektive Vereinbarung (Abs. 1 und 2): Die Arbeitnehmervertretung der Branche oder des Betriebs, wo es keine gibt, die Mehrheit der Arbeitnehmenden des Betriebs, vereinbart mit dem Arbeitgeber die Kategorien, besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten und ein paritätisches Verfahren zur Überprüfung.
- Individuelle Vereinbarung in Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden (Abs. 3): Sie wird schriftlich zwischen Arbeitgeber und Person getroffen. Sie muss auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hinweisen, und jährlich ist ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren. Das SECO stellt Hinweisblätter zu den Arbeits- und Ruhezeiten (45- und 50-Stunden-Woche) bereit, die als Vorlage für diesen Hinweis dienen können.
Gezählt wird nach der Wegleitung nach Personen, nicht nach Stellenprozenten. Zudem steht es jeder betroffenen Person frei, trotz Vereinbarung die Angaben nach Art. 73 Abs. 1 Buchstaben c bis e aufzuzeichnen; der Arbeitgeber muss dafür ein geeignetes Instrument bereitstellen (Abs. 4).
Praxisbeispiel: Muster Elektro AG
Die Muster Elektro AG ist ein erfundener Betrieb mit 36 Beschäftigten: 22 Monteure auf Baustellen, 8 Personen im Büro, 3 Projektleitende und 3 Mitglieder der Geschäftsleitung. Geschäftsführerin Frau Muster ordnet die Arbeitszeiterfassung neu.
| Gruppe | Personen | Vorgehen | Begründung |
|---|---|---|---|
| Monteure | 22 | normale Erfassung (Art. 73) | Einsätze vom Dispo vorgegeben |
| Büro | 8 | normale Erfassung (Art. 73) | feste Präsenzzeiten am Telefon |
| Projektleitende | 3 | vereinfachte Erfassung prüfen (Art. 73b Abs. 3) | weniger als 50 Beschäftigte; Zeitautonomie je Person prüfen |
| Geschäftsleitung | 3 | prüfen, ob höhere leitende Tätigkeit nach Art. 9 ArGV 1 vorliegt | bei dieser Betriebsgrösse nicht automatisch |
Den Verzicht nach Art. 73a lässt die Muster Elektro AG beiseite: Sie hat keinen Gesamtarbeitsvertrag, der den Verzicht vorsieht, und ohne ihn ist er nicht möglich, auch wenn eine Projektleiterin über 120 000 Franken verdient. Für eine Projektleiterin, die zwei Tage pro Woche im Büro mit Gleitzeit und ohne Blockzeit arbeitet und die übrigen Tage auf der Baustelle, schliesst sie eine individuelle Vereinbarung nach Art. 73b Abs. 3 ab: schriftlich, mit dem SECO-Hinweis zu den Arbeits- und Ruhezeiten. Die Person erfasst nur noch die tägliche Arbeitszeit. Bei einem bewilligten Sonntagseinsatz hält sie Beginn und Ende zusätzlich fest. Im Dezember führt die Geschäftsführerin das Endjahresgespräch und dokumentiert es. Müsste sie ständig auf der Baustelle präsent sein, wäre die Zeitautonomie nach der Wegleitung nicht gegeben, und die normale Erfassung bliebe.
Checkliste
- Geprüft, ob das Arbeitsgesetz für die Person gilt (Art. 1 bis 3a ArG)
- Arbeitszeit samt Lage, Pausen ab einer halben Stunde, Ruhetage und Zuschläge erfasst (Art. 73 Abs. 1 Bst. c bis e und h)
- Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre nach Ablauf der Gültigkeit aufbewahrt
- Verzicht nach Art. 73a nur mit GAV, grosser Autonomie, mehr als 120 000 Franken und schriftlicher Einzelvereinbarung
- Vereinfachte Erfassung nach Art. 73b schriftlich vereinbart, mit Hinweis auf Arbeits- und Ruhezeiten
- In Betrieben unter 50 Beschäftigten: Endjahresgespräch geführt und dokumentiert
So löst es KMU | base
HR | base deckt die normale Erfassung nach Art. 73 ArGV 1 ab.
