Wer eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter einstellt, sollte den Arbeitsvertrag schriftlich erstellen. Bei einem unbefristeten Verhältnis oder einem Verhältnis über einen Monat muss er zumindest die wichtigsten Bedingungen schriftlich mitteilen. Das Obligationenrecht (OR) verlangt dafür keine bestimmte Form, aber es kennt für unbefristete Arbeitsverhältnisse und solche über einen Monat eine schriftliche Informationspflicht (Art. 330b) und mehrere Regeln, von denen ein Vertrag nicht zulasten der Arbeitnehmenden abweichen darf. Dieser Ratgeber zeigt, was im Arbeitsvertrag stehen sollte, wo das Gesetz Grenzen setzt und wie Sie den Vertrag Schritt für Schritt aufbauen.
Was ein Einzelarbeitsvertrag ist
Nach Art. 319 Abs. 1 OR verpflichtet sich die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer auf bestimmte oder unbestimmte Zeit zur Arbeit im Dienst der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers, die oder der dafür einen Lohn nach Zeitabschnitten (Zeitlohn) oder nach der geleisteten Arbeit (Akkordlohn) entrichtet. Nach Abs. 2 gilt auch regelmässige stunden-, halbtage- oder tageweise Arbeit (Teilzeitarbeit) als Einzelarbeitsvertrag.
Formfreiheit und schriftliche Information
Der Vertrag ist formfrei. Nach Art. 320 Abs. 1 OR bedarf der Einzelarbeitsvertrag zu seiner Gültigkeit keiner besonderen Form, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt. Er gilt nach Abs. 2 auch als abgeschlossen, wenn die Arbeitgeberin Arbeit entgegennimmt, deren Leistung nach den Umständen nur gegen Lohn zu erwarten ist.
Trotzdem gibt es eine Informationspflicht. Art. 330b Abs. 1 OR regelt: Wurde das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit oder für mehr als einen Monat eingegangen, muss die Arbeitgeberin spätestens einen Monat nach Beginn die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer schriftlich informieren über:
- die Namen der Vertragsparteien,
- das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- die Funktion,
- den Lohn und allfällige Lohnzuschläge,
- die wöchentliche Arbeitszeit.
Werden diese Elemente während des Arbeitsverhältnisses geändert, sind die Änderungen nach Abs. 2 spätestens einen Monat nachdem sie wirksam geworden sind schriftlich mitzuteilen. Der Gesetzestext nennt keine Rechtsfolge bei fehlender Information. Wo das Gesetz für einen Vertrag die Schriftform vorschreibt, verlangen Art. 13 und 14 OR die eigenhändige Unterschrift aller Verpflichteten (die qualifizierte elektronische Signatur ist ihr nach Art. 14 Abs. 2bis gleichgestellt). Ob Art. 330b dieselbe Form verlangt, sagt der Wortlaut nicht ausdrücklich. In der Praxis lösen KMU das mit einem von beiden Seiten unterzeichneten Vertrag, das ist eine Empfehlung und keine gesetzliche Vorgabe.
Zudem lassen sich Probezeit (Art. 335b Abs. 2) und Kündigungsfristen (Art. 335c Abs. 2) nur durch schriftliche Abrede ändern.
Was im Vertrag stehen sollte
Die folgende Tabelle ordnet die wichtigsten Punkte den Artikeln zu. Die gesetzliche Regel gilt, wenn nichts anderes vereinbart ist.
