Ein Arbeitszeugnis begleitet eine Person oft jahrelang durch ihre Bewerbungen, und es haftet auf dem Papier der Firma, die es ausstellt. Das Gesetz sagt dazu wenig, die Rechtsprechung und die Behörden dafür einiges. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie ein Arbeitszeugnis schreiben, das den Anforderungen von Art. 330a des Obligationenrechts (OR) genügt: welche Art von Zeugnis die Person verlangen kann, was hineingehört, wie Wahrheit und Wohlwollen zusammenspielen und wie Sie den Ablauf im Betrieb ordnen.
Der Anspruch nach Art. 330a OR
Nach Art. 330a Abs. 1 OR kann die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer jederzeit vom Arbeitgeber ein Zeugnis verlangen. Es spricht sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistungen und Verhalten aus. «Jederzeit» heisst: nicht erst beim Austritt. Das SECO weist darauf hin, dass der Anspruch zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verjährt.
Vollzeugnis oder Arbeitsbestätigung
Das Gesetz kennt zwei Formen:
- Vollzeugnis (Abs. 1, auch «qualifiziertes Zeugnis»): Art und Dauer sowie Leistungen und Verhalten.
- Arbeitsbestätigung (Abs. 2): Auf besonderes Verlangen der Person beschränkt sich das Zeugnis auf Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses.
Die Wahl liegt bei der Person. Nach BGE 129 III 177 (E. 3.2) darf der Arbeitgeber eine Arbeitsbestätigung nur ausstellen, wenn die Person dies ausdrücklich verlangt; eine gegen ihren Willen ausgestellte Arbeitsbestätigung kann sie verweigern. Wer ein Vollzeugnis verlangt, kann nicht wählen, nur die Leistung oder nur das Verhalten beurteilen zu lassen: Das Vollzeugnis muss beides enthalten. Nach der im Urteil wiedergegebenen Lehre ist mit der Wahl der Anspruch nicht verbraucht: Die Person kann nach einer Arbeitsbestätigung noch ein Vollzeugnis verlangen und umgekehrt.
Zwischenzeugnis und Schlusszeugnis
Das Gesetz spricht nur von «einem Zeugnis». Das SECO erläutert, dass es während des Arbeitsverhältnisses als Zwischenzeugnis oder bei dessen Ende als Schlusszeugnis ausgestellt werden kann. Ein Zwischenzeugnis ist in der Praxis zum Beispiel nützlich bei einem Wechsel der vorgesetzten Person, einer Reorganisation oder einer Bewerbung intern oder extern. In der Praxis steht das Zwischenzeugnis in der Gegenwart («ist seit … tätig»), das Schlusszeugnis in der Vergangenheit («war vom … bis … tätig»).
Aufbau eines Vollzeugnisses
Das SECO nennt, was ein Vollzeugnis enthalten sollte:
- Identität von Arbeitnehmer/in und Arbeitgeber
- Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
- eine detaillierte Auflistung der wichtigen Funktionen und Tätigkeiten, mit deren Dauer
- eine aussagekräftige Bewertung der Leistung (Arbeitsqualität und -quantität) und des Verhaltens
- die rechtsgültige Unterschrift des Arbeitgebers samt Ausstellungsdatum; normalerweise wird das Zeugnis am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses datiert
Formell soll das Zeugnis in Maschinenschrift auf gutem Papier, sprachlich korrekt und ohne Streichungen vorliegen. Eine gängige Reihenfolge ist (Praxis, nicht gesetzlich): Briefkopf der Firma, Titel, Angaben zur Person und zur Anstellung, Aufgaben, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Austrittsgrund (nur falls gewünscht), Schlussformel mit Dank, Bedauern und Wünschen, Ort, Datum und Unterschrift. Bei Kaderpersonen kommt in der Praxis die Beurteilung der Führung dazu.
Wahr, vollständig und wohlwollend
Das Bundesgericht hält in BGE 136 III 510 (E. 4.1) fest: Ein Vollzeugnis soll einerseits das berufliche Fortkommen fördern und deshalb wohlwollend formuliert sein. Andererseits soll es künftigen Arbeitgebern ein möglichst getreues Abbild von Tätigkeit, Leistung und Verhalten geben und deshalb grundsätzlich wahr und vollständig sein. Es darf und muss bei den Leistungen auch negative Tatsachen erwähnen, soweit sie für die Gesamtbeurteilung erheblich sind. Das SECO formuliert es ähnlich: wohlwollend, aber ohne Verletzung der Wahrheitspflicht; erwähnbar sind negative Tatsachen nur, wenn sie für die Gesamtbeurteilung erheblich sind, also nicht bei völlig isolierten Vorfällen oder unwichtigen Kleinigkeiten.