1. Stempeln im Web. Ihre Mitarbeitenden stempeln Kommen, Pause und Gehen im Browser, auf Zeit › Zeiterfassung («Meine Zeit») oder direkt auf der Startseite. Stempelungen vor dem Eintritt und nach dem Austritt werden verhindert. Ob eine Person im Web, in der App oder am Terminal stempeln darf, legen Sie in den Stempelprofilen fest (Zeit › Zeiterfassung › Regeln und Modelle); ist das Web für jemanden nicht freigeschaltet, steht das bei «Meine Zeit».
2. Team-Terminal. Ein Tablet im Kioskmodus dient als gemeinsames Stempelgerät; vor der Anmeldung zeigt es keine Personendaten. HR richtet Terminals unter Zeit › Zeiterfassung › Terminals und Ausweise ein und koppelt das Tablet mit einem Code.
3. Korrekturen mit Spur. Nachträgliche Änderungen beantragen Mitarbeitende mit Begründung im Wochenraster; die ursprüngliche Stempelung bleibt erhalten, die vorgesetzte Person entscheidet.
4. Prüfungen nach Arbeitsgesetz. Fehlende Pausen nach ArG Art. 15 werden je nach Profileinstellung automatisch abgezogen oder gemeldet. Dazu kommen Hinweise zu Tagesrahmen über 14 Stunden, Ruhezeit unter 11 Stunden, zu hoher Tagesarbeit sowie zu Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit; Vorgesetzte sehen sie im Reiter «Verletzungen ArG» unter Zeit › Zeiterfassung › Arbeitszeiten. Prüfen Sie, ob die automatische Pause zu Ihrem Betrieb passt: Sie rechnet eine Pause ein, die nicht gestempelt wurde.
5. Saldi und Zeitkonto. Sie und Ihre Mitarbeitenden sehen Ist, Soll und Saldo je Tag, Woche, Monat und seit Jahresbeginn; Absenzen und Feiertage werden gutgeschrieben.
6. Zugriffsprotokoll. Wer fremde Zeiten ansieht, ändert oder exportiert, wird protokolliert. Berechtigte sehen die Einträge unter Einstellungen (Zugriffsprotokoll), mit Filtern nach Person, Bereich und Zeitraum, aber ohne Export.
Was HR | base nicht abbildet: Für den Verzicht nach Art. 73a und die vereinfachte Erfassung nach Art. 73b gibt es keinen eigenen Betriebsmodus. Die schriftlichen Vereinbarungen und das Endjahresgespräch halten Sie ausserhalb der Zeiterfassung fest, zum Beispiel als Dokument in der Personalakte. Wie lange die Zeitdaten im System bleiben, richtet sich nach Ihrer Aufbewahrungspraxis; die fünf Jahre nach Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 sollten Sie dabei einhalten.
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Quellen
- Bundesgesetz über die Arbeit in Industrie, Gewerbe und Handel (Arbeitsgesetz, ArG, SR 822.11), Art. 1 bis 3a, Art. 9, Art. 15a und Art. 46, Stand 1. September 2023: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, SR 822.111), Art. 9, Art. 73, Art. 73a und Art. 73b, Stand 1. September 2024: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- SECO: Arbeitszeiterfassung, abgerufen am 26.10.2026.
- SECO: Modalitäten der Arbeitszeiterfassung, Version vom 23. Oktober 2018, abgerufen am 26.10.2026.
- SECO: Wegleitung zur ArGV 1, Erläuterungen zu Art. 73 (November 2006), Art. 73a und Art. 73b (Februar 2016), abgerufen am 26.10.2026. Die Wegleitung ist keine Rechtsquelle, sondern gibt die Auslegung des SECO wieder.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.