Die Jahresrechnung sagt Ihnen, ob Ihr Unternehmen insgesamt Gewinn gemacht hat. Sie sagt Ihnen nicht, welcher Bereich diesen Gewinn erarbeitet und welcher ihn aufgezehrt hat. Genau dafür ist die Kostenstellenrechnung da: Sie teilen Erträge und Aufwände auf Bereiche auf und sehen, wo Ihr Unternehmen Geld verdient. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Kostenstellen sinnvoll wählen, wie Sie die Auswertung lesen, wo ihre Grenzen liegen und wie Sie Projekte so führen, dass aus erfassten Stunden eine Rechnung wird.
Was eine Kostenstelle ist
Eine Kostenstelle ist ein Bereich Ihres Unternehmens, dem Sie Erträge und Aufwände zuordnen, etwa eine Abteilung, einen Standort, eine Dienstleistungssparte oder die Verwaltung. In der Buchhaltung bekommt jede Buchungszeile zusätzlich zum Konto eine Kostenstelle mit. Das Konto sagt, um welche Art von Aufwand es geht (zum Beispiel Material oder Miete), die Kostenstelle sagt, wofür er angefallen ist.
Diese Beschreibung ist unsere eigene Erläuterung, keine Definition aus dem Gesetz. Das Gesetz schreibt Kostenstellen nämlich nicht vor: Das Obligationenrecht verlangt eine Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung, zu denen auch die Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens gehört (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 4 OR). Die Jahresrechnung besteht aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 Abs. 2 OR); eine Gliederung nach Kostenstellen gehört nicht dazu. Die Kostenstellenrechnung ist also ein freiwilliges Führungsinstrument. Sie lohnt sich, sobald Sie mehr als einen Bereich haben und Entscheide über Preise, Personal oder Investitionen treffen müssen.
Kostenstellen sinnvoll wählen
Der häufigste Fehler ist, zu viele Kostenstellen anzulegen. Wer jede Kundin und jeden Auftrag zur Kostenstelle macht, erstickt in Buchungsarbeit und liest am Ende keine Auswertung mehr. Die folgenden Hinweise sind Praxiserfahrung, keine Vorschriften:
- Nach Verantwortung gliedern. Jede Kostenstelle sollte eine Person haben, die sich für das Ergebnis zuständig fühlt: die Leiterin des Unterhaltsteams, der Filialleiter, die Geschäftsführung für die Verwaltung.
- Mit drei bis acht Kostenstellen beginnen. Verfeinern können Sie später. Das Gegenteil, nachträglich zusammenzufassen, ist mühsamer.
- Eine Kostenstelle für die Gemeinkosten führen. Miete, Versicherungen, Buchhaltung und Geschäftsleitung gehören keinem einzelnen Bereich allein. Sie sammeln sie auf einer eigenen Kostenstelle «Verwaltung», statt sie willkürlich zu verteilen.
- Nummern stabil halten. Wählen Sie eine Nummer, die Sie nicht mehr ändern müssen, zum Beispiel 100, 200, 300, und einen Namen, der auch in zwei Jahren noch passt.
- Konsequent buchen. Buchungen ohne Kostenstelle landen in einer Sammelzeile und verwässern das Bild.
Kostenstellen und Konten sind zwei getrennte Gliederungen, die nebeneinander laufen: Das Konto beschreibt die Art, die Kostenstelle den Ort der Entstehung. Mehr zum Kontenplan im Ratgeber Kontenplan für KMU.
Erfolg je Kostenstelle lesen
Die einfachste Auswertung stellt je Kostenstelle drei Zahlen nebeneinander: Ertrag, Aufwand und Ergebnis (Ertrag minus Aufwand). Sie zeigt auf einen Blick, welche Bereiche für sich genommen einen Überschuss und welche einen Fehlbetrag ausweisen.
Zwei Lesehilfen verhindern Fehlschlüsse:
- Eine Zeile «Ohne Kostenstelle» ist normal, aber ein Warnsignal, wenn sie wächst. Sie zeigt alle Buchungen, denen keine Kostenstelle zugeordnet wurde. Ist sie gross, sagt die Auswertung wenig.
- Die Verwaltung schreibt immer rote Zahlen. Das ist kein Fehler: Sie hat Aufwand, aber keine eigenen Erträge. Wer die Zahlen der Bereiche nur anschaut, ohne die Verwaltung mitzudenken, überschätzt seinen Gewinn.