Ebenfalls nach SECO unzulässig sind zweideutige Formulierungen und Zeugniscodes, also Wendungen, die neutral oder positiv klingen und für Eingeweihte eine negative Botschaft enthalten. Formulieren Sie deshalb so, dass ein Aussenstehender den Satz wörtlich verstehen kann. Wer die Leistung stufen will, wählt sachliche Beschreibungen («arbeitet selbständig und zuverlässig»), keine verdeckten Signale.
Praxis, nicht gesetzlich: Viele Betriebe stufen Leistungsurteile über Zufriedenheitsformeln ab. Eine einheitliche, amtliche Notenskala gibt es nicht, und verschiedene Leser verstehen dieselbe Formel unterschiedlich. Prüfen Sie jede Stufe deshalb an konkreten Beobachtungen.
Was ins Zeugnis gehört und was nicht
Das SECO verlangt die Beschränkung auf Angaben, die für die Beurteilung von Leistung und Verhalten notwendig sind; Aussagen über Dinge ohne direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis sind unzulässig. Persönliche Angaben wie das Geburtsdatum oder der Austrittsgrund nehmen Sie in der Praxis nur auf, wenn die Person es ausdrücklich wünscht. Nach BGE 136 III 510 (E. 4.1) ist eine Krankheit im Vollzeugnis zu erwähnen, wenn sie einen erheblichen Einfluss auf Leistung oder Verhalten hatte oder die Eignung für die bisherigen Aufgaben in Frage stellte und damit ein sachlicher Grund für die Auflösung war; im entschiedenen Fall ging es um mehr als ein Jahr krankheitsbedingter Abwesenheit ohne absehbare Rückkehr (E. 4.4). Längere Arbeitsunterbrüche, auch krankheitsbedingte, sind zu erwähnen, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Vertragsdauer erheblich ins Gewicht fallen und ohne Erwähnung ein falscher Eindruck von der Berufserfahrung entstünde; massgebend sind die Umstände des Einzelfalls. Eine geheilte Krankheit, welche die Beurteilung von Leistung und Verhalten nicht beeinträchtigt, darf nicht erwähnt werden. Im Zweifel holen Sie vor dem Schreiben Rat ein.
Wenn das Zeugnis streitig ist
Ist die Person mit dem Inhalt nicht einverstanden, kann sie nach BGE 129 III 177 (E. 3.3) beim zuständigen Gericht eine Berichtigungsklage erheben oder stattdessen eine Arbeitsbestätigung verlangen. Der Anspruch auf Ausstellung ist mit einer Klage durchsetzbar, ohne dass man sich vorher über den Inhalt einigen musste. Ein sachlich begründeter, früh besprochener Entwurf spart viel Streit.
Praxisbeispiel: Muster Gartenbau AG
Die Muster Gartenbau AG ist ein erfundenes Unternehmen mit 22 Mitarbeitenden. Herr Lenz, Vorarbeiter und nicht Kader, ist am 1. September 2021 eingetreten und hat per Montag, 30. November 2026 gekündigt. Sein Arbeitsverhältnis dauert vom 1. September 2021 bis 30. November 2026, also fünf Jahre und drei Monate. Das Zeugnis soll, wie vom SECO als üblich beschrieben, das Datum des letzten Tages tragen.
Die Personalverantwortliche beginnt am Montag, 9. November 2026, mit dem Entwurf. Die letzte, von beiden Seiten bestätigte Beurteilung hatte Durchschnitte von 4.2 (Fachkompetenz), 3.6 (Arbeitsweise) und 3.4 (Verhalten) auf einer Skala von 1 bis 5. Gerundet ergeben sich die Vorschläge 4, 4 und 3. Sie ersetzt keine Beobachtung: Der Vorgesetzte bestätigt die Stufen und ergänzt konkrete Projekte. Die Personalverantwortliche gibt den Entwurf am Freitag, 20. November 2026, zur Prüfung; der Geschäftsführer, der nicht Verfasser ist, gibt ihn frei. Herr Lenz hat die Arbeit nie unterbrochen; eine Erwähnung von Absenzen entfällt. Austrittsgrund und Geburtsdatum stehen nicht im Zeugnis, weil er das nicht wünscht. Am 30. November 2026 erhält er das unterzeichnete Zeugnis als PDF und auf Papier.