| Punkt | Gesetzliche Regel |
|---|---|
| Parteien, Beginn, Funktion, Lohn mit Zuschlägen, wöchentliche Arbeitszeit | Mindestinhalt der Information nach Art. 330b Abs. 1 |
| Dauer | Auf bestimmte oder unbestimmte Zeit (Art. 319 Abs. 1). Ein befristetes Arbeitsverhältnis endigt ohne Kündigung; wird es nach Ablauf stillschweigend fortgesetzt, gilt es als unbefristet (Art. 334 Abs. 1 und 2) |
| Lohn | Geschuldet ist der verabredete oder übliche Lohn oder der Lohn, den Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmen (Art. 322 Abs. 1) |
| Probezeit | Der erste Monat, Kündigungsfrist sieben Tage. Eine andere Dauer ist durch schriftliche Abrede möglich, höchstens drei Monate (Art. 335b Abs. 1 und 2). Mehr dazu im Ratgeber Probezeit im Arbeitsvertrag |
| Kündigungsfristen | Erstes Dienstjahr ein Monat, zweites bis neuntes Dienstjahr zwei Monate, danach drei Monate, je auf Monatsende. Abänderung durch schriftliche Abrede; unter einen Monat nur durch Gesamtarbeitsvertrag und nur im ersten Dienstjahr (Art. 335c Abs. 1 und 2). Die Fristen dürfen für beide Seiten nicht verschieden sein, sonst gilt die längere (Art. 335a Abs. 1). Berechnung: Kündigungsfristen berechnen |
| Ferien | Mindestens vier Wochen pro Dienstjahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr mindestens fünf Wochen (Art. 329a Abs. 1); mindestens zwei Wochen am Stück (Art. 329c Abs. 1) |
| Überstunden | Wer sie nicht durch Freizeit ausgleicht und nichts anderes schriftlich verabredet hat, schuldet den Normallohn mit einem Zuschlag von mindestens einem Viertel (Art. 321c Abs. 3). Zur Abgrenzung siehe Überzeit und Überstunden; die Vorlage im Generator setzt davon abweichend unter Umständen eine eigene Klausel, siehe unten |
Für Lohnangaben gilt: Das OR nennt keinen Mindestbetrag für den Einzelarbeitsvertrag. Mindestlöhne können sich aber aus einem Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag ergeben (Art. 322 Abs. 1, Art. 360a). Weitere Vorschriften ausserhalb des OR sind hier nicht behandelt.
Was ein Vertrag nicht verkürzen kann
Nicht alles ist verhandelbar. Art. 362 Abs. 1 OR zählt Bestimmungen auf, von denen weder durch Abrede noch durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag zuungunsten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers abgewichen werden darf. Dazu gehören unter anderem die Haftung der Arbeitnehmenden (Art. 321e), die Mindestdauer der Ferien (Art. 329a Abs. 1 und 3), Zusammenhang und Zeitpunkt der Ferien (Art. 329c), der Ferienlohn (Art. 329d Abs. 1) und das Zeugnis (Art. 330a). Prüfen Sie jede Abweichung vom Gesetz gegen Art. 361 und 362.
Gesamtarbeitsvertrag und Normalarbeitsvertrag
Ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) wird zwischen Arbeitgebern oder deren Verbänden und Arbeitnehmerverbänden geschlossen und stellt Bestimmungen über Abschluss, Inhalt und Beendigung der einzelnen Arbeitsverhältnisse auf (Art. 356 Abs. 1 OR). Seine Bestimmungen gelten für die beteiligten Arbeitgeber und Arbeitnehmer unmittelbar; Abreden, die gegen die unabdingbaren Bestimmungen verstossen, sind nichtig und werden durch den GAV ersetzt; abweichende Abreden zugunsten der Arbeitnehmenden bleiben möglich (Art. 357 Abs. 1 und 2). Ein Normalarbeitsvertrag stellt für einzelne Arten von Arbeitsverhältnissen Bestimmungen auf (Art. 359 Abs. 1) und gilt, soweit nichts anderes verabredet wird (Art. 360 Abs. 1).
Ein Beispiel ist der Landesmantelvertrag (LMV) im Bauhauptgewerbe, den das SECO unter den bedeutendsten allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsverträgen nennt (Stand 1. Juli 2026). Welche Fassung und welche Mindestlöhne für Ihren Stellenantritt gelten, entnehmen Sie dem jeweils gültigen Vertragstext.
Praxisbeispiel: Muster Haustechnik AG
Die Muster Haustechnik AG (erfunden) stellt Frau Anna Beispiel (erfunden, Jahrgang 1996) als Disponentin im Büro ein. Der Vertrag beginnt am Montag, 1. Februar 2027, unbefristet, mit einem Pensum von 80 Prozent.