Gemeinkosten und Umlage
Gemeinkosten sind Kosten, die allen Bereichen dienen. Damit ein Bereich nicht besser aussieht, als er ist, werden sie in der klassischen Kostenrechnung auf die Bereiche verteilt (umgelegt). Welcher Verteilschlüssel sinnvoll ist, hängt vom Betrieb ab: Typisch sind der Ertragsanteil, die Zahl der Mitarbeitenden oder die geleisteten Arbeitsstunden. Es gibt keinen gesetzlich richtigen Schlüssel; wichtig ist, dass Sie einen wählen, ihn offenlegen und ihn über die Jahre beibehalten.
Die Umlage ist Rechenarbeit neben der Buchhaltung: Sie verteilen die Zeile «Verwaltung» nach Ihrem Schlüssel und vergleichen das Ergebnis vor und nach der Umlage. Das Praxisbeispiel unten rechnet das durch.
Vom Erfolg zum Deckungsbeitrag
Neben dem Ergebnis je Kostenstelle gibt es eine zweite Sicht, die bei Preisfragen hilft: den Deckungsbeitrag. Auch das ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl und keine gesetzliche Grösse; wir erläutern sie hier in eigenen Worten. Der Deckungsbeitrag ist der Erlös eines Auftrags oder Bereichs abzüglich der Kosten, die nur anfallen, wenn Sie ihn ausführen (variable Kosten, etwa Material und Fremdleistungen). Was übrig bleibt, «deckt» zuerst die festen Kosten, die ohnehin anfallen, und erst danach ist es Gewinn.
Ein Beispiel: Ein Neuanlage-Auftrag bringt CHF 24'000 Erlös, Material und Fremdleistungen kosten CHF 9'500. Der Deckungsbeitrag beträgt CHF 14'500. Ein Auftrag mit kleinem Ergebnis nach Umlage kann trotzdem einen grossen Deckungsbeitrag liefern. Ihn zu streichen wäre dann falsch: Die festen Kosten blieben, nur der Beitrag fiele weg.
Die Auswertung «Erfolg je Kostenstelle» rechnet Ertrag minus gesamten Aufwand. Sie ist deshalb ein Ergebnis je Kostenstelle, kein Deckungsbeitrag nach variablen und festen Kosten. Wollen Sie diese Trennung, gliedern Sie Ihre Konten entsprechend oder rechnen mit den exportierten Zahlen weiter.
Projekte: Aufwand, Pauschal, Intern
Wer Dienstleistungen nach Zeit verkauft, braucht neben den Kostenstellen das Projekt: Es bündelt Stunden, Aufgaben und Rechnungen für einen Kunden. Drei Verrechnungsarten decken die meisten Fälle ab:
| Verrechnungsart | Bedeutung | Rechnung entsteht aus |
|---|---|---|
| Nach Aufwand | Sie verrechnen die geleisteten Stunden zum vereinbarten Stundensatz | den erfassten, noch nicht verrechneten Stunden |
| Pauschal | Der Kunde zahlt einen vereinbarten Betrag, unabhängig vom Aufwand | Meilensteinen mit Betrag |
| Intern | Das Projekt dient Ihnen selbst und wird nicht verrechnet | keiner; die Stunden werden nicht verrechnet |
Drei Punkte entscheiden über die Qualität der Projektabrechnung:
- Stundensätze zuordnen. Ein Standardsatz genügt oft, aber Polier und Hilfskraft kosten nicht dasselbe. Sätze je Person oder je Tätigkeit machen die Rechnung genau.
- Stunden zeitnah erfassen. Was am Freitag noch frisch ist, ist am Monatsende vergessen. Erfassen Sie täglich und kennzeichnen Sie Verrechenbares.
- Das Budget im Blick behalten. Ein Stunden- oder Frankenbudget je Projekt zeigt früh, wenn ein Auftrag aus dem Ruder läuft.
Praxisbeispiel: Weber Gartenbau GmbH
Die Weber Gartenbau GmbH ist ein kleines, erfundenes Unternehmen mit zwei Bereichen. Sie hat drei Kostenstellen eingerichtet: 100 Unterhalt, 200 Neuanlagen und 300 Verwaltung. Die Erträge der beiden Bereiche sind mit der Kostenstelle gebucht, ebenso die Aufwände. Nach dem Geschäftsjahr zeigt die Auswertung:
| Kostenstelle | Ertrag CHF | Aufwand CHF | Ergebnis CHF |
|---|---|---|---|
| 100 Unterhalt | 186'400 | 151'900 | 34'500 |
| 200 Neuanlagen | 241'600 | 229'300 | 12'300 |
| 300 Verwaltung | 0 | 38'700 | −38'700 |
| Ohne Kostenstelle | 0 | 2'100 | −2'100 |
| Total | 428'000 | 422'000 | 6'000 |
Im Total bleiben CHF 6'000 Gewinn. Auf den ersten Blick sehen beide Bereiche positiv aus: Der Unterhalt erzielt 18,5 Prozent Ergebnis, die Neuanlagen 5,1 Prozent (34'500 von 186'400 beziehungsweise 12'300 von 241'600).