Checkliste
- Zeugnisart geklärt: Vollzeugnis, Arbeitsbestätigung oder Zwischenzeugnis (auf Wunsch der Person)
- Eintritt, Austritt und Funktionen mit der Personalakte abgeglichen
- Aufgaben konkret beschrieben, mit Dauer
- Leistung und Verhalten beurteilt, beides vorhanden
- Jede Aussage belegbar; erhebliche negative Tatsachen nicht verschwiegen, Kleinigkeiten nicht aufgenommen
- Keine Zeugniscodes, keine zweideutigen Wendungen
- Geburtsdatum und Austrittsgrund nur auf Wunsch
- Vorgesetzte einbezogen, zweite Person hat gelesen
- Datum, Ort, Unterschrift; Ausfertigung ohne Streichungen
- Kopie in der Personalakte abgelegt
So löst es KMU | base
HR | base führt Sie vom Entwurf bis zur Ablage. Das Zeugnis schreibt die Software nicht für Sie: Die Textbausteine sind Vorschläge, die Sie prüfen und mit konkreten Beobachtungen ergänzen müssen.
1. Zeugnis öffnen. Wählen Sie Personal › Mitarbeitende, öffnen Sie die Person und den Reiter «Arbeitszeugnis». Der Reiter ist sichtbar, wenn Ihre Rolle Zeugnisse verwalten darf. Wählen Sie die Zeugnisart: Zwischenzeugnis, Arbeitszeugnis (Schlusszeugnis) oder Arbeitsbestätigung. Name, Eintritt, Austritt, Funktion und die Aufgaben aus der Stellenbeschreibung sind vorausgefüllt. Die Sprache des Zeugnisses können Sie auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch stellen.
2. Noten und Bausteine. Die Noten stammen aus der jüngsten von beiden Seiten bestätigten Beurteilung; ist sie nicht bestätigt, warnt das Programm. Je Kriterium (Fachkompetenz, Arbeitsweise, Verhalten, bei Kader Führung) gibt es eine Stufe von 1 bis 5 und einen Textvorschlag in Schweizer Zeugnissprache, den Sie frei bearbeiten. Beachten Sie: Die Stufen 1 bis 5 sind eine Skala von HR | base, keine amtliche Notenskala. Die Vorschläge sind wörtlich zu verstehen und enthalten keine verdeckten Codes. Ein Rechtshinweis und der Link zu den SECO-Fragen stehen im Formular. Geburtsdatum und Austrittsgrund nehmen Sie nur auf ausdrücklichen Wunsch auf.
3. Input der Vorgesetzten. Über «Zeugnisantrag an Vorgesetzte» lösen Sie eine Austrittsbeurteilung bei der vorgesetzten Person aus. Das Notenformular erscheint im Teamportal; es wird keine E-Mail versendet. Voraussetzung sind das Recht, Beurteilungen zu verwalten, und eine Beurteilungsvorlage. Die Austrittscheckliste führt zusätzlich die Punkte «Zeugnisentwurf bei Vorgesetzten einholen» und «Arbeitszeugnis bzw. Arbeitsbestätigung ausstellen (OR 330a)».
4. Entwurf, Prüfung, Freigabe. Sie speichern auch halb fertige Entwürfe; Pflichtangaben verlangt erst «Zur Prüfung geben». Die PDF-Vorschau im endgültigen Layout trägt den Vermerk «Entwurf». Freigeben darf nach dem Vieraugenprinzip nur eine andere Person als die, die zuletzt geändert hat («Inhalt geprüft – freigeben»); die Regel lässt sich abschalten. Jede Revision bleibt als Version mit Status und Zeitpunkt sichtbar.
5. Export und Ablage. Freigegebene Zeugnisse laden Sie als PDF oder Word herunter. Der Export legt die Fassung in den Personaldokumenten ab und erledigt bei Schlusszeugnis und Arbeitsbestätigung den Punkt «Arbeitszeugnis bzw. Arbeitsbestätigung ausstellen (OR 330a)» der Austrittscheckliste.
Weitere Hinweise zum Austritt finden Sie im Ratgeber Sperrfrist bei Kündigung und zur Frist im Ratgeber Kündigungsfrist berechnen. Möchten Sie es selbst ausprobieren, sehen Sie sich die Demo an oder eröffnen Sie ein Testkonto. Zu den Preisen informiert die Seite Preise. Bei Fragen helfen wir Ihnen über die Kontaktseite weiter.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 330a, Stand 1. Oktober 2026: fedlex.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- SECO, FAQ zu Arbeitszeugnis (Anspruch, Inhalt, Anforderungen; nicht bindende Orientierungshilfe): seco.admin.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Bundesgericht, BGE 129 III 177, Auszug aus dem Urteil der I. Zivilabteilung (E. 3): bger.ch, abgerufen am 26.10.2026.
- Bundesgericht, BGE 136 III 510, Auszug aus dem Urteil der I. zivilrechtlichen Abteilung (E. 4): bger.ch, abgerufen am 26.10.2026.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Informationen: 26. Oktober 2026.