| Punkt | Festlegung | Rechnung oder Frist |
|---|---|---|
| Beginn | 1. Februar 2027 | – |
| Information nach Art. 330b | spätestens einen Monat nach Beginn | bis 1. März 2027 |
| Sollarbeitszeit | 41.5 Stunden pro Woche bei 100 Prozent (einer der zwei Werte, die der Generator anbietet) | 41.5 × 0.8 = 33.2 Stunden bei 80 Prozent |
| Probezeit | drei Monate, schriftlich vereinbart | 1. Februar bis 30. April 2027 (vorsichtig gerechnet, sofern die Abrede vor dem Stellenantritt getroffen wurde); Kündigungsfrist während der Probezeit sieben Tage |
| Kündigungsfrist nach der Probezeit | drei Monate auf Monatsende, schriftlich vereinbart (länger als die gesetzlichen ein Monat im ersten Dienstjahr) | Kündigung im Juni 2027 wirkt auf den 30. September 2027 |
| Ferien | vier Wochen, weil Frau Beispiel älter als 20 Jahre ist | Mindestmass nach Art. 329a Abs. 1 |
Die Geschäftsleitung lässt den Vertrag vor dem Stellenantritt von beiden Seiten unterzeichnen. Das ist für die dreimonatige Probezeit wichtig: Wird sie erst nach Arbeitsbeginn vereinbart, ist ihre Wirkung unsicher (Rechtsprechung und Praxis, nicht Gesetzestext; Einzelheiten im Ratgeber Probezeit im Arbeitsvertrag). Enthält der Vertrag alle fünf Angaben, ist die Information nach Art. 330b schon vor dem Beginn erfüllt. Das Beispiel geht davon aus, dass die Muster Haustechnik AG kein Personalreglement hat. Dann enthält die Vorlage automatisch die Klausel, Mehrstunden würden im Verhältnis 1:1 ohne Zuschlag ausbezahlt. Das ist eine Klausel der Vorlage und keine gesetzliche Regel: Art. 321c Abs. 3 OR sieht einen Zuschlag von mindestens einem Viertel vor, wenn nichts anderes schriftlich verabredet ist. Will die AG das nicht, passt sie den Text vor der Unterzeichnung an. Lohn und Sozialabgaben der neuen Stelle gehören ausserdem in die Liquiditätsplanung.
Ein zweites Rechenbeispiel für einen LMV-Vertrag: Angenommen, der Mindestlohn der Lohnklasse betrage CHF 5'000 pro Monat bei 100 Prozent (erfundener Wert). Ein Lohn von CHF 3'900 bei 80 Prozent entspricht hochgerechnet CHF 3'900 ÷ 80 × 100 = CHF 4'875 und liegt darunter. So rechnet auch die Prüfung in HR | base.
Checkliste
- Gilt für den Betrieb ein Gesamtarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag? Mindestlöhne und Fristen daraus geprüft
- Namen der Parteien, Beginn, Funktion, Lohn mit Zuschlägen und wöchentliche Arbeitszeit eingetragen (Art. 330b)
- Vertrag von beiden Seiten unterzeichnet, möglichst vor dem Stellenantritt, spätestens einen Monat nach Beginn
- Dauer klar: unbefristet oder befristet mit Enddatum
- Probezeit und Kündigungsfristen geregelt, abweichende Werte schriftlich vereinbart
- Kündigungsfristen für beide Seiten gleich
- Ferien mindestens im gesetzlichen Mass
- Änderungen später schriftlich innerhalb eines Monats mitgeteilt
So löst es KMU | base
HR | base setzt den Vertrag aus den Angaben der Personalakte zusammen. So gehen Sie vor.
1. Vertrag aufrufen. In der Navigation von HR | base öffnen Sie unter «Personal» den Punkt «Verträge» (Seite «Arbeitsvertrag erstellen») oder in der Personalakte «Vertrag erstellen». Die Seite ist wegen des Lohns nur mit entsprechender Berechtigung sichtbar.
2. Daten aus der Personalakte übernehmen. Mit «Person aus Mitarbeitenden übernehmen» holen Sie Personalien (je nach Leserecht) sowie Lohn und Pensum aus dem Lohnstamm oder dem letzten Vertrag. Beim Personenwechsel werden die alten Personenwerte entfernt; die Vertragsangaben bleiben in der Akte gespeichert.
3. Vertrag zusammenstellen. Der Arbeitsvertrag-Generator erstellt Verträge für Büro, Betrieb, Bau mit LMV und Chauffeur, im Monats- oder Stundenlohn, für Kader und befristet. Der Aufbau ist fest, vom Stellenantritt über Lohn, Probezeit und Kündigung bis zu den Unterschriften. Sie steuern ihn über Auswahlfelder, zum Beispiel Probezeit von einem bis drei Monaten und Kündigungsfrist nach der Probezeit (gemäss Reglement oder OR, oder drei, vier oder sechs Monate). Eigene Zusätze schreiben Sie unter «Besondere Vereinbarungen». Angaben, die auf jedem Vertrag stehen (Adresse, Spesenreglement, Kennzeichnung «Firma ohne Personalreglement»), pflegen Sie unter «HR-Einstellungen» im Punkt «Vertragskopf», die Namen der Reglemente unter «Reglemente und BVG». Die Kennzeichnung steuert, ob Vertragsgrundlage und Ferien dem OR (Art. 329a) oder dem Personalreglement folgen.