Dann legt die Geschäftsführung die Verwaltungskosten von CHF 38'700 nach dem Ertragsanteil um. Der Unterhalt trägt 186'400 von 428'000, das sind 43,55 Prozent, also CHF 16'854. Auf die Neuanlagen entfallen 56,45 Prozent, also CHF 21'846. Die beiden Beträge ergeben zusammen wieder CHF 38'700.
| Bereich | Ergebnis vor Umlage | Umlage Verwaltung | Ergebnis nach Umlage | in Prozent des Ertrags |
|---|---|---|---|---|
| Unterhalt | 34'500 | −16'854 | 17'646 | 9,5 % |
| Neuanlagen | 12'300 | −21'846 | −9'546 | −4,0 % |
| Summe der Bereiche | 46'800 | −38'700 | 8'100 |
Die Summe der Bereiche (CHF 8'100) und die Zeile «Ohne Kostenstelle» (−CHF 2'100) ergeben wieder den Jahresgewinn von CHF 6'000. Die Erkenntnis: Die Neuanlagen tragen ihren Anteil an den Gemeinkosten nicht. Bevor die Weber Gartenbau GmbH Neuanlagen aufgibt, prüft sie den Deckungsbeitrag der Aufträge: Ein Auftrag mit CHF 24'000 Erlös und CHF 9'500 variablen Kosten liefert CHF 14'500, der ohne Neuanlagen wegfiele. Sie hebt stattdessen die Preise an und vermeidet im nächsten Jahr die Zeile «Ohne Kostenstelle».
Für die Gartengestaltung eines Kunden führt das Unternehmen ein Projekt mit Verrechnung nach Aufwand. Im Monat sind zwei Personen im Einsatz: der Polier mit 22 Stunden 50 Minuten zum Satz von CHF 110 und die Gärtnerin mit 14 Stunden 40 Minuten zum Satz von CHF 85. Beim Verrechnen werden die Minuten je Person auf Viertelstunden aufgerundet:
| Person | erfasste Zeit | aufgerundet | Satz CHF | Betrag CHF |
|---|---|---|---|---|
| Polier | 22 h 50 min (1'370 min) | 23,00 h | 110.00 | 2'530.00 |
| Gärtnerin | 14 h 40 min (880 min) | 14,75 h | 85.00 | 1'253.75 |
| Total ohne MWST | 37,75 h | 3'783.75 |
Checkliste
- Drei bis acht Kostenstellen festgelegt, jede mit einer verantwortlichen Person
- Eine Kostenstelle für Gemeinkosten («Verwaltung») eingerichtet
- Nummern und Namen so gewählt, dass sie nicht mehr geändert werden müssen
- Regel festgelegt, wer bei Rechnungen und Buchungen die Kostenstelle wählt
- Zeile «Ohne Kostenstelle» regelmässig kontrolliert und klein gehalten
- Verteilschlüssel für die Umlage der Gemeinkosten festgelegt und dokumentiert
- Pro Projekt Verrechnungsart, Kunde und Stundensatz festgelegt
- Stunden täglich erfasst, Verrechenbares gekennzeichnet
- Budget je Projekt gesetzt und im Blick
So löst es KMU | base
In Finance | base legen Sie Kostenstellen je Gesellschaft an und ordnen sie Buchungen zu. Den Erfolg je Kostenstelle sehen Sie in den Auswertungen.
1. Kostenstellen anlegen. Unter Finance › Einstellungen › Finance-Einstellungen finden Sie das Panel Kostenstellen mit Nummer, Name und der Angabe, ob die Kostenstelle aktiv ist. Neue Kostenstellen legen Sie darunter mit Nummer und Namen an. Dafür brauchen Sie in Finance die Stufe «Verwalten». Planen Sie Nummern und Namen vorab: Die Oberfläche bietet nur das Anlegen. Umbenennen und Deaktivieren sind dort nicht vorgesehen, und die Nummer einer Kostenstelle ist endgültig.
2. Kostenstelle zuordnen. Sie ordnen Kostenstellen Buchungszeilen, Rechnungen im Nebenbuch (Debitoren und Kreditoren) und im Rechnungseingang sowie Anlagen zu; Verkaufsbelege haben kein Kostenstellenfeld. Beim Buchen im Journal wählen Sie die Kostenstelle für jede Zeile. Im Rechnungseingang teilen Sie eine Rechnung auf mehrere Konten, MWST-Codes und Kostenstellen auf; Regeln merken sich die Positionen, und der Buchungsvorschlag nennt auch eine Kostenstelle, die Sie vor dem Buchen prüfen. Mehr dazu im Ratgeber Eingangsrechnungen digital verarbeiten. Mit HR | base Lohn kommen die Lohnbuchungen je Lohnlauf verdichtet nach Konto und Kostenstelle ins Journal, ohne Namen und Einzellöhne; die Kostenstelle muss dafür in Finance angelegt sein, sonst meldet Finance einen Fehler.
3. Erfolg je Kostenstelle ansehen. Unter Finance › Buchhaltung › Auswertungen zeigt das Panel Erfolg je Kostenstelle Ertrag, Aufwand und Ergebnis je Kostenstelle, inklusive der Buchungen ohne Kostenstelle. Die Auswertung läuft vom Beginn des Geschäftsjahres bis zum Stichtag, den Sie oben wählen.
Zwei Grenzen sollten Sie kennen. Erstens rechnet Finance | base Ertrag minus Aufwand; eine Umlage der Gemeinkosten oder einen Deckungsbeitrag mit variablen und festen Kosten gibt es in der Auswertung nicht. Die Journalbuchungen mit ihrer Kostenstelle laden Sie über den Export für die Treuhand (Kostenstelle ist dort eine eigene Spalte) und rechnen die Umlage ausserhalb. Zweitens tragen Verkaufsrechnungen, die Finance | base automatisch ins Journal übernimmt, keine Kostenstelle: Ihr Ertrag erscheint in der Zeile «Ohne Kostenstelle». Erträge je Kostenstelle sehen Sie nur dort, wo die Kostenstelle auf der Buchungszeile gesetzt ist, etwa bei Buchungen, die Sie im Journal selbst erfassen. Das Beispiel oben setzt voraus, dass die Erträge so gebucht wurden.
4. Projekte führen. Unter Finance › Waren und Projekte › Projekte führen Sie Projekte mit Nummer, Kunde, Kostenstelle, Status und Verrechnung nach Aufwand, pauschal oder intern. Die Liste zeigt verrechnete Stunden und Beträge in Prozent des Budgets in Stunden oder Franken. Das Feld «Kostenstelle» im Projekt ist ein freier Text; es verknüpft das Projekt nicht mit den Kostenstellen der Buchhaltung und fliesst deshalb nicht in die Auswertung «Erfolg je Kostenstelle» ein. Ein Projekt ohne Kunde lässt sich nicht verrechnen.
5. Zeit erfassen und verrechnen. Im Projekt erfassen Sie Zeit mit Aufgabe, Tätigkeit und dem Kennzeichen «verrechenbar». Stundensätze legen Sie je Person, je Tätigkeit oder beides ab einem Datum fest; die genaueste Regel gilt. Mit HR | base stempeln Mitarbeitende auf das Projekt, und die Stunden erscheinen bis gestern ausgewertet im Projekt. Unter «Stunden verrechnen» machen Sie offene Stunden zum Rechnungsentwurf, je Person, je Tag oder als Summe; aufgerundet wird je Rechnungsposition auf Viertelstunden, also je Gruppe aus Person, Tag oder Summe und Stundensatz. Verrechnete Zeit wird bei einem Storno der Rechnung wieder frei und nie doppelt verrechnet. Bei Pauschalprojekten verrechnen Sie Meilensteine mit einem Klick als Rechnungsentwurf; wie Teil- und Schlussrechnungen aufgebaut sind, zeigt der Ratgeber Teilrechnung, Anzahlung und Schlussrechnung.
Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Zu den Modulen und Stufen finden Sie die Übersicht unter Preise. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 957a Abs. 2 Ziff. 4 und Art. 958 Abs. 2, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Die Erläuterungen zu Kostenstelle, Umlage und Deckungsbeitrag sind betriebswirtschaftliche Praxis und eigene Erläuterungen des Autors, nicht gesetzlich geregelt; die Beispielrechnungen sind nachvollziehbar im Text ausgeführt.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.