Wichtig: eine Vorlage mit festen Klauseln, kein allgemeiner Mustervertrag. Der Text ist vorgegeben. Dazu gehören unter anderem:
- Sollarbeitszeit nur mit zwei vorgegebenen Werten (41.5 oder 42.5 Stunden pro Woche).
- Feste Spesenkategorien (zum Beispiel Mittagessen Bau, Messe, Geschäftsführung, Einkauf) mit eingebauten Pauschalen.
- Eine Klausel zu Arbeitskleidern mit einem Beitrag von CHF 20.00 pro Monat für die Reinigung, die ausser bei der Vertragsart Büro vorgewählt ist. Prüfen Sie, ob ein solcher Lohnabzug für Ihren Betrieb zulässig und gewollt ist.
- Eine Klausel zum Geschäftsfahrzeug mit Privatnutzung (0.9 Prozent des Kaufpreises pro Monat) und eine wählbare Ferien-Sperre mit festen Monaten (April und Mai, September bis Dezember).
- Bei Verträgen nach OR ohne Personalreglement: Mehrstunden werden im Verhältnis 1:1 ohne Zuschlag ausbezahlt. Das ist eine Klausel des Produkts, nicht das Gesetz (siehe Praxisbeispiel).
- Als Vertragsbestandteile gelten immer das Spesenreglement, der Stellenbeschrieb, die Broschüre «Sicher bei der Arbeit» und die Datenschutzinformation für Mitarbeitende.
Lesen Sie deshalb die ganze Vorschau durch, bevor Sie exportieren, und lassen Sie den Vertrag rechtlich prüfen, bevor Sie ihn verwenden. Das Word-Dokument lässt sich nachbearbeiten.
4. Live-Vorschau und Prüfliste «Noch prüfen». Neben dem Formular sehen Sie den Vertrag beim Tippen. Die Liste «Noch prüfen» meldet fehlende Angaben wie Name, Stellenantritt, Stellenbezeichnung und Lohn, ein fehlendes Personalreglement, eine fehlende LMV-Lohnklasse, ein Enddatum der Befristung, das fehlt oder vor dem Stellenantritt liegt, und einen Lohn unter dem LMV-Mindestlohn. Fehlende Pflichtangaben erscheinen im Vertrag als sichtbare Lücke. Beim PDF-Export fragt HR | base bei fehlenden Pflichtangaben (zum Beispiel Pensum, Sollarbeitszeit, Probezeit oder Unterschriftsort) nach; Word lässt sich ohne Rückfrage exportieren. Die Liste prüft die Vollständigkeit, nicht die rechtliche Zulässigkeit der Klauseln.
5. Dokumentsprache DE/FR/IT/EN. Sie erzeugen den Vertrag in der Sprache der Person und können die Sprache beim Erzeugen ändern. Die englische Fassung enthält den Hinweis, dass sie eine Übersetzung ist und im Streitfall die Fassung in der Amtssprache des Arbeitsorts gilt. Diese Klausel ist rechtlich nicht geprüft; lassen Sie fremdsprachige Fassungen vor dem Gebrauch prüfen.
6. LMV-Mindestlöhne je Gültigkeitsjahr. Unter «HR-Einstellungen» finden Sie in der Gruppe «Personal und Verträge» den Punkt «LMV-Mindestlöhne». Dort erfassen Sie die Mindestlöhne je Lohnklasse als Monats- und Stundenlohn und das Jahr, ab dem sie gelten. HR | base liefert keine Beträge mit: Sie übernehmen sie aus dem jeweils gültigen LMV. Der Vertrag prüft den Lohn dann gegen die Sätze des jüngsten Gültig-ab-Jahrs bis zum Jahr des Stellenantritts.
7. Export und Ablage. Sie laden den Vertrag als PDF oder Word herunter; jeder Export wird protokolliert. Haben Sie den Vertrag für eine Person aus der Personalakte erstellt, wird das PDF dort unter «Verträge» abgelegt.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 12–14, 319, 320, 321a, 321c, 322, 329a, 329c, 329d, 330a, 330b, 334, 335a–335c, 356, 357, 359, 360, 361 und 362, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- SECO: [Allgemeinverbindlich erklärte Gesamtarbeitsverträge](https://www.seco.admin.ch/de/gesamtarbeitsvertraege-grundlagen Statistik Stand 1. Juli 2026, abgerufen am 26.10.2026 (Nennung des LMV unter den bedeutendsten allgemeinverbindlichen GAV).
Die Hinweise zur Unterschrift als Praxisempfehlung, die Fristberechnungen und die Rechenbeispiele sind eigene Erläuterungen mit erfundenen Werten.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.